Организация системы

Организация системы

Начнем сначала – с ситуации, когда системы еще нет.

Для того чтобы что-то получить в нашем реальном мире, есть два пути:

• либо мы делаем, как получится, и получаем это разово;

• либо мы долго готовимся, строим систему и получаем это системно.

Так, если нам нужна вода в доме, мы можем получить ее разово. Для этого можно сходить с ведром на речку, зачерпнуть воды и принести – у нас будет вода. Это полезный результат, но это некоторое разовое действие. Вода скоро кончится, потому что это быстро кончающийся ресурс, и нам нужно опять идти за ней. Если воды нужно много, то ходить мы будем очень долго.

Если же мы проведем водопровод, то вода будет под рукой каждый раз, когда это нужно. Водопровод – это уже система, и построить ее не так просто.

Привычный взгляд на вещи – все и всегда делать разово. Решать конкретную проблему применительно к текущей ситуации. Вновь возникает проблема – вновь решаем. Часто это приводит к тому, что приходится все время делать одно и то же с небольшими вариациями. Но если подумать и решить проблему системно, вопрос будет закрыт раз и навсегда. Мы сможем заняться другими, более интересными делами.

Как же строятся любые системы в жизни? Лучше начать с простой ситуации. Например, в компанию пришел покупатель, чтобы вернуть некий товар. Но не потому, что товар сломан, а потому, что ему не нравится цвет. Дальше, если в этой компании есть определенный шаблон поведения в подобных ситуациях, любой менеджер может принять решение. Если же шаблона нет, то вполне вероятно, что дальше последует конфликт.

Сначала продавец будет конфликтовать с покупателем, потом покупатель рассердится, будет вызывать начальство, потом дело может дойти до директора, и в итоге множество людей в компании будут тратить время на решение проблемы, которая не стоит таких действий. Если посчитать стоимость времени всех людей, которые участвовали в разрешении этого конфликта, вполне возможно, что сумма перекроет стоимость товара.

В большинстве случаев в таких непонятных ситуациях люди начинают бросаться делать то одно, то другое, и делают это крайне неэффективно. Если человек при этом еще и занимает высокий пост, значит, зарплату он получает зря. Почему? Потому что он занимается ситуативным управлением, то есть принимает решение в ответ на ситуацию. Но система при этом не меняется. Поэтому следующий возврат от покупателя опять приведет к конфликту.

Ситуативный подход совершенно неверен, потому что в любых случаях, в любых ситуациях, когда вы уже занимаете высокий пост или отвечаете за нечто важное, вы должны построить систему. И результат должен получаться вследствие работы системы.

Стабильный результат – это результат, полученный вследствие работы системы.

Более того, эта система должна быть вписана в некоторую надсистему. Например, вы решили как-то упорядочить процесс – допустим, определенным образом реагировать на ситуацию, когда человек хочет поменять товар. Но вы должны так составить документы или шаблоны решения, чтобы они вписывались в общий принцип принятия решений на этой фирме. В большинстве случаев то, что мы называем «проблемы на работе», «конфликты на работе» и т. д., – это проблемы, которые являются следствием несистемного подхода. К примеру, какие происходят типовые проблемы на работе?

• Вы долго ищете документы.

• Забываете сделать что-то важное.

• На совещании начинают обсуждать нечто, совершенно не имеющее отношения к совещанию.

• Обстоятельства изменились, а компания продолжает действовать, как раньше, когда смысла в этом уже никакого нет.

Во всех этих случаях проблема в организации системы. При этом сотрудники уверены, что занимаются делом. Они говорят: «Я же работаю, я бегаю, я все время утрясаю какие-то вопросы». Но это ловушка! На самом деле человек в данном случае просто пытается бороться с неким системным конфликтом. А дальше, как бы он ни старался, получается хаос. Поразительно, но в тех компаниях, где накручивают сотрудников, чтобы они все время бегали, выясняли и что-то решали сами, все в конце концов сваливается в некую всеобщую неразбериху, и работа перестает выполняться вообще.