Знаковая информация

Знаковая информация

Обращаю ваше внимание на то, что в природе знаковой информации не существует. Ее создает человек. Знаковая информация уже требует мыслительной работы. Что такое знаковая информация? Это ярлыки, теги, аннотации, указатели, библиографические карточки, инструкции.

С помощью знаковой информации мы как раз можем быстро обработать статусную информацию и найти то, что нам нужно.

Предположим, в компании каждый день заключаются десятки договоров. Если каждый заключенный договор просто класть в угол комнаты, то для поиска нужного договора потребуется масса времени. Кстати, у большинства офисных работников огромная доля времени уходит именно на поиск нужных документов.

Конечно, из ситуации как-то выходят. Договоры подшивают в папки. На папки наклеивают ярлыки, например: «Январь 2011», «Февраль 2011». Папки кладут в шкаф, на который прикрепляют ярлык «2011 год». Вот это и есть знаковая информация. Теперь, при наличии знаковой информации, найти какой-то конкретный договор от 15 января 2011 года очень просто: шкаф «2011 год», папка «Январь 2011», и дальше идем по календарю.

Эффективным приемом работы со знаковой информацией является группировка. Как только вам стало нужно навести порядок в любом месте, первое, с чего вы должны начать, – это сгруппировать элементы по некоторому признаку и создать правило.

Например, вы решили навести порядок на рабочем столе. Можно сгруппировать все канцелярские предметы по признаку частоты использования:

• канцелярия (требуется часто);

• канцелярия (требуется редко).

Дальше создать правило:

• требуется часто (на правом углу стола);

• требуется редко (в верхнем ящике стола).

Главное – в самом начале заставить себя четко выполнять это правило, и через некоторое время вам уже не придется тратить время на поиск канцелярских мелочей.

Но, конечно, лучшим инструментом работы со знаковой информацией являются компьютеры. Именно для этого они чаще всего и используются. Если договоры хранятся на компьютере, то найти нужный проще простого: достаточно ввести дату договора, или номер, или контрагента, и компьютер отыщет все очень быстро.

Единственное, чего не может сделать компьютер, это понять – а что за договор нам нужен.

Для этого существует последний, пятый вид информации – валентная.