Как отказать позвонившему

Как отказать позвонившему

Мы уже знаем, что уверенное «нет» должно сопровождаться минимумом объяснений. С другой стороны, чем длиннее разговор, тем больше шансов заполучить ваше «да». Отсюда следует, что краткий разговор оптимален для того, кто не расположен давать обещания (и впоследствии жалеть о них) и хочет произносить «нет», не испытывая при этом чувства вины. Общение по телефону дает немало возможностей сокращать продолжительность беседы по своему усмотрению.

Чтобы быстрее закончить разговор, не проявляя при этом невежливости, можно воспользоваться перечисленными ниже средствами.

Метод намеков. Поблагодарите собеседника за содержательную беседу, за информацию; за откровенность; за то, что он нашел время позвонить, и т. п. Большинство правильно понимает этот намек. Для тех же, кто пропускает его мимо ушей, имеются следующие приемы.

Кратко объясните, как вы намереваетесь поступить, и дайте понять, что собираетесь сделать это немедленно (куда-то пойти, или позвонить, или взяться за оформление договора и т. д.).

Предложите собеседнику срочно сделать что-то, объяснив, почему это лучше сделать безотлагательно (например, связав это с чьей-то возможной отлучкой, командировкой, уходом на совещание).

Попросите прислать письменную информацию. Выслушав позвонившего с должным вниманием, можно сказать ему следующее: «Звучит довольно интересно. Почему бы вам не прислать мне факс или e-mail, чтобы я более основательно ознакомился с вашим предложением?» Этим вы придаете важность и значимость услышанному. Вы даете понять: «Информация настолько важна, что я должен обязательно получить ее». Во многих случаях никакого сообщения не приходит. То есть это был звонок недостаточно серьезного партнера, не заслуживающего вашего внимания.

Получив же информацию, вы узнаете, из какой организации она поступила, кто отправитель; располагаете временем, чтобы подготовить ответ, сообразуя его со своими интересами. Если предложение не достойно внимания, попросту не отвечайте на письмо. Человек поймет, что не заинтересовал вас своим предложением. И предупредите своих коллег, что впредь для такого-то гражданина из такой-то организации вас нет на месте: вы на совещании, в отъезде и пр.

«Пожалуйста, перезвоните позже». Это очень распространенный прием, к которому довольно часто прибегают занятые люди с целью оградить себя от нежелательных лиц. А ваши коллеги будут потом, вздыхая, говорить в трубку служебного телефона: «Сожалею, но его все еще нет на рабочем месте». Чтобы вас не «доставали» по вашему мобильному телефону, есть две степени защиты: 1) не давать свой номер кому попало и 2) заблокировать номера нежелательных лиц.

«Я не могу принять решение немедленно». Это хороший предлог для того, чтобы прекратить разговор, если собеседник пытается выжать из вас какое-то обязательство, а сейчас пространно объясняет причины своей настойчивости. Не позволяйте втянуть себя в такое скоропалительное принятие решений, о которых позже будете очень жалеть. Потом придется либо исполнять обещанное, либо самому звонить и брать свои слова обратно, испытывая к тому же чувство вины за свою оплошность.

Но если вам все-таки предстоит принимать решение, ситуация в корне меняется: чем больше дополнительной информации вы получите по данному вопросу, тем компетентнее будет ваше решение. В такой ситуации вы сами заинтересованы в более продолжительном разговоре.

«Я позвоню вам позже». Этим аргументом следует пользоваться только тогда, когда вы опасаетесь, что можете из-за своей неподготовленности сказать опрометчивое «да» в разговоре с человеком, которому вы действительно перезвоните, когда будете готовы к разговору. Но если вы не собираетесь выполнять свое обещание – не говорите этого! Нечестно заставлять людей торчать у служебного телефона в ожидании вашего звонка, который вы и не собираетесь делать.

В любом случае, если по каким-то причинам вы не можете переговорить с человеком сейчас, а вам действительно необходимо это сделать, назовите точное время, когда вы намереваетесь позвонить, чтобы (в случае общения по служебному телефону) несчастный не томился весь день у аппарата, боясь отлучиться на минуту и пропустить ваш звонок.

«У вас в запасе 30 секунд». Этот аргумент припасайте для тех, кто, как говорится, уже довел вас до белого каления. Но и в этой ситуации старайтесь не выходить из себя: что толку изливать свою злость на болтуна? Сделайте несколько глубоких вдохов для успокоения и по возможности доведите разговор до конца.

Если сил уже действительно нет, тогда заканчивайте, открыто объяснив своему собеседнику: «У вас в запасе только 30 секунд, начинается совещание». (Хотя при этом вовсе не обязательно объяснять ему, почему вы намерены это сделать.) Пусть думает, что вы предельно заняты, а может, он и сам догадается об истинном смысле ваших слов. Если же он не остановится, тогда сделайте то, что пообещали: отключитесь. Тридцать секунд – вполне достаточное время, чтобы понять свою оплошность и извиниться за то, что отрываешь кого-то от работы. Если человек так и сделает, можно распрощаться с ним по-хорошему; в любом случае, вы просто избавляете себя от бесполезной траты времени и нервов.

Прием Алека Маккензи. Скажу сразу, мне (автору) не импонируют подобные приемы. Но бывают ситуации, когда все средства хороши, только бы избавиться от назойливой личности. Читатель сам решит, стоит ли использовать этот прием. Вот что предложил в одном из интервью известный американский специалист по технике личной работы Алек Маккензи:

Вы говорите: «Что-то плохо слышно. Вообще в последнее время что-то с моим телефоном проис…» – и отключаетесь. Через минуту абонент перезванивает: «Связь прервалась…» – «Да, в последнее время мой телефон бара…» – и вновь отключаетесь. Больше назойливый собеседник не звонит. Не исключено, что он проклинает ваш телефон, но ваши отношения не пострадали.

Извинение автора. Хочу извиниться перед читателями. Многие из описываемых здесь приемов я подсмотрел у других и сам их практически не применяю, поскольку (поработав в свое время над собой) научился говорить «нет», не испытывая при этом чувства вины. То есть не нуждаюсь в этих приемах, тем более что многие из них мне и не импонируют.

Но если у вас не хватает решимости на то, чтобы просто сказать «нет», тогда вам ничего не остается, как применять представленные выше приемы, в том числе и те, которые не нравятся. А может, все же лучше научиться произносить твердое «нет»?

Особенности общения по телефону

Темп речи. К вам будут реже обращаться с нежелательными просьбами, если не будут воспринимать вас как неуверенного человека. Поэтому по телефону говорите медленнее обычного. Быстрая речь может указывать на нервозность, неуверенность и даже нечестность. Люди любят слушать неторопливый, ровный, уверенный голос. Запишите свой разговор по телефону и прослушайте. Представьте, как отреагирует на ваш голос тот, кто его услышит.

Старайтесь говорить более низким голосом. Низкий голос звучит внушительнее. Однако не следует говорить тихо. Если в записи своего голоса услышите свое дыхание, то ваш собеседник может заподозрить, что вы волнуетесь, поскольку, возможно, что-то скрываете от него.

Говорите стоя. Для придания большей солидности и уверенности своему голосу (а в результате – и себе самому) используйте такой прием: говорите стоя. Естественно, собеседник не видит вас, но вы почувствуете некое превосходство над партнером, и это придаст вашему голосу дополнительную убедительность; вы словно возвышаетесь над человеком. Это такой же прием, к которому довольно часто прибегают журналисты, особенно всякого рода интервьюеры, когда садятся сами на более высокий стул, а интервьюируемому сознательно предлагают стул более низкий.

К тому же у людей, которые стоят, речь более звучная и разборчивая: диафрагма находится ниже, тем самым рабочий объем легких увеличивается. Установлено также, что стоящие партнеры по общению обычно говорят более кратко, особенно по сравнению с теми, кто удобно расположился в кресле. А краткость – необходимый атрибут в демонстрации своей уверенности.

Простейшие приемы достичь расположения собеседника

Разговаривая по телефону, трудно предположить, чем именно занимается в эту минуту ваш собеседник. Вполне возможно, что он сейчас строит смешные рожицы своему товарищу за столом напротив, или пишет отчет, или продолжает набирать текст на компьютере. А может быть, даже жует бутерброд. Чтобы привлечь его к активному восприятию вашей информации, употребите несколько приемов, эффективность которых подтверждена практикой:

Называйте человека по имени (или по имени-отчеству). Узнайте, как зовут вашего собеседника, и обращайтесь к нему именно так. Это создаст между вами атмосферу особой доверительности и усилит внимание со стороны собеседника. Если абонент записан в базе вашего мобильного телефона, поприветствуйте его, назвав по имени или (в зависимости от обстоятельств) по имени-отчеству.

Говорите ясно и определенно. Человек, который говорит безо всяких околичностей, завоевывает внимание и расположение слушателя.

Используйте в речи действительный залог. Говорите: «Мы подпишем контракт…», а не «Контракт будет подписан…» Действительный залог подсознательно побуждает к действию и потому заставляет сосредоточиться на услышанном.

Слушайте внимательно. Мы уже говорили с вами о том, какую власть имеет тот, кто умеет спрашивать и слушать. Поэтому используйте все свое мастерство и умение слушать, чтобы услышать и понять наиболее важные и существенные аргументы собеседника.

Повторяйте ключевые фразы вашего собеседника. Людям всегда кажется, что сказанное ими гораздо важнее того, что говорят им. Подмечайте наиболее характерные выражения собеседника и используйте их в своих высказываниях по обсуждаемому с ним вопросу.

Используйте слова, способные привлечь внимание. Слова эти зависят от содержания разговора и от интересов слушателя. Наиболее привлекательны с точки зрения концентрации внимания такие слова, как «деньги», «прибыль», «расходы», «быстро», «достоинство», «эффективность» и т. п.

И конечно же, самое надежное средство для привлечения внимания – четкая, ясная, сжатая речь, вежливый и корректный разговор по существу дела.

Будьте вежливы и учтивы. Не упускайте возможность проявить уважение к собеседнику. Людям приятно слышать такие фразы, как: «Если вы не против…», «Благодарю вас за то, что вы уделили мне свое время», «Я ценю ваш интерес», «Если вы не возражаете, может быть, я мог бы…», «Могу я задать вам несколько вопросов?» и т. п.