Глава 6. Обработка: Опустошение корзинки

Глава 6. Обработка: Опустошение корзинки

Теперь, когда все, достойное вашего внимания, собрано в корзинку, пора эту корзинку разбирать. Опустошение вовсе не подразумевает выполнение неоконченных дел и доведение подвисших проектов до завершения. Это значит, что каждое дело, каждый предмет, каждый документ надо будет проидентифицировать и решить, что с ним дальше делать.

Вот желаемые результаты этого процесса:

1. Все ненужное будет выкинуто

2. Все дела, требующие менее двух минут, будут выполнены

3. Все, что можно делегировать, будет делегировано

4. Все дела, занимающие более двух минут, будут отсортированы и помещены в вашу упорядоченную систему напоминаний

5. Все крупные проекты, вытекающие из документов, скопившихся в корзинке, будут проидентифицированы

Диаграмма иллюстрирует процесс целиком. В центральной колонке представлены все шаги процесса обработки и принятия решений насчет следующих конкретных действий.

В этой главе подробно рассматривается как раз-таки первая колонка — движение от переполненной корзинки к решениям о конкретных действиях. Естественная организация действий, рождающаяся сама собой в ходе этого процесса будет очевидна. Например, вы вытаскиваете из корзинки листок с напоминанием и понимаете, что вам надо было позвонить Андре, но сделать это можно только на неделе, когда она будет в офисе, тогда вы просто занесете напоминание об этом в ежедневник на понедельник.

Прежде чем приступить к обработке и организации неоконченных дел, я рекомендую вам прочесть эту и следующую главу. Это избавит вас от лишних действий. Процесс обработки, как правило, представляет из себя переключение между простым принятием решений на стадии обработки «разного» и более хитрой задачей вписывания этих решений в индивидуальную организационнную систему клиента наилучшим образом.

Первое, что надо сделать (после того, как мы собрали все неоконченные дела в корзинку) это проверить работоспособность программного и аппаратного обеспечения. Например, многие из моих клиентов предпочитают использовать ежедневник в наладоннике. Потом они синхронизируют его с Outlook, по которому они получают корпоративные расписания и почту. Мы очищаем (распечатываем и удаляем) все, что они пытались ранее организовать в своих ежедневниках, и перетаскиваем все это в корзинку. Потом определяем для себя некоторые рабочие категории, например, «Звонки», «Поручения», «Повестки дня», «На компе» и т. д. Когда мы начинаем копаться в нашей корзинке, у нас нет возможности сразу сесть за компьютер и вписать все действия непосредственно в систему организации, которой мы впоследствии и будем руководствоваться.

Если вы ещё не определились с личной системой напоминаний, не беспокойтесь об этом. Можно начать и с простых листов бумаги. А уж проапгрейдить ваши инструменты успеете.

Правила

Лучший способ изучить эту модель это следовать ей. Вот несколько основных правил:

§ Обрабатывайте сначала основные пункты

§ Обрабатывайте по одному пункту за раз

§ Никогда не перекладывайте дела обратно в корзинку

Начинайте с верхнего в стопке документа

Даже если вторым документом в стопке лежит адресованная лично вам записка от президента страны, а первым — какое-то малозначащее письмо, сначала надо обработать именно его! Это, конечно, гротескный пример, я привожу его здесь, чтобы подчеркнуть важность этого принципа: соблюдайте строгую очередность. «Обрабатывать» не значит «тратить время». Это значит, решить, с чем вы имеете дело и принять решение насчет следующего конкретного действия.

Обрабатывать вовсе не значит «тратить время».

Ускоренный просмотр это вовсе не обработка

Большинство людей просматривают свои корзинки на предмет только самых срочных или самых интересных дел. «Ускоренный просмотр» иногда может оказаться полезен (я им не пренебрегаю). Возможно, вы только что вернулись с деловой встречи, а через пятнадцать минут вам уже надо быть на конференции. Тогда вы и проверяете, не запрятаны ли где-нибудь мины, которые могут взорваться: смотрите, например, прислал ли вам заказчик письмо с утверждением вашего предложения.

Но это вовсе не обработка, это экстренный просмотр. Вы должны привыкнуть обрабатывать каждый документ в порядке строгой очереди. Если же вы станете пренебрегать этим правилом и обрабатывать только то, что вам заблагорассудится, вы очень скоро собьетесь и куча дел в вашей корзине так и останутся нетронутыми, система ваша развалится и неоконченные дела опять расползутся по всему столу, а то и офису.

LIFO или FIFO?

Теоретически вы должны перевернуть вашу корзину вверх дном, чтобы содержимое оказалось ровной стопкой на столе и обрабатывать то, что лежит на самом верху (то есть то, что изначально было на дне корзины). На самом деле, если на обработку вы готовы потратить какое-то более или менее приличное количество времени, то в общем-то безразлично, с какого края начинать. А если вы возьметесь разгребать переписку, вы и сами поймете, что целесообразно начать с последнего письма.

Ваша корзинка это лишь перевалочный пункт для документов и материалов, а никак не склад и вечное хранилище.

Обрабатывайте по одному документу за раз

Возможно, вы заметите за собой желание вытаскивать из корзинки документ, и, не имея ни малейшего понятия, что с ним потом делать, тут же хватать документ, лежащий под ним и сосредотачивать внимание уже на нем. Возможно, он кажется вам более привлекательным потому, что вы уже знаете, что с ним делать и вам не надо раздумывать, что это за штуковина и куда её приткнуть. Однако, это небезопасно. То, что у вас сейчас в руках имеет все шансы попасть в стопку «э-э-э…» на краю стола и быть начисто вытесненным более интересными и важными делами.

Многие также любят вытащить из корзинки всю стопку, положить её перед собой и только тогда начать перебирать. Несмотря на то, что я поощряю желание расправиться со всем за раз, я все-таки настоятельно рекомендую вам вытащить только один документ. Концентрация на одном единственном документе в каждый момент времени только ускорит весь процесс. А если вас и отвлекут (что тоже не редкость), вам не придется потом возвращаться к разрозненным кускам каких-то документов и материалов, лежащих в беспорядке перед вами.

Многозадачное исключение

Однако из правила обработки одного документа за раз есть одно весьма редкое исключение. Человеку, обладающему определенным типом личности, действительно необходимо хоть на секунду отвлечься от дела для того только, чтобы принять по нему верное решение. Если мне удается определить таких людей с первого взгляда, я, как правило, рекомендую им заниматься параллельно двумя или тремя делами. В таких условиях им проще принять решение или сделать выбор. Но помните, что это всего лишь исключение и работает оно только в том случае, если вы привыкли управляться с каждой из задач очень быстро и на принятие любого решения у вас уходит не более двух минут.

Не возвращайте документы обратно в корзинку

Для документов обратного пути в корзинку нет. Это было озвучено сто лет назад постулатом «обработки задач лишь единожды». Однако эта затея не так уж и хороша. Если вы на самом деле следуете ей, то вы реально не сможете составить список, ведь вы будете, столкнувшись с задачей доводить её решение до конца. А это жутко неэффективно, потому как большинство дел вовсе не нуждаются и даже более того, их не стоит выполнять сразу, как только вы на них натолкнетесь. А вот от привычки вытаскивать из корзинки документы, крутить их в руках и складывать назад так и не решив, что же это за зверь и что с ним делать — от этой привычки надо избавляться. «Вытаскивая из корзины документ, определитесь, что же это такое и что с ним дальше делать и не вздумайте класть его обратно» — примите это за правило.

Ключевой вопрос процесса обработки:

«Каково следующее конкретное действие?»

Итак, документ у вас в руках. Вы собираетесь разделаться с ним прямо сейчас. И вам предстоит принять твердое решение по поводу следующего конкретного действия по отношению к этому самому документу. Кажется, будто это просто — и это действительно просто — но подумать вам все равно придется. И почти всегда решение ваше не будет лежать на поверхности — к нему придется прийти и, возможно, путем извилистым.

Подумайте, например, не надо ли вам по поводу этого документа дела кому-то позвонить, заполнить какие-то бланки, покопать информацию в Сети, купить что-то в магазине, поговорить с секретарем, написать письмо начальнику. Если какое-то действие предпринять надо, то конкретные шаги будут понятны вам интуитивно. Но что если «с этим ничего нельзя сделать»?

Я чувствую себя комаром на нудистском пляже — я в общем-то знаю, что делать, но не знаю, откуда начать.

Стефен Бэйн

Что делать, если делать нечего?

Вполне возможно, что что-то из вашей корзинки и не потребует конкретных действий. Это что-то наверняка попадет в одну из трех следующих категорий:

§ Мусор

§ Дела, которые надо заморозить

§ Сопутствующие материалы

Мусор

Если вы аккуратно следовали моим рекомендациям, то вы наверняка уже выкинули приличную гору хлама. Однако ж вы наверняка наскладывали-таки в корзинку и немало ненужных вещей. Так что не удивляйтесь, если в процессе обработки документов и дел всплывут бумаги и материалы, место которым в мусорном ведре.

Глобальная обработка ваших дел и обязанностей поможет вам выяснить, к чему вы движетесь и что вам делать не нужно. Один руководитель компании, с которым мне случилось работать, обнаружил у себя в электронном почтовом ящике кучу (а точнее несколько тысяч) сообщений, на которые он и не собирался отвечать — это ему попросту было не нужно. Он сказал мне, что мой метод стал для него своеобразной диетой, строго определяющей, что можно оставлять незавершенным, а что и вовсе недостойно того, чтобы уделять ему внимание.

Почти наверняка вы столкнетесь с вопросом, сохранять ли тот или иной документ для того, чтобы впоследствии к нему можно было обратиться или же выкинуть его. Тут есть два пути:

§ Если сомневаетесь, выкидывайте

§ Если сомневаетесь, оставляйте

И оба они хороши. Доверьтесь интуиции и не переоценивайте вместительность ваших шкафов и ящиков. Поначалу многих охватывает легкая тревога и недоверие, но это только потому, что прежде их системы самоорганизации никогда не работали как положено. Если же вы определите для себя четкую грань между справочными материалами и делами, которые требуют конкретных действий, и если вы сумеете создать простую и удобную систему хранения ваших справочных материалов, вас уже не будет пугать их безумное количество — вы ведь всегда с легкостью сможете найти то, что нужно. Если с документами ничего делать не надо, то их хранение становится лишь вопросом свободного пространства и логичного местонахождения.

Специалисты по архивам снабдят вас более подробной инструкцией обо всем этом, а по ежедневнику или наладоннику вы можете справиться, как скоро вам понадобится тот или иной материал. Я же рекомендую вам просто решить, надо ли с документами что-то делать или же оставить их в покое.

Вынашивайте идеи, обдумывайте

Наверняка в вашей корзинке окажутся предметы и дела, о которых вы могли бы сказать «Сейчас с этим делать ничего не надо, но вот потом, может быть, и понадобится». Например:

§ Листовка, сообщающая о семинаре, на котором будет выступать известный вам специалист, которого вы хотели бы послушать. Но семинар этот только через две недели, и вы ещё не знаете, сможете ли вы на него попасть или вы будете в командировке;

§ Повестка дня заседания совета директоров, на котором вам предстоит присутствовать через три недели. Делать с ней ничего не надо, разве что перечитать за день до заседания, чтобы быть в теме;

§ Реклама следующего обновления программного обеспечения, которое вы используете на работе. А сдалось вам это обновление? Ну, надо подумать… Решу на следующей неделе;

§ Идея, пришедшая вам, относительно следующего ежегодного семинара по торговле. Сейчас-то делать не надо ничего. Но вот неплохо было бы поставить напоминание о ней, когда придет время к этому семинару готовиться;

§ Напоминание себе, что вы собирались посетить мастер-класс по акварели — ведь вам так и не случилось туда попасть.

Ну и что с этим делать? Есть два варианта:

§ Запишите все это в список «Может быть когда-нибудь»

§ Запишите это в ежедневник или в файл напоминаний

Цель такого откладывания — освободить сознание и создать у вас чувство уверенности, что на сейчас вы с этими делами разобрались, а напоминания, поставленные на нужное время не дадут вам позабыть о них. Я ещё расскажу об этом подробнее в следующей главе по организации. А сейчас приклейте на них желтые листки с метками «может быть» или «напоминание на 17 октября» и отложите их в папку «Ожидающие», к которой вы вернетесь позже.[6]

Справочные материалы

Какая-то часть содержимого вашей корзинки не потребует никаких действий, однако, она может представлять некоторый интерес в свете будущих проектов. По уму вы вообще-то уже должны были наладить систему хранения справочной информации (я об этом в четвертой главе рассказывал). Так что если вам попадается документ или статья, которую нужно сохранить, вот и сохраните её.

А таких документов вам попадется немало, скорее всего это именно они будут грудами возвышаться на вашем столе и торчать из ящиков, а все потому что доселе ваша система хранения никуда не годилась или же её попросту не было. Позвольте повториться: легко доступная, удобная, интуитивно понятная система, расположенная в досягаемости вашего стола, является важнейшей составляющей нашей методологии. Распределение важных или не очень бумажек в логической, структурированной последовательности не такое уж и веселое и захватывающее занятие, куда гораздо проще сложить их стопочкой на столе да так и оставить. Но тогда процесс обработки усложнится в разы.

Как только вы натыкаетесь на что-либо, что вы хотели бы сохранить, просто положите этот документ в отдельный полиэтиленовый файлик, приклейте на него этикетку и поместите в вашу систему хранения. Или же приклейте на него желтую бумажку с указаниями для вашего секретаря или ассистента — пусть займется этим. Поначалу я позволял моим клиентам держать на столе стопку бумаг «Для последующего сохранения». Потом я понял, что если вы такой документ не положите в систему прямо сейчас, вы этого не сделаете уже никогда.

Если конкретные действия требуются… Что это за действия?

Вот тут-то и начинается самое интересное. Как только среди содержимого корзинки попадается дело, требующее завершения, вам нужно обязательно решить насчет следующего конкретного действия. «Следующее конкретное действие» обязательно должно быть действием физическим, действием, которое подвинет дело на шаг вперед.

Это одновременно легко и сложно.

Действие это должно быть предельно простым, однако, прежде чем прийти к нему, вам надо прокрутить в голове несколько возможных вариантов.

Вот примерный список того, что может занимать ваше внимание:

§ Уборка в гараже

§ Налоги

§ Ближайшая конференция

§ День рождения Бобби

§ Пресс-релиз

Обзоры статей

Изменения в менеджменте

Несмотря на то, что все эти дела кажутся относительно простыми, принятие решений по каждому из них потребует некоторых интеллектуальных усилий.

§ Уборка в гараже

…Ну, надо туда дойти и начать. Нет, там, помнится, стоит гигантский холодильник, от которого я давно хотел избавиться. Надо справиться, не нужен ли он Джону Патрику на дачу. Для этого надо…

§ Позвонить Джону Патрику по поводу холодильника из гаража

Как насчет…

§ Заплатить налоги

…Однако начать этого нельзя, пока мне самому не пришел чек. Тогда…

§ Дождаться, когда придет этот чек

А для этого…

§ Ближайшая конференция

…Надо выяснить, собирается ли Сандра приготовить комплект материалов для прессы. Думаю, надо…

§ Написать Сандре по поводку материалов для прессы

… и так далее. Вот они следующие конкретные действия: «Позвонить Джону», «Написать Сандре», «Дождаться чек».

Помните, что ваше действие должно выполняться физически. Некоторые думали, что они определились со следующим действием когда решили «организовать встречу». Но это же вовсе не следующее действие, его ведь физически за один присест выполнить нельзя. Как вы станете организовывать встречу? Ну, наверное, позвоните кому-нибудь или напишите. Но кому? Решите это. Если не хотите решать сейчас, тогда придется решать потом, и вообще весь этот процесс направлен на то, чтобы привести вас к логическому завершению обдумывания. Если вы не примите решения насчет следующего действия, то это пробел будет подсознательно мучить вас, а вы будете стараться не замечать его.

Когда же вы садитесь за компьютер или за телефон, то лучше бы, чтобы все решения уже были приняты, и вы с легкой душой могли бы приступить к их реализации.

Вы конечно, можете сказать себе «Мое следующее конкретное действие по этому проекту — это принять следующее конкретное решение». Круто, блин. Но принятие решения, это на самом деле никакое не действие, потому как действия занимают время, а принятие решений — нет. Чтобы претворить в жизнь ваше решение нужно, просто необходимо что-то физически проделать.

Прежде чем принять решение по следующему конкретному действию, необходимо ещё кое-что обдумать. Определитесь, что вы должны сделать, чтобы принять решение.

В девяноста девяти случаях из ста для принятия решения вам просто недостаточно информации. Дополнительная информация может поступить из вне («Позвонить Сьюзен, чтобы узнать её замечания по вашему предложению»), или в ходе размышлений («Набросайте идеи по поводу грядущей реорганизации»). В любом случае, для того, чтобы дело двигалось, необходимо принять конкретное решение.

Когда вы уже определились со следующим конкретным действием

Тогда у вас есть три пути:

§ Выполнить его (если только на это потребуется меньше двух минут)

§ Перепоручить его (если выполнение этого действия не является вашей обязанностью)

§ Отложить его и поставить напоминание вернуться к нему позже

Выполняйте

Если следующее действие займет не более двух минут, тогда выполните его сразу. Если записку можно прочесть за тридцать секунд и дать на неё односложный ответ, сделайте это прямо сейчас. Если вы можете пролистать каталог на предмет интересных вещей за минуту или две, сделайте это, а потом выкиньте его или определите в систему хранения. Если следующим действием является отправка короткого письма или голосового сообщения, сделайте это не откладывая.

Даже если это и не очень приоритетное дело, лучше его выполнить сразу. В основе правила двух минут лежит граница, за которой откладывание дела с вытекающими из этого записью напоминания и наклейкой этикетки, станет занимать больше времени, нежели его немедленное выполнение — другими словами, эффективность падает. Если вещь не так уж важна, чтобы возиться с ней, выкиньте её. Если же она весьма важна, тогда стоит учесть фактор эффективности.

Правило двух минут существенно улучшило личную продуктивность многих моих клиентов. Глава одной софтверной организации говорит, что это правило высвободило ему целый час свободного времен в течение дня! А это был один из тех людей, которые получают по 300 писем в день. Многие из этих писем приходили от его подчиненных, и письма эти требовали односложного ответа для дальнейшего продвижения дел. Но письма эти не значились в его плане на день, и поэтому они оставались без ответа, автоматически попадая в категорию «потом». Когда таких писем скапливалось по нескольку тысяч, ему приходилось тратить целые выходные только на то, чтобы их разгрести. Все бы ничего, если вы ему было двадцать шесть, когда вся работа делается в сумасшедшем угаре с невероятным количеством адреналина. Но ему было уже за тридцать, и у него были маленькие дети — по выходным уже особо не поработаешь.

Когда я работал с ним, нам пришлось разобраться со всеми восемьюстами письмами, которые у него к тому моменту накопились. Оказалось, что львиная доля из них требовали односложных ответов, какую-то часть можно было вообще спокойно удалить, и лишь немногие стоило отложить на потом. Я навестил его год спустя — он придерживался того же правила. Теперь он не позволяет письмам в электронном почтовом ящике занимать больше, чем один экран. Он говорил, что это правило не только резко увеличило свободное время, которым он располагал, но и перевернуло его жизнь. Теперь его подчиненные думают, что он железобетонный!

Это почти карикатурный пример, однако, он неплохо иллюстрирует важность таких простых правил в особенности, если информационный поток, который вам приходится обрабатывать, растет день ото дня.

Правило двух минут творит чудеса.

Не обязательно строго соблюдать правило двух минут. Если у вас больше времени, то вы можете установить временной лимит для выполнения задачи в пять или десять минут. Если же напротив, время поджимает, то можно сократить этот промежуток до минуты или даже до полуминуты.

Поэкспериментируйте с временными интервалами. Большинство моих клиентов не могут сразу определить оптимальный для себя отрезок, и серьезно недооценивают время, необходимое на выполнение того или иного задания. Например, если вы хотите что-то кому-то сказать и предпочли личный разговор голосовой или электронной почте, то он у вас точно займет больше двух минут.

Не стоит затягивать выполнение двухминутных дел. Однако, если вы одно действие выполнили, а дело все ещё осталось неоконченным, то вам надо будет определиться со следующим конкретным действием, и руководствоваться при этом надо тем же критерием. Например, вы решили заменить стержень в вашей любимой ручке. Смотрите, а стержни-то закончились. Тогда надо определить следующее конкретное действие «Пойти купить стрежни». Его-то вы уже сможете выполнить, делегировать или отложить.

Придерживайтесь правила двух минут и вы увидите, как много вы успеете переделать в ходе процесса разгребания содержимого корзинки. Для многих чудесные возможности следования этому правилу даже в самых что ни на есть горящих проектах являются настоящим откровением.

Позвольте мне добавить ещё одно наблюдение по поводу правила двух минут. На сей раз оно касается написания электронных писем. Если вам приходится ежедневно отвечать на большое количество писем, то ускорение умения печатать и использование горячих клавиш в текстовых редакторах и почтовых клиентах существенно облегчат этот процесс. Многие высококлассные специалисты вынуждены подолгу топтаться на месте только потому, что они пытаются везде и всюду использовать мышку. Комбинация правила двух минут и компьютерной грамотности могут существенно облегчить вам жизнь. Лично я обнаружил, что многие не столько противятся новым технологиям, сколько напрочь игнорируют клавиатуру!

Вы будете удивлены, как много двухминутных дел вы сможете переделать, даже по самым что ни на есть горящим проектам.

Перепоручите это

Если вы понимаете, что на выполнение какого-либо действия понадобится более двух минут, задайтесь вопросом «А вам ли это делать?». Если эта задача не входит в ваши обязанности или если есть специалисты, способные справиться с ней лучше, перепоручите её.

Перепоручение вовсе не обязательно должно быть нисходящим. Возможно вы решите, что «Этой бумаге следует отправиться в отдел работы с клиентами», или «Начальник должен взглянуть на этот документ», или «Надо спросить мнение партнеров по этому вопросу».

Перепоручение можно осуществить следующими способами:

§ Отправить e-mail

§ Написать нужному человеку записку

§ Оставить голосовое сообщение

§ Записать это в план на день и просмотреть его при личной встрече с нужным человеком

§ Поговорить с ним лично по телефону

Все эти способы годятся, но я рекомендую вам пользоваться ими в порядке «сверху вниз». E-mail — это самый быстрый способ, кроме того, у адресата всегда будет электронный текст сообщения и приступить к выполнению он сможет тогда, когда посчитает нужным.

На втором месте простые бумажные записки. Они сразу попадают в систему планирования и будут служить адресату напоминанием. Бумажная переписка, как и электронная, хороша тем, что адресат сам решит когда ему браться за порученное вами дело.

Голосовая почта имеет один существенный недостаток — вас могут не расслышать.

Далее идет запись об этом поручение в план на день, который вы всегда носите с собой — встретившись с нужным человеком, вы передадите ему поручение лично. Этот способ хорош, если дело, которое вы собираетесь получить, требует подробных и обстоятельных объяснений, однако встречи с нужным человеком придется ещё дождаться, а это минус.

Ну и уж в последнюю очередь стоит отрывать от дел нужного вам человека, чтобы поговорить с ним по телефону. Это, конечно, очень оперативно, но это отвлечет вас обоих от работы и опять же, как и с голосовой почтой, у адресата не будет письменной копии вашего поручения.

Отслеживание выполнения

Если вы поручили кому-либо какую-либо задачу и если вам небезразлична её дальнейшая судьба, то придется отслеживать её выполнение. Ознакомившись с седьмой главой, где ведется речь об организации, вы поймете, что немаловажной категорией является категория «Ожидания».

В вашей личной системе дела, выполнение которых вы ожидаете и отслеживаете, могут представлять собой список в ежедневнике, папку с листами бумаги, на каждом из которых записано только одно дело, или электронный документ «Ожидания». Пока же у вас такой системы нет, так что просто напишите на листке что-нибудь вроде «Ожидание выполнения: ответ от Боба» — и положите его в «стопку незаконченностей».

Что если бал состоится в другом дворце?

В описанном выше примере, про чек, который вы должны были получить, чтобы заплатить налоги, следующее действие за кем-то другим, а не за вами. В таких случаях вам тоже следует отслеживать процесс. Рядом с напоминанием «Заплатить налоги» напишите что-нибудь вроде «Получить счет от страховой компании» и положите лист с этим напоминанием в лоток «Ожидающие».

Важно записывать дату все ваших поручений. Никогда этому правилу не изменяйте. Те редкие ситуации, когда вам случится обратиться к этой информации («Но я просил об этом ещё 22 марта») стоят того, чтобы сделать это своей привычкой.

Отложите это

Наверняка большинство дел, которые окажутся в вашей корзинке вам придется выполнять самому и многие из них не будут занимать и двух минут. Звонок заказчику; корпоративное письмо; подарок брату; скачать и установить программу; беседа с супругой по поводу возможных инвестиций — все это подходит под описание.

Все эти дела должны быть выписаны и рассортированы по категориям, и список этот всегда должен быть под рукой. А сейчас, наклейте на каждый документ, работу с которым вы собираетесь отложить, желтый листок, на котором будет указано следующее конкретное действие, и положите эти документы в стопку «Ожидающие».

У нас ещё осталась стопка «Ожидающие»

Если вы аккуратно следовали инструкциям этой главы, то сейчас вы уже повыкидывали кучу ненужного, переделали массу двухминутных дел, кое-что поручили подчиненным, кое-что поместили в систему хранения. Однако у вас осталась стопка документов, с которыми вам придется рано или поздно разбираться, и стопка напоминаний о делах, выполнения которых вы ожидаете от других людей. Эта стопка «Ожидающие» состоит из дел и документов, которые вы делегировали или отложили. Это то, что вам ещё только предстоит организовать. На эту тему мы подробно поговорим в следующей главе.

Идентификация ваших проектов

Этот последний шаг процесса разбора корзинки требует несколько более обширного взгляда на дела. Отвлекитесь от следующих действий и охватите взглядом свои проекты.

Говоря о проекте, я имею ввиду любую из ваших целей, достижение которой требует более чем одного шага. Если вы уже составляли списки следующих конкретных действий — «Позвонить Франку по поводу сигнализации для машины», «Написать Бернадетт о материалах для конференции», то вопросов по поводу того, что такое проект, у вас возникнуть не должно. После того, как вы дозвонитесь Франку, с сигнализацией придется ещё что-то делать. После того, как вы напишете Бернадетт, подготовка к конференции не закончится.

Я полагаю, что необходимость широко позиционировать проекты очевидна: если решение, которое вы приняли ещё не приведет вас к завершению дела, то вам понадобится своего рода путеводитель, который будет напоминать вам о шагах, с которыми вы решили повременить.

Вам следует составить список проектов. Он может содержать что угодно, начиная с «Устроить вечеринку в честь праздника» и заканчивая «Приостановить выпуск линии продуктов» или «Разобраться с пенсионным фондом». Цель этого списка вовсе не расстановка приоритетов, а лишь способ дать вам убедиться, что все ваши организационные дыры «заткнуты».

Число ваших проектов должно колебаться от тридцати до сотни.

Не важно, когда вы станете составлять этот список — в процессе разгребания корзинки или после того, как закончите составление списка следующих конкретных дел. Главное, чтобы он был составлен — он то и станет показателем того, к чему вы стремитесь и где вы сейчас.

А теперь, давай убедимся, что установка вашей системы организации прошла успешно.