9. Как выступать с докладом на видеоконференции

9. Как выступать с докладом на видеоконференции

Видеоконференция – это система, с помощью которой люди, находящиеся в разных местах, общаются в режиме реального времени, при полной передаче звука и изображения.

Это средство позволяет вам разговаривать с людьми из удаленных мест так, как если бы они находились в одной комнате с вами, потому что когда вы говорите, вы видите реакцию своих слушателей и взаимодействуете с ними.

Видеоконференции решили серьезную коммуникационную проблему односторонней передачи звука и изображения, которая раньше не позволяла оратору видеть и слышать то, как реагирует аудитория на его выступление. Благодаря этому методу вы можете наблюдать за поведением людей, слушающих вас, и при необходимости вносить в свою речь соответствующие изменения, как если бы вы все присутствовали здесь и сейчас. Помимо того, что видеоконференция обеспечивает интерактивный режим, она позволяет ораторам из разных мест принимать участие в одних и тех же мероприятиях. Любопытно, что несмотря на все преимущества видеоконференций, многие организации до сих пор предпочитают телефонные конференции (селекторные совещания), поскольку они более практичны, происходят быстрее, а обходятся дешевле.

Участвуя в видеоконференции, выступая или слушая, вы должны готовиться точно так же, как к конференциям, проводимым «вживую».

Подготовьтесь надлежащим образом

О правильной установке и расположении оборудования для видеоконференции следует позаботиться заранее. До начала конференции проведите несколько проверок, чтобы быть уверенными в том, что когда наступит момент вашего выступления, все будет работать идеально. На видеоконференциях всегда возникают проблемы со звуком, поэтому уделите ему особое внимание.

Назначая время проведения конференции, учитывайте разницу часовых поясов и календарные праздники. Необходимо собрать повестки дня из всех мест. Например: видеоконференция, которую организуют представители Австралии, население которой гораздо меньше, чем в Бразилии, интересуется футболом, окажется весьма непродуктивной, если совпадет по времени с Мировым чемпионатом по футболу, в котором выступает бразильская сборная.

Как мы видели, наша одежда может оказать большое влияние на результаты выступления. Поэтому, принимая участие в видеоконференции, одевайтесь в соответствии с важностью мероприятия и с учетом культурных традиций остальных участников конференции. Например, если вы живете на побережье, где люди склонны одеваться более небрежно, и участвуете в видеоконференции с профессионалами с Уолл-стрит, вам лучше одеться так, как принято в их среде.

Вся необходимая информация должна быть у вас под рукой. Совершенно недопустимо прерывать свой доклад и отнимать время людей, занимаясь поисками чего-то нужного вам.

Ведите себя надлежащим образом

Ведите себя правильно, независимо от того, сидите вы или стоите. Если вы сидите, не наваливайтесь на стол и не разваливайтесь на стуле. Позаботьтесь о том, чтобы не выглядеть зажатым, попытайтесь вести себя, как телевизионный диктор.

Если стоите, то не поворачивайтесь постоянно то в одну сторону, то в другую, не переминайтесь с ноги на ногу, постарайтесь не держать руки в карманах, не скрещивайте их на груди и не держите за спиной в течение долгого времени. Ваша жестикуляция должна быть умеренной; слегка перемещайте торс то в одну сторону, то в другую; делайте это так, чтобы люди не заметили ваших движений; вы сможете принять более естественную позу и не будете казаться зажатым.

Смотрите на своих слушателей так, как будто обращаетесь к каждому из них. Эта деталь визуальной коммуникации поможет вам решить две задачи: вы сможете увидеть поведение аудитории и проанализировать, как она реагирует на ваше послание, а зрительный контакт поможет людям почувствовать, что их ценят и что они вовлечены в происходящее.

Особое внимание обратите на выражение своего лица, потому что лицо играет самую большую роль в коммуникации и наиболее бросается в глаза во время видеоконференций.

Примечание. Не застывайте перед аудиторией, беспокоясь о том, что камера не сможет запечатлеть вас нужным образом. Если на мероприятии присутствует оператор, он будет следить за вашими перемещениями.

Если в нормальной беседе так важна выразительность голоса, и поэтому вы стараетесь не говорить монотонно, то в видеоконференции она приобретает еще бо?льшую важность. Хотя это мероприятие обладает всеми преимуществами интерактивного общения, оно тем не менее осуществляется посредством видеокамер, и слушателей гораздо легче отвлечь от выступления.

Говорите настолько естественно, насколько сможете. На видеоконференциях люди нередко ведут себя не так, как в обычной жизни. Если вы участвуете в видеоконференции, постарайтесь действовать как на обычной конференции без видеооборудования. Если вы выступаете с лекцией или речью, представьте, что вы стоите перед слушателями, и ведите себя соответственно.

Независимо от сложности используемого вами оборудования всегда старайтесь выступить максимально хорошо. Помните, что после того как видеоконференция закончится, оценивать будут не оборудование, а вас.