Правило № 18 Соблюдайте правила ведения деловой беседы

Правило № 18

Соблюдайте правила ведения деловой беседы

Что такое деловая беседа? В самом широком смысле – это беседа, имеющая цель, заранее сформулированную и определяющую логику общения. Существует распространенное мнение, что деловая беседа используется только в деловом мире. В сущности, не важно, каков масштаб цели и социальный статус собеседников. Если есть цель – то вы имеете дело с форматом деловой беседы со своими правилами и законами.

Деловой беседой в самом широком смысле можно назвать беседу, в ходе которой вы и ваш собеседник решаете вопросы, касающиеся как вас лично, так и группы, в которой вы состоите.

Для начала рассмотрим основные характеристики деловой беседы. Деловая беседа, как правило, малоэмоциональна. Она может быть направлена на обсуждение условий, необходимых для достижения цели, на постановку новых и решение текущих задач, на обсуждение результатов и оценку эффективности совместной деятельности.

Деловая беседа начинается с постановки проблемы. Проблема или основной посыл беседы возникают в ходе первичного обмена информацией. На первом этапе вам следует избегать враждебности и негативных оценок. Не нужно сразу вдаваться в детали и призывать к конкретным действиям, к принятию решения. Для начала сосредоточьтесь на содержании проблемы и сути вопроса. Введите вашего собеседника в курс дела.

На втором этапе ваша задача – достичь взаимопонимания. Для второго этапа характерен поиск «слабых» мест вашего предложения, оценка рисков и взвешивание объединенных усилий. Как только вы сообщите партнеру основы вашего предложения – ждите, что он начнет засыпать вас вопросами. В этом нет ничего страшного. Ведь партнер должен понимать, что конкретно вы ему предлагаете и что ему предстоит сделать.

Возможно, вопросы будут иметь критический оттенок, например: «Ты уверен, что то, что ты предлагаешь, сработает?»; «Как именно ты намерен реализовывать свою идею?»; «Тебе кажется, что это будет интересно другим людям?». Не бойтесь таких вопросов – они логичны и естественны. Если собеседник увлеченно задает вопросы – это хороший знак. Скорее всего он заинтересовался предложением и хочет стать вашим партнером, однако кое-какие сомнения у него все-таки остались. Хуже, если собеседник не проявляет интереса к вашим высказываниям и остается молчалив. Это может сигнализировать о том, что ему неинтересен предмет разговора.

На втором этапе деловой беседы следуйте правилу: хочешь достичь взаимопонимания – продемонстрируй понимание.

Третий этап – этап принятия решения. На него может уйти совсем немного времени, в том случае если первые два этапа были как следует проработаны. Вам останется лишь подтвердить выбор решения и скрепить его предварительной договоренностью.

Однако зачастую для принятия обоюдовыгодного решения необходимо провести предварительную работу с вашим собеседником. Он должен четко представлять, что именно выиграет от соглашения с вами. Если перспективы выгоды для него слишком туманны и умозрительны, то он может отказаться от принятия решения. Уточните, все ли ему понятно, нет ли у него сомнений и вопросов относительно принимаемого решения.

Если после обсуждения проблемы появляется не одно, а несколько возможных решений, то необходимо проработать каждое из них. Нельзя выбирать очевидное. Среди подходящих вариантов следует отдать предпочтение самому справедливому – то есть такому развитию событий, при котором все стороны получат максимально возможный выигрыш.

На третьем этапе также необходимо разработать тактический план по реализации принятого решения. В случае если вам сложно выбрать из нескольких решений верное, следует просчитать и оценить последствия каждого конкретного выбора, а также продумать шаги для каждого решения. Такая детальная проработка вопроса поможет выбрать верный вариант с максимальной вероятностью его эффективности.