5.1. Постановка задачи

5.1. Постановка задачи

Для эффективной постановки задачи необходимо помнить о нескольких ключевых аспектах данного процесса:

• «ЧТО» – руководитель вначале сам должен понять, какой требуемый результат он хочет получить от подчиненного;

• «КОМУ» и «КАК» – то есть учесть при коммуникации тип подчиненного и его особенности.

Для помощи в решении данного вопроса мы можем использовать один из известных и эффективных управленческих инструментов – SMART (в некоторых вариантах SMARTER, SMAART). Модель SMART изначально была разработана в немецкой школе экономики как инструмент перепроверки уже поставленных целей. Если цель соответствовала всем представленным критериям, то начинали разрабатывать план по ее достижению. Если нет – то она дорабатывалась.

Данная модель описывает требования к постановке задачи, которая должна быть:

• S – specific – конкретная, то есть четко описывающая, что нужно сделать и зачем;

• М – measurable – измеряемая, для того, чтобы можно было точно оценить степень выполнения задания;

• А – agreed – согласованная, принятая к исполнению всеми заинтересованными сторонами;

• R – realistic – достижимая, реалистичная;

• Т – time bound – с привязкой по времени, то есть учитывать, к какому сроку или к каким промежуточным срокам задание надо выполнить.

Итак, задача сформулирована, и руководителю необходимо ее передать к выполнению подчиненному. И именно здесь необходимо учитывать доминирующий тип сотрудника. Чем же отличается процесс постановки задачи сотрудникам с различными поведенческими типами? Отличие заключается в том, что при постановке задачи выделяются разные аспекты, то есть условно говоря, надо выбрать, «на какую из букв SMART следует ставить ударение».

Для «D» ключевой в SMART является первая характеристика – конкретность (S), потому что «D» важно четко представлять, что от него требуется и почему, кому это нужно и какую пользу это принесет. Если «D» проникнется важностью поставленной задачи для компании и для себя лично, он свернет горы. Измеряемость (М) нельзя пропускать, но и не стоит тратить на этот вопрос много времени. Скорее всего, «D» будут стремиться перевыполнить задание, чтобы проявить себя. Еще один важный аспект – согласованность задачи (A). «D» свойственно проявлять инициативу и превышать полномочия, иногда в ущерб общему делу. Следует четко согласовать с ними рамки выполнения задачи. Достижимость (R) и привязка во времени (Т) – сильные стороны «D». Они хорошо справляются с труднодостижимыми задачами и делают это быстро. Эти вопросы можно просто обозначить, не акцентируя на них внимание.

Для «I», как и для «D», ключевой в SMART является первая характеристика – конкретность (S), но по другой причине. «I» свойственен «творческий подход» к выполнению заданий. Они могут очень далеко отойти от первоначальной задачи. Измеряемость (М) для них также важна, «I» должны четко понимать, как будет оцениваться их работа. Согласованность задачи (А) необходима «I» для общего четкого понимания своего задания. Достижимость (R) не критична, «I», как и «D», любят трудные задачи. А вот привязка по времени (Т) – еще одна очень важная часть постановки задачи. Сроки «I» стоит ставить с запасом. В целом подробная, детальная постановка задачи очень важна для результативной работы сотрудника с доминирующим поведенческим типом «I», на это надо не жалеть времени, иначе потом переделка продлится значительно дольше.

Конкретность постановки задачи для «S» должна нести несколько иную окраску, чем для «I» или «D». Здесь надо делать упор на подробное описание необходимых шагов, этапов выполнения задачи. Измеряемость (М) важна тоже в этом контексте – для предсказуемости и ясности выполнения задачи. Согласованность задачи (А) – не критична. Скорее всего, «S» еще несколько раз будет согласовывать с вами детали выполнения задачи. Достижимость (R) – очень важный аспект. «S» очень важно убедить в реалистичности выполнения задания, именно на этом надо сделать главный акцент. Сроки (Т) также следует четко проговорить, так как «S» обязательны, но не динамичны.

В постановке задачи для «С» ключевыми будут несколько букв SMART. Конкретность постановки задачи (S) при разговоре с «С» неизбежна, они сами вытянут из вас все детали и подробности. Измеряемость (М) очень важна для того, чтобы «С» не закопались в деталях. Они должны четко представлять себе, в каком объеме должна быть сдана работа. Согласовать все детали выполнения задачи (А) с «С» очень полезно: они очень болезненно относятся к изменению правил игры во время игры, к любым коррекциям задания. Достижимость (R) – не критично. Сроки (Т) важны опять же по той причине, что «С» будут доводить выполнение задания до идеала до последней секунды. В целом «С» лучше давать задание в письменном виде.

Упражнение 13

Посмотрите, как изменяется постановка задачи для разных поведенческих типов, на следующем примере. Предложите свои варианты постановки задачи для каждого поведенческого типа.

Вы – управляющий цветочного салона, расположенного в самом центре небольшого города на Золотом Кольце. Благодаря удачному расположению салон не только продает букеты, но и оформляет цветами различные торжественные мероприятия: конференции, свадьбы. У вас в подчинении четыре сотрудника, представители четырех поведенческих типов. Так как салон небольшой, они все в состоянии подменять друг друга и выполнять любые функции.

Сегодня вам позвонил управляющий крупнейшей гостиницы города, расположенной неподалеку, и предложил оформить цветами районную конференцию частных предпринимателей, которая будет проходить в его гостинице. Они договорились с другой более крупной компанией, но за неделю до мероприятия произошла какая-то накладка. И теперь он обратился к вам. Это – самый крупный заказ, который вам когда-либо приходилось обслуживать. Это – ваш шанс приобрести крупного клиента в лице этой гостиницы плюс реклама среди местных предпринимателей. Если вы сможете все организовать и реализовать в такие короткие сроки, ваш бизнес значительно вырастет.

Задачи, которые необходимо распределить между сотрудниками:

– сверхурочная ненормированная работа до конца проекта (для всех);

– подготовка фито-дизайна оформления конференции;

– заказ сырья и материалов;

– обсуждение деталей и согласование расценок с клиентом;

– физическое создание оформления;

– текущая работа в магазине;

– подготовка финансовых документов и договоров с заказчиком и поставщиками.

Напишите по пунктам, что бы вы сказали каждому из четырех подчиненных при постановке им задачи, кому какие функции вы бы делегировали.