Систематизированная подача своей информации

Систематизированная подача своей информации

В одной организации было принято периодически создавать для первого исполнительного лица документ, который назывался меморандумом (лат. memorandum – то, что нужно помнить). В нем на 30–50 страницах описывалась определенная проблема, а затем излагались предложения специалистов по ее возможному решению. Когда эту должность занял новый руководитель, он удивился неэкономной подаче информации в меморандуме. Была предложена и выбрана другая схема, экономично-систематизированная:

• четкая формулировка проблемы (прежде в одну формулировку нередко «втискивали» две-три проблемы, поэтому трудно было понять, в чем же заключается обсуждаемая проблема);

• характеристика проблемы, которая включала не только ее словесное описание, но и ключевые цифры;

• предлагаемые меры по решению данной проблемы с краткой оценкой прогнозируемых последствий.

Так, по сути, возник шаблон меморандума, по которому в дальнейшем в систематизированном виде на 3–5 страницах подавалась необходимая информация.

При овладении данной техникой следует исходить из содержания (контента) информации и поставленной задачи. Далее выбирается такой формат ее подачи, который позволит любому пользователю быстро понять проблему, ее ключевые характеристики и предлагаемые меры.