Глава 4 Трудно быть всем для всех

Глава 4

Трудно быть всем для всех

Скрытая глубина и неожиданная простота управления временем

Кейт не была уверена, что она готова к этой неделе. Была уже среда, и она чувствовала, что отстает. Полгода назад она записалась на курс управления временем и, как она объяснила Стюарту, теорию знала. Идея – уделять все внимание главным вещам – казалась ей магической формулой, когда она впервые услышала о ней. Кейт воспринимала ее как совершенно разумную и правильную и чувствовала, что действительно могла бы в этом направлении что-то сделать. Кейт определилась со своей системой ценностей, обозначила свои роли и приоритеты на текущий год. Месяц назад она обнаружила, что предпочитает составлять свой распорядок дня накануне вечером, чтобы иметь возможность еще раз все продумать утром, прежде чем приступать к работе. План на эту неделю она хотела написать в воскресенье вечером, но чувствовала себя очень уставшей, а потом еще позвонила подруга, и они проболтали битый час. Когда разговор закончился, было уже слишком поздно, и Кейт отправилась спать.

Утром в понедельник она проснулась преисполненная намерения написать-таки план мероприятий на неделю. Она должна видеть, что наиболее важным вещам нашлось достаточно места в ее графике. При этом надо оставить место и на всякие другие вопросы, которые неизбежно появятся. Однако все сложилось иначе. Составляя график на понедельник, Кейт запланировала на вечер подготовку к собеседованию по поводу ее ожидаемого повышения по службе, а на дневное время – решение еще двух важных задач. Кроме того, она внесла в распорядок дня на вторник ланч со своим женихом. И это было все, что она запланировала на неделю. Никак не назовешь это полным планом.

В разговоре со Стюартом выяснилось, что Кейт так и не подготовилась к собеседованию, потому что ей пришла СМС от подруги, которая позвала ее помочь сделать косметический ремонт в комнате ее будущего ребенка. Кейт не умеет отказывать людям. Если ее просят о чем-то или даже спрашивают, свободна ли она, она всегда отвечает «да», если только не занята помощью кому-нибудь другому.

Кейт и другое важное дело не сделала, потому что поступила целая кипа бумаг, требовавших срочного рассмотрения, – во вторник по ним уже нужно будет отчитаться перед клиентом. Ланч с женихом во вторник она все-таки не решилась пропустить – он очень обижается, если она отменяет то, что они вместе планируют.

Итак, сегодня среда, и Кейт ощущает себя в сильном цейтноте. Она полностью отказалась от планирования, потому что «на этой неделе любые планы все равно рушатся». Кроме того, она расписывала дела включительно по вторник, а он уже прошел. Стоит ей за что-то взяться, как звонит телефон, приходит очередное электронное письмо – она забыла выключить то и другое, – кто-то просовывает голову в дверь их отсека, чтобы задать какой-то вопрос, подруга присылает СМС, и сама Кейт вспоминает о чем-то, что забыла сделать. И, как будто этого мало, на задворках сознания продолжают вспыхивать требующие решения вопросы по организации ее предстоящей свадьбы.

Наконец она признается Стюарту в том, о чем они обычно не говорят: она чувствует, что момент наступил.

Ей очень трудно держаться своей программы физических упражнений. Она знает, что это важно, и действительно хочет уверенно чувствовать себя в своем теле, но для этого ей нужно ходить в тренажерный зал хотя бы 3 раза в неделю. Найти время для этого в ее графике, и без того перегруженном работой, общением с подругами и свиданиями с женихом, ей кажется совершенно невозможным.

Ситуация

Похоже, Кейт действительно переживает трудное время. Как же охарактеризовать ситуацию, в которой она оказалась во второй половине дня в среду? Стюарт хочет, чтобы они оба приняли во внимание следующие важные с точки зрения управления временем аспекты сложившейся ситуации.

• Она оставила разработку плана на неделю на вечер воскресенья.

• Она пожертвовала запланированной работой ради срочного дела и не внесла соответствующие коррективы в свой график.

• Она отказалась от выполнения плана.

• Она не берет на себя ответственность за разработку плана (вероятно, рассчитывая, что это сделает за нее невесть откуда появившийся джинн).

• Друзья очень важны для Кейт, поскольку общение с ними она считает приоритетным занятием.

• Отвлекающие факторы замедляют ее работу.

• Она не ходит регулярно в тренажерный зал.

• Она не уверена, что все, чего хочет, возможно.

В этой главе вы узнаете, как вернуть утраченное время, чтобы повысить свою продуктивность и чувство контроля. Наша стратегическая цель – свести к минимуму отвлекающие факторы, с тем чтобы достигать поставленных целей быстрее и при этом отлично себя чувствовать.

ИЗУЧЕНИЕ ОТВЛЕКАЮЩИХ ФАКТОРОВ

Расследование, проведенное нью-йоркской исследовательской фирмой «Basex», выявило, что служащие в среднем отвлекаются от работы над какой-либо задачей через 11 минут после начала. Им нужно 25 минут, чтобы вернуться к первоначальной работе, если они вообще к ней возвращаются. Люди меняют характер своей деятельности каждые 3 минуты, отвлекаясь то на телефонные звонки, то вступая в разговор с кем-то, то переключая внимание на какие-то другие бумаги. Еще одно исследование показало, что отвлекающие факторы съедают в среднем 2,1 часа рабочего времени в день. Эти данные указывают на большие проблемы, связанные с производительностью труда.