Глава 2. Контроль над жизнью: пять фаз управления рабочим процессом
Глава 2. Контроль над жизнью: пять фаз управления рабочим процессом
Основной процесс, которому я обучаю с целью овладеть искусством спокойно, выполнять умственную работу — это пятифазный метод организации рабочего процесса. Независимо от других условий, мы должны пройти пять ступеней, чтобы справиться с задачей. Мы (1) собираем «разное», которые отвлекает наше внимание; (2) проясняем, что это за дела и как с ними справляться; и (3) рассортировываем результаты, которые мы (4) рассматриваем как руководства к (5) действию.
Это и составляет управление «по горизонтали» — обзор всего, что занимает наше внимание в данный момент.
В принципе этот прямолинейный метод мы в большинстве своем используем в повседневной жизни, но в любом случае, мой опыт показывает, что большинство людей могли бы и улучшить взаимодействие этих пяти фаз. Качество нашей работы определяется самым слабым звеном в этой пятизвенной цепи, поэтому все звенья должны быть прочно связаны и стандартизованы.
Знания, которые мы считаем знаниями, на самом деле оказываются действиями. То, что мы сейчас подразумеваем под знаниями — это информация в действии, информация, направленная на результат.
Питер Ф. Друкер.
Большинство людей не способны справиться с первым этапом — со сбором «разного». Кто-то все-таки собрал «разное», но не обработал собранную информацию, не решил, зачем она ему нужна и что с ней делать. Остальные принимают верные решения о судьбе «разного» но впоследствии теряют интерес к процессу только потому, что не организовали результаты, как следует. Те же, кому удается создать хорошую систему не пользуются ею, и она просто валяется без дела. В любом случае, если хотя бы одно из звеньев цепи дает слабину, то окончательное действие, предпринимаемое человеком, её создавшим, вряд ли окажется верным.
Необходимо разобраться в функционировании каждого из звеньев и подобрать удобные инструменты так, чтобы сделать работу цепи оптимальной. Я обнаружил, что разделение пяти фаз в течение дня очень помогает, не сказать, является самым важным во всем процессе. Бывают периоды, когда я хочу заниматься только сбором информации и не принимать никаких решений. Бывают периоды, когда я хочу разделить все мои дела, чтоб они не переплелись и не перепутались друг с другом. Или, быть может, я только что вернулся из долгого путешествия и мне надо распределить и организовать то, что я насобирал и разложил по кучкам за это время. Иногда наступает время, когда мне хочется сделать полный обзор предстоящей работы или какой-то её части. И, конечно, много времени я трачу на то, чтобы стоящие передо мной задачи выполнить.
Я обнаружил, что причина неудач в области самоорганизации заключается в беспрестанных попытках провернуть все пять фаз одновременно. Многие, едва усевшись с ручкой и бумагой для того, чтобы «составить список», тут же пытаются расставить «самые важные дела» в порядке приоритетов и совершенно не думают, как эти дела выполнить. Но если вы не решите, как все-таки провести день рождения вашего секретаря только потому, что это «не так уж важно», этот самый день рождения превратится в настоящую «дыру», которая будет высасывать из вас энергию, столь необходимую для действительно важных дел.
В этой главе все пять фаз подробно описываются. Главы 4–8 содержат пошаговые инструкции по каждой фазе с множеством примеров.
Собирать.
Важно знать, что нужно собирать и как это сделать так, чтоб потом легко было с этим работать. С тем чтобы исключить искушение с пылу с жару прицепиться к самым мелким задачам, вам необходимо знать, что на самом деле вы собрали все, что могло касаться вашей работы и что в самом ближайшем будущем вы это обработаете и просмотрите подробно.
Собрать 100 % «Хвостов».
Чтобы исключить «прорехи в корзинке», надо собрать все заплатки — все вещи, которые кажутся вам незавершенными — все, рабочее или личное, крупное или мелкое, срочное или не очень — все, что, по вашему мнению, подлежит изменению, и к чему вы лично имеете какое-либо отношение.
Пока вы читаете этот текст, много вещей, которые вы должны сделать уже собраны за вас: сообщения лежат в голосовой почте, письма — в почтовом ящике.
Однако необходимо собрать информацию из окружающего мира, а также свои мысли и идеи и разные другие «хвосты».
Возможно, они не так очевидны, как новые сообщения в почтовом ящике, но эти вопросы все же требуют от вас принятия каких-то решений — «дыра» должна быть закрыта, надо с этим что-то сделать. Стратегические идеи, затерявшиеся на листочках в бумажных джунглях на вашем столе, финтифлюшки, завалявшиеся в ящиках стола, которые надо повесить или уж выкинуть, и старые журналы на кофейном столике — все это попадает под категорию «хвосты».
Как только каждой вещи вы прикрепляете ярлык «хорошо бы», «надо» и «обязательно», это дело становится незавершенным, т. е. «хвостом». Решения, которые по-прежнему надо принять о том, собираетесь ли вы или не собираетесь это делать — это уже «хвосты». «Хвосты» — это и все ваши «я собираюсь», когда вы уже решили что-то сделать, но ещё и палец о палец для этого не ударили; это и все дела, которые имеют статус «в процессе выполнения» и даже те дела, которые вы уже выполнили, но ещё не навесили на них ярлык «закончено».
Чтобы управлять «дырами» правильно, вам необходимо собрать их в некий контейнер на временное пребывание, пока у вас не выдастся свободная минута, чтобы решить, что с ними делать. Однако, необходимо периодически эти контейнеры опустошать для того, чтоб они оставались работоспособными инструментами сбора информации.
В основном, все уже собрано, в самом широком смысле. Если информация не была организована по вашей собственной системе, тогда она по-прежнему существует в осевшем на ваших мозгах состоянии. На самом деле, если вы не поместили дело в такой контейнер, это ещё не значит, что вы проигнорировали или пропустили его. Я настаиваю на том, чтобы информация была собрана где-то, но только не у вас в голове.
Инструменты сбора.
Существует несколько типов инструментов. Все описанное ниже может быть использовано в качестве «корзинки» для сбора внутреннего контента и информации, поступающей из вне:
§ Простой лоток
§ Записи в блокнотах и на листках.
§ Электронные записные книжки
§ Звукозаписывающие устройства
§ Электронная почта
Простой лоток
Простой пластиковый, деревянный, кожаный или проволочный лоток — самый популярный инструмент для сбора печатного и рукописного материала и других предметов, работу с которыми надо организовать: писем, журналов, заметок, визиток — даже для фонариков с севшими батарейками.
Записи в блокнотах и на листках.
Блокноты с клейким переплетом, на спирали или просто листы из упаковки — все это отлично работает для сбора внезапно приходящих идей, информации из вне, необходимых обязанностей и т. д. Любой бумажный носитель на ваш вкус сгодится.
Электронные записные книжки.
Электронные заметки в любом случае делаются с целью дальнейшей обработки. Прогрессирующие технологии распознавания рукописного текста, а сними и весь спектр электронных устройств для сбора информации должен быть входу.
Звукозаписывающие устройства и устройства для прослушивания.
Доступные устройства для прослушивания, такие как автоответчики, голосовая почта, электронные и ленточные диктофоны — все это может быть полезным для записи перечня дел, которые вам следует помнить и которые потом надо будет сделать.
Электронная почта.
Если вы связаны с миром посредством электронной почты, то ваш почтовый клиент располагает определенным пространством для хранения входящих писем и файлов, до тех пор, пока письма не будут прочтены и обработаны. Телефоны и пейджеры тоже такое могут.
Высокотехнологичные устройства.
Сегодня компьютерам можно надиктовывать информацию так же легко, как внести её туда посредством набора. Электронное общение постепенно вытесняет общение личное; собирать идеи становится проще. Но и объем информации растет в геометрической прогрессии.
«Компьютер!»
«Да, Дэйвид?»
«Мне нужен хлеб»
«Да, Дэйвид».
Все. Нужный мне продукт найден. А поскольку организационная часть процесса управления тоже запрограммирована, «хлеб» автоматически будет добавлен к моему гастрономическому списку, а может быть даже и доставлен.
Все описанные выше инструменты отлично служат в качестве «корзинок» для сбора потенциально полезной информации, обязательств и договоренностей. Возможно, вы уже сейчас используете что-то из этого.
Факторы, влияющие на удачный сбор.
К сожалению, одно лишь наличие «корзинки» не может сделать её функциональной. Большинство людей имеет те или иные инструменты для сбора информации, однако, как правило, они не умеют ими распоряжаться. Рассмотрим три требования, выполнение которых необходимо, чтобы фаза сбора данных заработала:
1. Каждая «дыра» должна находиться в вашей системе сбора, а не у вас в голове.
2. У вас должно быть несколько хранилищ информации.
3. Вы должны их регулярно опустошать.
Выкиньте все это из головы.
Если вы все ещё пытаетесь держать слишком много вещей в памяти, вас, скорее всего не убедит мотивация использовать и периодически опустошать «корзинки». Большинство людей относятся к этим инструментам легкомысленно потому, что они осознают, что инструменты не представляют собой дискретной системы: в их корзинке — некоторое количество незаконченных дел, но и их голове тот же самый список, а стало быть, их сознание и подсознание продолжают работать. Это все равно, что пытаться играть в пинбол в автомате, в столе которого слишком большие дыры, шарики все равно продолжают выпадать через них: какой смысл такую игру продолжать? Эти инструменты для сбора информации должны стать частью вашего жизненного стиля.
Держите их при себе, и не важно, где вы находитесь, вы всегда сможете занести в ваш список потенциально полезную идею — сделайте ваши инструменты такими же необходимыми вам, как зубная щетка, водительские права или очки.
Сократите число «корзинок» для сбора.
У вас должно быть столько корзинок, сколько нужно лично вам, но в то же время их число должно быть таким, чтобы просмотр их всех не был для вас утомителен. Важно, чтоб они были доступны вам везде, потому как нужные вам вещи могут всплыть, где угодно. Если у вас слишком много «корзинок», у вас не будет возможности просматривать их периодически и просматривать внимательно.
Чрезмерно большое количество корзинок редко может стать проблемой в случае, если вы используете электронные носители; реальная возможность улучшения для большинства людей все же на стороне простых инструментов, в основном, это блокноты и настольные лотки. Рукописные записи на листках должны быть сложены в надлежащем месте вместо того, чтобы валяться в ящиках стола или между страниц в блокнотах. Бумажные материалы должны лежать в лотках вместо того, чтобы быть разбросанными или сваленными в кучи, где бы то ни было.
По мере усложнения вашей работы необходимость в стандартных инструментах сбора информации будет возрастать. За годы работы вы, скорее всего, обратили внимание, что ваши лучшие идеи по работе приходили вам в голову вовсе не в офисе. Возможность подкрепить мыслительный процесс с помощью инструментов сбора информации — ключ к повышению продуктивности работы.
Регулярно опустошайте «корзинку».
Должно быть, последний фактор успеха сбора информации очевиден: если вы не опустошаете корзинку и не обрабатываете её содержимое, то ваши она не сможет служить иначе как хранилищем беспорядочно сваленного хлама. Опустошение корзины — это вовсе не доведение дела до завершения, это означает только то, что должно изъять материал и определить, что же это такое и что с этим делать, и только потом организовать в некоторую систему. И не надо складывать дела обратно! Не опустошать корзинку — это все равно, что не выносить мусорное ведро — придется постоянно покупать новые, чтобы уместить весь накапливающийся мусор.
Гениальные люди наиболее активны при выполнении самой мелкой работы.
Леонар.
Для того чтобы вы могли возвращаться к пустой корзинке, надо держать все систему управления действиями в порядке. Слишком много материалов скапливаются в корзинке только потому, что не организована система его перемещения дальше по нашей пятизвенной цепочке. Часто гораздо проще оставить дела в корзинке, если наверняка знаешь, что ничего с ними прямо сейчас сделать все равно не можешь. Сбор в корзинку, особенно это касается лотков для бумаг и электронной почты, это, пожалуй, лучшее, что многие люди вообще могут сделать в целях организации рабочего процесса — они, по крайней мере, знают, что где-то нужный им материал есть. К сожалению, это удобное положение становится весьма шатко, как только объем дел выходит из-под контроля или список пришедших писем не умещается на одной станице.
Когда вы изучите вторую фазу и узнаете, как обрабатывать неоконченные дела быстро и легко, «корзинка» вновь начнет выполнять свои традиционные обязанности. Давайте перейдем к тому, как все-таки опустошать «корзинки» и почтовые ящики, минуя необходимость выполнять работу прямо сейчас.
Обработка.
Освоение пошагового метода мышления, необходимого для того, чтобы опустошать «корзинку» является, возможно, критичным моментом во всей работе по повышению продуктивности. Так, по крайней мере было почти со всеми, с кем мне доводилось работать.
Когда глава крупного отдела гигантской корпорации завершила с моей помощью обработку всех своих дел, она откинулась в кресле и сказала, что, несмотря на то, что она и раньше могла позволить себе расслабиться по поводу встреч и совещаний, полагаясь на свой ежедневник, она никогда не чувствовала такого же облегчения по поводу основной массы своих обязанностей и дел, которые мы с ней вместе только что прояснили. Конкретные действия и информация, о которой ей следовало напоминать, теперь были рассортированы в четкую и надежную систему.
Что вам следует знать о каждом из сообщений в голосовой почте, о каждом электронном письме, заметке или только что родившейся идее? Этот компонент управления действиями составляет основу вашей самоорганизации. Многие люди, пытаясь наладить самоорганизацию, делают серьезную ошибку, пытаясь обработать неоконченные дела. Вы не можете организовать информацию, приходящую из вне, вы можете только собрать и обработать её. Вместо этого, вы организуете действия, которые следует предпринять, основываясь на принятых решениях. Суть обеих фаз — обработки и организации — отражена в центральном столбце модели дерева принятия решений, показанной ниже.
В следующих главах я расскажу вам о каждой составляющей процесса. А теперь я предлагаю вам выбрать «to-do» — список или стопку бумаг из вашей «корзинки» и, просмотрев их все, выбрать несколько и обработать их.
Что это?
Это вовсе не глупый вопрос. Мы говорили про «разное». И мы говорили о лотках для сбора информации. Но мы ещё не обсуждали, что же это «разное» из себя представляет, и что с ним делать. Например, многие из бумаг, которые так и норовят выбиться из нашей системы организации, представляют собой бесформенные образования, которые мы получаем от правительства или от нашей компании — надо ли с ними что-то делать? Как, например, насчет электронного письма от социальной службы, уведомляющего нас о том, что бла-бла-бла теперь находится в ведомости бла-бла-бла?
Я раскопал кипы заметок и записок на столе и в ящиках рабочего стола, которые были отправлены туда только потому, что в свое время клиент не потратил несколько секунд на то, чтобы определить для себя, что тот или иной документ из себя представляет.
Можно ли с этим работать?
На этот вопрос существует два альтернативных ответа: ДА и НЕТ. Если вы отвечаете НЕТ, то никаких действий не требуется. Тогда есть три варианта:
1. Это никому не нужный мусор.
2. Сейчас делать ничего не надо, но через некоторое время, возможно, придется. (Отложим это)
3. Это может оказаться полезным, возможно это понадобится через некоторое время. (Справочная информация)
Этими тремя вариантами тоже, в общем-то, можно управлять, и мы вернемся к ним в следующих главах. А сейчас вам понадобится ваша мусорная корзина и кнопка «удалить», отдельный файл, чтобы записать «отложенное» и хорошая система для справочной информации.
То, с чем можно работать. Это материал находится в группе «ДА», это материал, с которым можно работать. Типичные его пример — это, например, ответы на электронные письма, участие в проекте корпоративного сервиса, встреча тет-а-тет с вице-президентом компании по поводу нового проекта.
По каждому пункту, с которым можно работать надо определить две вещи:
1. Какого вы желаете добиться результата?
2. Какое действие необходимо предпринять в первую очередь?
Если материал относится к проекту… вам надо выписать ожидаемые результаты в единый список. Он будет вам напоминать о «дыре». Еженедельный просмотр листа будет напоминать об этой позиции, как о незавершенной. Она будет оставаться актуальной в вашем списке до тех пор, пока на нее можно будет навесить ярлык «выполнено» или «отменено».
Что делать дальше? Это критичный вопрос для все собранной информации; если вы ответите правильно, у вас появятся вещи которые уже реально можно будет организовывать.
Не так уж много сил надо, чтобы что-то сделать, куда гораздо больше требуется на, чтобы решить, что делать.
Элберт
«Следующее конкретное действие» — это такое действие, которое будет ощущаться физически, которое будет иметь видимый результат.
Вот примеры «следующих действий»:
§ Перезвонить Фреду по номеру # по поводу гаража, который он рекомендовал
§ Прикинуть список предложений к совещанию по поводу бюджета
§ Поговорить с Анжелой о файловой системе, которую надо установить
§ Поискать программы для управления базами данных в Сети.
Все это физические действия, имеющие реальный результат.
Напоминания об этом будут первыми зернами с мельницы вашей личной продуктивности.
Сделайте это, перепоручите или отложите. Как только вы определились со следующим шагом, у вас есть три варианта:
1. Сделать это. Если для выполнения требуется меньше двух минут, то выполнить это следует сразу же.
2. Перепоручить это. Если выполнение требует больше двух минут, спросите себя, я ли должен это делать? Если ответ нет, то перепоручите это надежному человеку.
3. Отложите это. Если именно вы должны решить эту задачу и решение её займет больше двух минут, то отложите её. Она будет внесена в следующий список конкретных действий.
Организация.
Внешнее кольцо диаграммы рабочего процесса показывает восемь дискретных категорий напоминаний и материалов, которые станут результатами вашей организации «разного». Вместе они составляют единую систему все обработанной информации.
Материалы, с которыми работать нельзя, можно поместить в одну из трех категорий: мусор, отложенные дела и хранилище справочной информации. Если не требуется никаких действий, смело отметайте эту информацию, отложите для последующего пересмотра или сохраните так, чтобы вы могли обратиться к нему при необходимости.
Для управления вещами, с которыми можно работать вам понадобится список проектов, хранилище или отдельный файл для планов по проекту и сопутствующих материалов, ежедневник, список напоминаний о следующих конкретных действиях и список напоминаний о делегированных делах, выполнения которых вы ожидаете.
Все это должно быть как-то организовано физически. Когда я говорю о «списках», я подразумеваю некоторый лист с напоминаниями, который можно просмотреть, будь то листок из блокнота или файлы. Например, список текущих проектов можно держать в ежедневнике, можно — на странице «to-do» в наладоннике или в файле под названием «Список проектов». Откладывание напоминаний («В марте я позвоню моему агенту, чтобы назначить встречу») может храниться в файле отложенных дел или в ежедневнике.
Проекты
Я определяю проект, как некий желаемый результат, для достижения которого необходимо проделать более одного шага. Это значит, что некоторые небольшие дела, которые вы не привыкли считать отдельными проектами, все-таки попадут в ваш список проектов. За один шаг нельзя выполнить дело целиком и необходимо поставить напоминание, что дело ещё не завершено — вот причина, по которой я дал такое определение. Если же у вас нет хранилища информации, по которому вы могли бы просматривать напоминания, это дело автоматически займет прочную позицию в вашей памяти. Можно также рассматривать его и как «дыру».
Частичный «список проектов»
Найти нового менеджера по персоналу в штат совместного предприятия по видеопроекту.
Отпуск в августе
Сделать новый обучающий диск
Уволить внештатных сотрудников
Составить расписание семинаров на следующий год
Опубликовать книгу
Сформулировать основную идею выступления
Завершить апгрейд
Переписать завещание
Научиться пользоваться видеоконференциями
Закончить распределению бюджета
Завершить новую линию продуктов
Согласовать условия трудоустройства
Наладить новый контакт
Поставить фонари в саду за домом
Установить формальные отношения с Югом
Сделать копии со статьи из журнала Fortune
Найти публициста
Закончить высаживать растения в саду
Купить новое кресло в гостиную
Не надо распределять проекты в каком то особенном порядке, по размеру или по приоритетам. Они все просто должны быть на одном листе, чтобы вы регулярно смогли их просматривать и проверять, правильные ли были приятны решения по поводу каждого конкретного последовательного действия.
Вы не выполняете проект. Вы выполняете только конкретные действия, к нему относящиеся. Когда уже было предпринято достаточное количество верных действий, когда результирующая ситуация уже достаточно приблизилась к той, которую вы изначально представляли, вот тогда вы сможете сказать, что дело сделано. Список проектов — это набор установок, которые мысами себе задаем, чтобы не позволять нашим решениям отклоняться от выбранного курса.
Сопутствующие материалы.
Для многих проектов вы будете собирать важную информацию, которую впоследствии захотите организовать по теме или по имени проекта. Все детали, планы, и сопутствующая информация, которая может пригодится вам во время работы над разными проектами должна содержаться в специальных папках, файлах, блокнотах или подшивках.
Сопутствующие материалы и справочная информация. Как только вы организуете сопутствующие материалы по теме, вы заметите, что ту же систему удобно использовать и для справочной информации. Единственное отличие заключается в том, что в случае активных проектов, справочная информация требует более тщательного изучения.
Как правило, я рекомендую хранить справочную информацию отдельно. Если у вас есть добротная справочная система под рукой, вы увидите, что это самый простой способ организации материалов подобного рода. Конечно, временами было бы удобнее, чтобы материалы были на виду и постоянно доступны, особенно если вы работаете над срочным проектом и справки могут быть нужны вам по нескольку раз на дню. Хранение в папках, разложенных по лоткам — самый подходящий способ для такого вида текущей работы.
Категории следующих конкретных действий
Как показывает диаграмма рабочего процесса, принятие решения о следующем действии критично. Эти решения должны стать своего рода «затычками» для всех без исключения «дыр».
Все двухминутные дела и те дела, с которыми вы уже расправились, организации, конечно же, не подлежат. А вот что действительно нужно организовать: события, которые намечены на определенное время в определенный день отметьте их в ежедневнике); дела, которые должны быть выполнены прямо сейчас (их занесите в «Список следующих конкретных действий») и все то, что вы делегировали и теперь ожидаете результатов (их занесите в «Лист ожиданий»).
Ежедневник
Напоминания о делах делятся на две категории: те, что намечены на установленное время и те, что должны быть сделаны чем скорее, тем лучше. Первому типу напоминаний место в ежедневнике.
В вашем ежедневнике должны быть отмечены три вещи:
§ Дела, привязанные к конкретному времени;
§ Дела, привязанные к конкретному дню;
§ Информация, привязанная к конкретному дню.
Дела, привязанные к конкретному времени. Это встречи. Очень часто ближайшим событием в проекте является посещение встречи, на которой этот проект будет обсуждаться. Очень важно просто записать это в ежедневник.
Дела, привязанные к конкретному дню. Это вещи, которые вы должны сделать в течение определенного дня, но не обязательно в определенное время. Возможно, вы пообещали Миоко позвонить ей в пятницу, чтобы проверить, что доклад, который вы отправили ей, в порядке. Она не получит его до четверга, а в субботу она уезжает, так что пятница — самый удобный для этого дела день — в пятницу в любое время. Удобно пользоваться ежедневником, в котором можно отмечать как привязанные ко времени дела, так и дела, привязанные ко дню.
Информация, привязанная к конкретному дню. Ежедневник также служит хранилищем напоминаний — вы можете быть уверенным, что они появятся в нужный день — пусть не обязательно это будут дела, которые вы должны сделать, но информация, которая может оказаться полезной именно в этот день. Это могут быть напоминания о встречах, дела семейные или интересные события.
Скажите нет ежедневным «to-do» — спискам. Только то, что отмечено в ежедневнике — не более того! Я знаю, что это в корне противоречит традиционному тайм-менеджменту, который считает ежедневные «to-do» — списки панацеей. Но реально эти списки не работают, и на то есть две причины.
Благословенны гибкие — они никогда не потеряют форму.
Михаил.
Во-первых, постоянно прибывающая новая информация и перетасовка тактических приоритетов меняют дневной курс так резко, что составить адекватный работоспособный список практически невозможно. Конечно, общий план трудового дня не помешает, но он должен быть настолько гибким, чтобы его можно было изменить в любой момент. Попытки записать в ежедневник все дела, которые потом все равно придется переписывать на другую страницу потому, что они не были выполнены — это пустая трата времени. «Список следующих конкретных действий», который пропагандирую я, будет содержать все эти напоминания о всех делах, даже о самых строго привязанных ко времени. И не надо будет их каждый день переписывать.
Во-вторых, в дневном «to-do» — списке есть дела, которые вовсе не обязательно выполнять именно сегодня, они будут только отвлекать внимание от дел, которые имеет смысл выполнять только в этот день. Если мне надо позвонить Миоко только и только в пятницу, при этом я добавляю в дневной список ещё пять телефонных звонков, а в течение дня работа закипает так, что до Миоко дело может и не дойти. И в голове будет постоянно стучать напоминание, что у меня есть единственная возможность сделать-таки этот звонок, и эта возможность — сегодня. А это есть неправильное использование нашей системы.
Ежедневник — святая бумажка. Если вы что-то записываете в ежедневник, это должно быть сделано только и только в указанный день или не сделано вовсе. Исключение могут составлять перенесенные встречи.
«Список следующих конкретных действий»
Так, где же место всем вашим напоминаниям? В списке «конкретных дел», который наряду с ежедневником составляет сердцевину организации рабочего процесса.
Все дела, длиннее двух минут, которые вы не можете перепоручить, должны быть куда-то отложены. «Позвонить Джиму Смиту по поводу совещания по бюджету», «Позвонить мамам Рейчел и Луары по поводу детского оздоровительного лагеря», «Записать идеи по поводу ежегодной конференции по торговле» и все остальные напоминания о действиях, которые должно держать в списках или лотках, чтобы в любой момент можно было знать, чем сейчас следует заниматься.
Если у вас таких дел 20 или 30, то можно держать их и на одном листе под заголовком «Следующие конкретные действия», который вы будете просматривать, как только у вас появится свободное время. Однако для большинства число таких дел колеблется от 50 до 150. В таком случае имеет смысл разделить все ваши «конкретные дела» на категории, такие как «Телефонные звонки» или «Основные вопросы проекта: задать на еженедельном брифинге».
Все должно быть настолько простым, насколько это вообще возможно. Но не проще.
Альберт Эйнштейн.
Не-действия
У вас должна быть четкая хорошо организованная система дел, которые не требуют конкретных действий. Все не-действия делятся на три категории: мусор, отложенные дела и справочная информация.
Мусор.
Мусор должен быть очевиден. Смело выкидывайте все неработоспособное и все, что не представляет интерес в качестве справочного материала. Если же вы оставите этот мусор, он перемешается с другими материалами и будет дезорганизовывать систему.
Отложенные дела.
Помимо мусора, есть ещё две группы, которые не требуют немедленных действий, но вы бы хотели эту информацию сохранить. Здесь опять же очень важно отделить то, что понадобится в работе от того, что в данный момент неработоспособно, в противном случае вы вновь вернетесь к своим папкам, кипам и грудам материалов, не зная с чего начать и что с этим делать.
Скажем, вы нашли интересующую вас мысль в какой-то записке или прочли письмо, натолкнувшее вас на хорошую идею, которую можно было бы использовать в дальнейших проектах, но не сейчас. Вам хотелось бы вспомнить об этом в будущем, так что вы можете перенести это действие на некоторый отдаленный срок.
Например, вы получаете по почте рекламный проспект с расписанием концертов в филармонии. Программа вас сразу заинтересовала, но до неё-то ещё аж четыре месяца, и вы сейчас не знаете, сможете вы посетить эти концерты или нет, но если у вас будет такая возможность, вы бы пошли. Что вам с этим делать?
Есть два вида систем «откладывания»: «Списки когда-нибудь может быть» и файл напоминаний.
«Списки когда-нибудь может быть». Такой список может оказаться полезным для составления текущего списка дел, которые вы хотели бы сделать когда-нибудь, но не сейчас. Это нечто вроде парковки для проектов, которые сейчас не представляется возможным двигать, но про которые не хотелось бы забывать насовсем. Вы бы хотели проставить вплывающие время от времени напоминания.
Типичный пример «Списка когда-нибудь может быть»
Купить резиновую лодку для рыбалки;
Сделать промо-видео о компании;
Выучить испанский;
Пойти на мастер-класс по рисованию акварелью;
Купить цифровую видеокамеру;
Купить буфет для кухни;
Путешествие по северу Италии;
Купить Катрин скутер;
Покататься на воздушном шаре;
Сделать стойку для винных бутылок;
Оцифровать старые фотографии и видео;
Устроить вечеринку с соседями;
Изучить Photoshop;
Настроить удаленный доступ к серверу из дома.
«Список когда-нибудь может быть» может содержать:
§ CD, которые я хочу купитьпослушать;
§ видеокассеты на прокат;
§ книги, которые хочется прочесть;
§ вина, которые можно было бы попробовать;
§ поездки на выходные;
§ посещение семинаров.
Вам надо будет просматривать этот список периодически, если вы собираетесь извлечь из него пользу. Я также предлагаю вам включить обзор его содержания в Еженедельный Просмотр.
Файл напоминаний. Самый элегантный способ организации просмотров этот файл напоминаний, иногда называемый также «подвешенным файлом» или «файл следования». Эта система позволяет вести почти литературную переписку с самим собой, как с корреспондентом из будущего.
Ваш ежедневник может выполнять ту же функцию. Вы можете поставить, скажем, на 15 марта напоминание, что вам через месяц придется платить налоги, или напоминание на 12 сентября, что «Лебединое озеро» в рамках гастролей Большого театра состоится через 6 недель.
Более детально это описано в главе 7.
Справочные материалы.
Большая часть информации, которая попадается вам на глаза, не может быть напрямую использована в делах, но представляет некоторую ценность в качестве справочных материалов. Вы, быть может, захотите сохранить её и обращаться к ней при необходимости. Можно сохранить её, как в бумажной, так и в цифровой форме.
Бумажный материал — это все, начиная меню из ближайшего ресторана до планов, иллюстраций, информации по сделкам — словом, все что угодно, что может быть прекрасно сохранено при помощи физических систем хранения. Это могут быть листы в ежедневнике со списком любимых ресторанов или телефонных номеров участников школьного клуба или даже целые папки, выделенные для ревизий документов.
Электронное хранилище может содержать все, начиная от базы сетевых информационных источников до специализированных справочников и архивных папок. Важно не забывать, что справочный материал — это именно, до чего несложно добраться при необходимости. Системы справочной информации, как правило, бывают двух типов: (1) объектно-ориентированные хранилища и (2) справочная информация общей направленности. Первый тип определяется тем, как там хранится информация, в каком порядке — например, папка с контактами, папка, содержащая конфиденциальную информацию о служащих компании, ряд папок для ограниченного доступа.
Справочная информация общей направленности. Второй тип справочных систем — это система, для хранения специализированной информации, которая не относится к какой-то определенной категории. Вам же надо хранить где-то, скажем, инструкцию по использованию сотового телефона, записки с совещания по поводу проекта Смита и те несколько йен, которые вы не успели разменять во время последней поездки в Токио (и которые вы обязательно используете в следующий раз).
Неимение хорошего хранилища информации общей направленности может оказаться узким местом в создании эффективной персональной системы управления действиями. Если хранение в файлах не кажется вам быстрым и удобным (или пусть даже прикольным!), тогда храните документы подобного рода на стеллажах. Если ваши справочные материалы не имеют четких границ, тогда и граница между работоспособным и неработоспособным будет для вас постепенно стираться, визуально и психологически, и ваш разум будет захвачен плен бизнесом в целом. Создание качественной работоспособной системы для таких материалов очень важно для обеспечения продуктивности и во избежание стрессов. Мы рассмотрим это более детально в главе 7.
Обзор.
Одно дело записать, что вам нужно молоко, а вот оказаться в магазине и вспомнить об этом — совсем другое. Точно также, записывание того, что вам нужно позвонить другу, посоветоваться насчет адвоката совсем не то же самое, что вспомнить об этом, когда у вас появится немного времени и телефон поблизости.
Вам необходимо иметь возможность обзора полной картины жизни и работы на нужных временных отрезках и на нужных уровнях. Для большинства людей волшебство управления рабочим процессом становится явью при помощи последовательного прохождения фазы обзора. Именно здесь вы еженедельно охватываете все ваши проекты и «дыры», как я говорю, с 10 000 футовой высоты. Это ваша возможность отследить все уже определенные действия и условия прежде, чем принять решения по поводу конкретных действий в будущем — она откроет перед вами большую свободу выбора.
Когда и по каким данным делать обзор?
Если вы создадите персональную организационную систему с такой структурой, как рекомендую я, со списком проектов, ежедневником, списком следующих конкретных действий и списком ожидания выполнения делегированных дел, для её работы ничего больше и не потребуется.
Чаще всего вы будете просматривать ваш ежедневник, который будет напоминать вам о боевом положении — то есть о том, какие вещи уйдут в небытие, если вы их не сделаете сегодня. Это вовсе не значит, что записанные там дела самые «важные» в широком смысле — это значит только то, что их надо сделать. Постоянная осведомленность о том, что и когда должно быть сделано, создает пространство для маневров. Просмотреть предстоящие дела в ежедневнике после того, как вы отметили там какое-то событии — это полезная привычка.
Просматривайте ваши списки так часто, чтобы они сами уходили из головы.
После того, как вы заглянули в ежедневник, вы, скорее всего, проверите «Список следующих конкретных действий». Он содержит перечень следующих действий, которые вы можете предпринять, если у вас появится свободное время в течение дня. Если дела организованы объектным образом («Дома», «Комп», «Встреча с Джорджем»), то эти дела выйдут на поверхность, только когда к тому будут располагать обстоятельства. Списки «Проекты», «Ожидания делегированного» и «Когда-нибудь может быть» должны быть просмотрены только тогда, когда вы считаете нужным сделать это, чтоб перестать думать, а что же там по списку.
Основной фактор успеха: еженедельный обзор
Все, что потенциально должно быть сделано, должно просматриваться с некоторой регулярностью для того, чтобы освободить ваш мозг от необходимости запоминания и напоминания. Для того, что бы с уверенностью руководствоваться интуитивными позывами при принятии решений, вам надо периодически делать обзор дел и обязанностей на каком-то более высоком уровне. Мой опыт (а это опыт тысяч людей) показывает, что постепенно еженедельный просмотр превращается в привычку, обеспечивающую успех.
Все ваши «дыры» (например, проекты), действующие планы и «Списки следующих конкретных дел», «Повестку дня», «Списки ожидания делегированных дел» и даже «Когда-нибудь может быть» должны просматриваться раз в неделю. Это также даст вам возможность убедиться в кристальной чистоте вашего сознания.
Жизненные заботы влияют и на интересы, и тот, кто пытается разрулить одно из дел, не считаясь с остальными, определенно не приспособлен к тому, чтобы контролировать дела мира.
Джеймс Фенимор Купер.
Вы могли заметить, что в ситуации интенсивной деятельности дела имеют тенденцию выходить из-под контроля. Это вполне предсказуемо. Вы вряд ли станете отрываться от работы только для того, чтоб восстановить кристальную ясность. Но в целях поддержания работоспособного состояния вам, скорее всего, придется раз в неделю делать уборку.
§ Еженедельный — обзор это время для того, чтобы:
§ Собрать и обработать все «разное»;
§ Просмотреть и пересмотреть всю вашу систему;
§ Обновить все списки;
§ Выделить сделанное и текущее.
Большинство людей не имеют законченной системы, не имеют они и реальной отдачи и эффекта от просмотра дел по той лишь причине, что их просмотр не является полным. Их все-таки не покидает назойливое чувство, что чего-то может не хватать. Вот почему отдача от всего этого предприятия будет расти в геометрической прогрессии: чем более полную систему вы создадите, тем больше будете ей доверять. А чем больше вы ей доверяете, тем больше причин для того, чтобы ее на должном уровне поддерживать. Еженедельный обзор — это ключевой момент для поддержания стандарта.
Большинство людей больше всего любят свои работу за неделю до отпуска, но вовсе не по причине отпуска как такового. Чем вы занимаетесь в последнюю неделю перед тем, как уехать в большое путешествие? Вы подчищаете, закрываете, проясняете и пересматриваете все ваши договоренности с собой и с другими. Я просто предлагаю вам делать это каждую неделю, а не раз в год.
Действия
Основная цель всего этого управления рабочим процессом — это выбор оптимальных решений того, что вы будете делать в каждый момент времени. В 10:33 в понедельник, решая, то ли позвонить Синди, то ли закончить работу над коммерческим предложением, то ли просмотреть почту, вы обязательно интуитивно подойдете к верному решению, но с должным предварительным планированием вы будете чувствовать себя гораздо увереннее. Вы можете перейти от политики «на авось» к политике уверенности, моментально повысив тем самым скорость вашей работы и ее эффективность.
Любое решение действовать интуитивно. Но можно же перейти от предположения, что вы действуете правильно к уверенности, что это именно так.
Три модели принятия решения
Давайте представим на секунду, что вы не разруливаете ваше «разное». И огромный список вещей, которые вы не делаете в каждый конкретный момент, будет постоянно расти. И как вы собираетесь решать, что делать и что не делать и при этом чувствовать себя нормально?
Ответ: по интуиции. Если же вы собрали, обработали, организовали и просмотрели все ваши текущие обязанности, вы можете совместить ваши интуитивные суждения с разумным и практичным подходом к вашей работе и вашим ценностям.
Я разработал три модели, которые помогут вам настроить систему принятия решений. Они не дадут вам ответов, позвонить ли Фредерику, написать ли письмо в школу вашего сына или просто пойти поболтать с секретарем, но они помогут вам формулировать условия более вдумчиво. А это то, что традиционный тайм-менеджмент и менеджмент приоритетов сделать не в состоянии.
У вас гораздо больше дел, чем вы могли бы сделать. И вам просто необходимо чувствовать себя уверенным в своих решениях.
1. Четырехкритериальная модель принятия решений в данный конкретный момент
Что вы будете делать в 3:22 в среду? Вот четыре критерия, которые вы можете использовать в данном случае:
1. Контекст
2. Имеющееся время
3. Имеющаяся энергия
4. Приоритет
Контекст. Некоторые дела можно делать где угодно (например, набрасывать идеи по проекту), но большая часть дел все-таки требует определенных условий (дома, офис) или же наличия средств связи или компьютера. Это первые факторы, ограничивающие то, что вы можете делать в данный момент.
Имеющееся время. Когда вы должны делать что-то еще? Проведение встречи на пять минут не дадут делать дела, которые требуют гораздо больше времени.
Имеющаяся энергия. Как много у вас энергии? Некоторые дела, которые вам еще только предстоят, требуют запаса свежей, творческой энергии, другие требуют больше физических сил, а для выполнения третьих — энергии вообще нужно совсем мало.
Приоритеты. Какое из действий принесет вам наибольшую отдачу при прочих равных? У вас есть час времени, вы в офисе, компьютер и телефон под рукой и вашу энергию можно отметить как 7,3 из 10. Что вы сделаете: перезвоните ли клиенту, поработаете ли над коммерческим предложением, прослушаете голосовую почту или созвонитесь с супругом просто, чтоб узнать, как у него/неё дела?
Вот здесь-то вам и стоит довериться своей интуиции. В рамках дальнейшего исследования этой концепции рассмотрим две другие модели для определения ваших действий в данный конкретный момент.
2. Тройная модель оценки дневной работы
Когда вы решаете задачи или работаете в самом широком смысле этого слова, вы выполняете три основных вида деятельности.
§ Запланированные задачи
§ Неожиданные задачи
§ Планирование задач
Запланированные задачи. Когда вы решаете запланированные задачи, вы работаете строго по своему «Списку следующих конкретных действий» — то есть целиком в рамках управления рабочим процессом. Вы делаете звонки, которые надо сделать, набрасываете идеи в рамках запланированного мозгового штурма или составляете список вопросов, которые надо обсудить с адвокатом.
Неожиданные задачи. Часто дела появляются внезапно — неожиданно, непредвиденно, и у вас не остается выбора — их надо обязательно разрулить. Например, к вам в офис приезжает ваш партнер с твердым намерением обсудить запуск в продажу нового продукта, и вам приходится беседовать с ним вместо того, чтобы заниматься другими делами. Каждый день приносит сюрпризы — непредсказуемые дела, на которые вам надо постараться и выделить-таки хоть немного времени. Вы идете на поводу у таких дел, возвышая тем самым их приоритеты до первостепенных.
Планирование задач. Планирование задач включает прочистку вашей «корзинки», просмотр почты, голосовых сообщений, напоминаний о встречах и разбиение новых проектов на более мелкие, легко выполнимые этапы. Пока вы работаете над информацией, вы не примените выполнять и те дела, которые не требуют больше двух минут времени, вы также разложите по папкам и файлам мелкие справочные данные. Немаленькую долю работы составит сортировка дел, которые нужно сделать когда-нибудь, но не прямо сейчас. В ходе такой работы вы внесете правки во все ваши списки.
Как только вы определились со всеми обязанностями и делами, вы можете быть уверены, что ваши списки дел полные и не требуют дополнений. А условия, время и энергия все ещё позволяют вам сделать больше, чем одну вещь. И, наконец, надо определиться с природой вашей работы, целями, стандартами.
3. Шестиуровневая модель обзора вашей собственной работы
Приоритеты должны управлять вашим выбором, но большинство предлагаемых моделей для управления приоритетами оказываются несостоятельными при реальной работе. Для того чтобы определить приоритеты, надо четко знать, в чем заключается работа. И есть, по крайней мере, шесть точек зрения, относительно которых это можно определить. Это что-то вроде шести высот над уровнем моря.
§ 50 000 футов и более: жизнь
§ 40 000 футов: трех— пятилетняя перспектива
§ 30 000 футов: одно— двухлетние цели
§ 20 000 футов: круг обязанностей
§ 10 000 футов: текущие проекты
§ Уровень моря: текущие дела
Начнем снизу списка:
Уровень моря: текущие дела. Это объединенный список текущих дел, таких как телефонные звонки, письма, требующие ответа, рассылки, которые необходимо сделать и вопросы, которые надо обсудить с начальником. Вам понадобилось бы от трехсот до пятисот часов на выполнение всего этого и это при условии, что мир вокруг замрет, и никакая новая информация поступать не будет.
10 000 футов: текущие проекты. Все действия, которые вам необходимо выполнить рассредоточиваются по некоторому (от 30 до 100) количеству проектов. Это относительно краткосрочные цели, которых вы стремитесь достичь, такие как, поставить дома компьютер, организовать конференцию по продажам или посещать дантиста.