Планирование времени

Планирование времени

Составление списка предстоящих дел с конкретным указанием запланированного на них времени поможет вам в управлении своей жизнью. Возможно, данное утверждение покажется вам тривиальным, но оно верно. Если вы собираетесь что-то делать — неважно, что именно, — вы должны выделить время для дела. Письменное расписание поможет вам спланировать свою жизнь, от чего вы только выиграете.

Систематическое использование такого расписания оказывается особенно эффективным инструментом для тех, кто является жертвой синдрома Маленького Цыпленка или мышления «что, если…». Если, к примеру, вы знаете, что всегда боитесь опоздать на поезд, то можно расписать свой день так, чтобы оставить на поездку на вокзал не столько времени, сколько вы оставляли раньше, а на полчаса больше. Запись того, что нужно сделать перед отъездом, и планирование времени помогут вам избежать ненужного беспокойства.

Люди, которые всегда ждут плохого, имеют тенденцию откладывать свои дела на потом. Они находят себе оправдания в утверждении: «У меня просто нет времени». Для того чтобы подтолкнуть себя пусть к немного рискованным, но крайне необходимым для движения вперед шагам, просто внесите их в свое расписание, то есть выделите на них конкретное время. Приступив к планированию своих занятий, некоторые выясняют, что время, отведенное на просмотр телевизора или пятнадцатой по счету на этой неделе уборке письменного стола, может быть использовано гораздо продуктивнее.

От введения подобного расписания могут выиграть и злоупотребляющие словосочетанием «да, но…». Упорядочение рабочего дня позволит им приобрести навыки и опыт, нехватку которых они ощущают. Возможно, вы говорите: «Да, я хотел бы сделать это, но не знаю как».

Составьте расписание и выделите время на то, чтобы узнать, как это сделать. Если на вас давит нехватка дневных часов, чтобы сделать то, что вы «должны сделать», расписание поможет вам ослабить прессинг. Возможно, вы осознаете, что вы не так эффективно, как могли бы, расходуете свое время или же предаетесь пустым надеждам.

Как показал опыт, в большинстве случаев планирование эффективного использования времени предотвращает или, по крайней мере, сводит к минимуму ошибки мышления. А более эффективное использование времени, как уже не раз говорилось, заключается в том, чтобы обдумывать все в терминах не негативных, а позитивных действий.

Ретроспективное расписание

В течение как минимум одной недели подробно записывайте, как вы расходуете время. Не должно быть записей типа: «Я дома в промежутке от 9 утра до 15 часов в субботу». Запишите подробнее, что вы делаете. Завтракаете? Обедаете? Делаете уборку? Принимаете душ? Смотрите телевизор? Читаете? Предаетесь любимому занятию? Если вы спите, то так и напишите: «Сон». Фиксируйте любые мелочи: среди ночи вы проснулись и уставились в потолок, читаете или смотрите телевизор и т. п.

Вам необходимо получить точное описание того, как вы проводите свое время. Мы думаем, что нам известно абсолютно все о своей жизни, но оказывается, мы знаем только главное, а детали находятся как бы «не в фокусе». Ведь как часто мы спрашиваем: «Какой сегодня день? Неужели вторник?» или: «Неужели только полдень? Как тянется время. Минуты кажутся часами».

Перспективное расписание

Теперь, когда есть точная картина того, как вы расходуете свое время, понадобятся несколько чистых страниц, чтобы составить расписание на будущее.

Каждый человек, как правило, предпочитает какое-то свое расписание на будущее: записку, прикрепленную к холодильнику: «Забрать машину из гаража в 15.00» или запись в календаре: «24 января — стоматолог в 12.00». Назначенные заранее встречи обычно не пропускают. Если иногда встретиться в условленные часы невозможно, то встречу переносят на другое время.

Точно так же вы можете составить расписание, в котором будете договариваться о конкретных сроках не с кем-то другим, а с самим собой. Вероятно, вы по собственному опыту знаете, что, когда вы говорите себе: «Я должен когда-нибудь взяться за дело», ваше «когда-нибудь» имеет свойство растягиваться, устремляясь в бесконечность. Или когда приятель говорит вам: «Встретимся как-нибудь на днях», кто знает, когда вы теперь увидитесь. Но совсем другое дело, если он, предположим, скажет: «Как насчет того, чтобы пообедать вместе во вторник?» Когда назначается конкретное время и час для какого-то дела, вероятность того, что оно осуществится, заметно повышается.

Многим людям и без составления временного графика кажется, что они максимально эффективно используют свое время. Они скажут вам: «Поверь, у меня и минуты свободной за весь день не бывает». Иногда их утверждение соответствует действительности. Но почти всегда остаются резервы повышения эффективности, и, когда они вводятся в «бой», появляется дополнительное время. Такой вывод был сделан во время одного эксперимента. Двум группам работников одного из предприятий предложили для решения одно и то же задание. По условиям эксперимента одна группа должна была работать в комнате, в которой находился стол и удобные кресла, другая — в абсолютно пустом помещении, где даже не на что было присесть. Как вы думаете, какая группа быстрее справилась с заданием? Та, которой пришлось свести к минимуму светские беседы и валяние дурака, что по большей части и имеет место на различных встречах, разумеется, на тех встречах, где для участником создаются все удобства.

Кризисное планирование

Составление расписания особенно полезно, когда вы переживаете кризис или стресс, потому что в трудный период жизни, к примеру во время развода или болезни, к вашим обычным домашним заботам добавляются дела дополнительные и не очень-то приятные, из-за чего вы можете чувствовать себя переутомленным. Если вы начнете записывать предстоящие дела, а затем просто будете следовать составленному расписанию, вы ослабите внешнее давление. Вам не надо будет все держать в голове.

Особенно значительна роль такого расписания, когда кризисная ситуация связана с потерей работы и поиском новой. Специалисты бюро по трудоустройству обычно требуют от своих клиентов посещать их офис с той же частотой, с которой вы являлись бы на место службы. Поиск работы становится специфической новой работой, требующей активной беготни по восемь часов в день. Временная свобода от занятости совсем не тот случай, когда можно делать только то, что вам вздумается, то есть захотели искать работу — ищете, не захотели — не ищете. Вот почему ищущим работу очень важно расписывать все свои часы, им необходимо точно продумать, куда и когда они должны обращаться.

Планирование общения

Включает ли ваше ретроспективное расписание время на общение с людьми? Писательница Эрма Бомбек однажды призналась, что боится устраивать приемы, вечеринки и приглашать гостей. Она обещает пригласить гостей сразу же, как только на диване будет новая обивка, как только дети получат образование, как только ей возвратят переплаченные налоги. Как объясняет Эрма, проблема заключается в ее уверенности, что люди ожидают оказаться на легком и изысканном приеме, в то время как на самом деле на вечеринках, которые устраивает сама писательница, она становится такой закомплексованной, что не может сказать ни «здравствуйте», ни «до свидания».

Как, несомненно, известно и самой Эрме Бомбек, миллионы людей страдают такой же скованностью. Совершенно очевидно, что скованность хозяев — результат повышенного внимания к воображаемым критикам. И в качестве первого шага для Эрмы и ей подобных для проверки предположения надо собрать друзей, дать им возможность пообщаться друг с другом и посмотреть, насколько удачным будет прием. Будет ли он безукоризненным? И второй, равнозначный шаг — планирование приема.

Вместо того чтобы ждать, пока на диване поменяют обивку и вырастут дети, загляните в свое расписание и назначьте день для приема гостей. Итак, вы взяли на себя обязательство. Составьте список приглашенных и запланируйте время для рассылки письменных приглашений и звонков по телефону. В назначенное время вы рассылаете приглашения. Все идет согласно намеченному плану. И очень скоро вы получаете ответы приглашенных. Теперь нужно составить перечень того, что понадобится для приема, и указать в своем расписании время для закупок.

Запланировав время на подготовку приема, вы найдете в себе силы организовать его. А ваши друзья найдут время прийти к вам. Большинство людей знает, что так оно и будет. Главное здесь — заставить себя, чтобы организация такого мероприятия стояла в вашем расписании на первом месте. Для того чтобы прием состоялся, одних размышлений о нем недостаточно.

Не исключено, что отдельным людям необходимо включить в свое расписание время на то, чтобы просто поразмыслить, как расширить круг своего общения. Такие необщительные люди, как правило, и хотят познакомиться с кем-то, но они или очень заняты и вечно спешат, или слишком не уверены в себе — им даже трудно представить, что в принципе можно сделать для расширения круга знакомств. В таких случаях необходимо специально выделить время на то, чтобы предпринять нечто новое, или просто подумать и обсудить с друзьями совместное мероприятие. Ну а затем выделить время на выполнение намеченного.