Управление информационными ресурсами

Управление информационными ресурсами

Трюгве Дурие – управляющий информационными ресурсами в компании The Leadership Group в Санта-Барбаре, штат Калифорния. Он большой поклонник техники картирования идей и применяет ее для управления своими делами. Трюгве поделится с нами своей разработкой, которую он называет УИР (управление информационными ресурсами). Его идея представлена на рис. 7.8. (Карта Трюгве слишком велика, чтобы включить ее в книгу в исходном виде. Посетите сайт www.IdeaMappingSuccess., чтобы увидеть полную цветную версию карты.)com

Рис. 7.8. Управление информационными ресурсами

Менеджер или собственник бизнеса, занимающийся управлением информационными ресурсами, – это человек, который знает как свои пять пальцев всю относящуюся к делу информацию по компании или отделу. Это не значит, что для него готовятся отчеты, ежедневные, еженедельные, ежеквартальные или ежемесячные. Это означает, что мельчайшие подробности информации, необходимой для принятия решения, доступны ему в любое время и в любом месте. Это означает, что он никогда не остается без доступа к данным, необходимым для принятия решения, для профессиональной беседы, для рассмотрения спорного вопроса или для извлечения выгоды из сложившейся благоприятной ситуации, чтобы поделиться информацией о своей компании; все это он может сделать в любое время! УИР как средство управления – это карта идеи, которая весьма эффективна и позволяет лишь двумя ударами по клавиатуре или мыши получить информацию и знания, необходимые кому угодно и где угодно. Ее главные ветви и ответвления наполнены отчетами, документами, базами данных, презентациями и другой важной информацией, в которой вы (или члены вашей команды) испытываете потребность, чтобы управлять компанией. Два важных аспекта УИРа: 1) он предоставляет информацию, имеющую определяющее значение для принятия решения или управления компанией; 2) получение достоверной текущей информации зависит от точности отчетов и ответственности членов вашей команды, а НЕ от вас. У меня работают люди, которые отвечают за то, чтобы различные данные по бизнесу (на которые ссылается моя карта) обновлялись каждый четверг к 15.00. Это избавляет меня от погони за свежей информацией. УИР можно оформить в электронном виде с помощью карты, а также распечатать и поместить в ежедневник. Эти УИРы предоставляют руководителям мельчайшие детали информации, необходимой им для оперативного управления компанией. Находясь на какой-нибудь встрече, я способен уже через секунду ответить на любой вопрос с помощью карты УИР или, если у меня нет с собой ноутбука, с помощью ежедневника. Прибегаю к его помощи неоднократно в течение дня, и все поражаются тому, насколько быстро я получаю необходимую информацию (быстрее менеджеров, которые должны ее знать лучше, чем я). Я применяю их для управления своим интеллектуальным бизнесом и консалтинговой практикой. Помимо этого, я создал пятнадцать других УИРов, чтобы помочь другим руководителям управлять их компаниями. Когда у вас под рукой все знания и информация, касающаяся вашей компании или отдела, это не означает, что вы менеджер низшего звена. Напротив, это признак лидерства, мотивирующий команду к достижению конкретных целей и выполнению поставленных задач, что позволяет компании или отделу сконцентрироваться и придерживаться намеченного курса. Фактор УИР производит впечатление на других руководителей. Ух ты, где ты достал эту информацию? Ух ты, как ты узнал это так быстро? Ух ты, какой ты организованный! Ух ты, ты знаешь так много обо всем! А я и не знал, что ты знаешь это! Ух ты, ты определенно в курсе всего, что здесь происходит! У тебя есть вся необходимая информация для принятия верного решения, да еще так быстро! Ух ты, я хочу знать то, что знаешь ты! Мне нужно быть более деятельным, ведь ты знаешь о моем отделе больше, чем я сам. Ух ты!

При создании УИРа самое важное – определить необходимую информацию, которую он должен содержать. Для этого нужно установить, откуда она приходит, узнать, кто будет ответственным за ее обновление, определить, как часто она будет обновляться, и решить, кто будет иметь к ней доступ. Прежде чем составлять свою личную карту идеи УИР, проделайте следующее.

1. Определите цель, для которой вам необходимо создать УИР.

2. Ответьте на вопрос: как вы будете применять этот инструмент?

3. Составьте список всех отчетов, которые вы просматриваете или которые находятся на вашем столе (ежедневных, еженедельных, ежемесячных, ежеквартальных или годовых).

4. Составьте список подразделений, располагающих ключевой информацией.

5. Установите конкретную информацию, которую вы хотите получать от этих подразделений.

6. Составьте список документов или баз данных, к которым вы время от времени обращаетесь.

7. Составьте список любой другой информации, которая может вам понадобиться. Это могут быть налоги на движимое имущество; аспекты, не касающиеся совета директоров; личные инвестиции, членство в разных организациях, семейная документация и мероприятия.

Карта управляющего информационными ресурсами позволяет мне быть полностью осведомленным о состоянии моего бизнеса, не будучи при этом навязчивым, и в то же время предоставляет мне информацию для принятия важных и взвешенных решений. С ней я думаю по-другому и не могу себе представить управление компанией без нее.