Глава 8 Как проводить совещание эффективно

Глава 8

Как проводить совещание эффективно

– Как прошло совещание?

– Ну, оно сначала началось, а потом закончилось.

Из фильма

«Правила съема: метод Хитча»

Вспоминается мой опыт участия в совещаниях. Руководители (те, кто собирает совещание) встречаются разные. Как сейчас помню одно совещание в крупной корпорации. И как по-разному вели себя руководители. Идет совещание, и на протяжении пяти часов мысли у коллектива уходят то «вправо», то «влево». Ничего не понятно, и никакой структуры. Я уже не говорю о наглядности и эффективности. Через пять часов пришел президент компании и сказал: «Вы проели за решением этих вопросов пять часов, что у вас есть? К чему пришли?» Все тут же поняли, что за пять часов не продвинулись ни на шаг. Да, время было потрачено впустую. Этот талантливый руководитель транслировал совершенно иную модель совещания. За один час все проблемы были решены и все ресурсы и задачи были распределены.

Этот пример мне наглядно продемонстрировал важность эффективной модели в любой коммуникации. Что следует делать, а что нет. Каких правил и принципов надо придерживаться, участвуя в совещаниях.

Вот несколько правил, которые нужно учитывать.

Люди

На совещании нужны только те люди, которые участвуют в решении поставленных вопросов и задач. Лишних людей включать в процесс не нужно. Помним старое доброе правило: «Караван идет со скоростью последнего верблюда». Вот и здесь принцип тот же. Лишние люди будут тормозить и отвлекать.

Наглядность

Если есть возможность наглядно изложить материал, то надо сделать это. Тогда проблемы будут легче восприниматься коллективом. Будет ясность. Поэтому рекомендуется использовать доски, демонстрации, презентации и прочее.

Я правильно вас понял?

При обсуждении вопроса или договоренности переспросите или переформулируйте мысль по-своему. Для этого достаточно поставить в начало предложения «Я правильно вас понял, что…». Или «Наше видение ситуации одинаковое?» Это даст уверенность, что все друг друга понимают правильно.

Четкость

Коротко и четко формулируйте свои тезисы. Далее их можно будет пояснить подробнее. Но изначально сожмите сообщение до короткого тезиса, который отображает суть вашего сообщения, чтобы всем было просто и понятно.

Плюсы и минусы

В обсуждаемых вариантах отмечайте плюсы и минусы данного действия или предложения для принятия правильного и взвешенного решения.

Конструктивная критика

Что хорошо, что можно улучшить или добавить.

Формулировка цели

Четко и конкретно обозначаем цель: к чему мы идем. Какие задачи перед нами стоят. Разбиваем цель на отдельные задачи.

Ресурсы

Какие ресурсы потребуются, и в каком количестве. Сколько нужно людей, и какие это люди. Сколько нужно денег. Сколько времени. Сколько еще материальных ресурсов. Все это лучше расписать.

Структура

Нужен некий план достижения результата. Какими механизмами он будет получен. Какие есть способы и инструменты.

Критерии

Необходимо также четкое представление о том, как мы поймем, что цель достигнута, по каким критериям.

От «почему?» к «как?»

Вопросы «почему это происходит?» меняем на «как сделать так, чтобы это не происходило?» или «как добиться этого результата?». Просто меняем «почему» на «как».

Эти советы помогут провести эффективное совещание с конкретным результатом. Возьми за принцип подготавливать совещание исходя из этих правил. Будет проще и эффективнее. Лучше составить заранее план совещание.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.