Искусство письма

Искусство письма

Изящное искусство традиционного эпистолярного жанра не вполне подходит для современного делового письма. А порой и вовсе не годится. И вот почему.

Длинные и витиеватые в своей красоте тексты требуют соответствующего неспешного прочтения. И последующего вдумчивого осмысления. Наслаждения стилем. Они подходят для торжественных поздравлений и тому подобных случаев. Но в деловой, повседневной переписке данный стиль резко понижает вероятность даже того, что письмо будет прочитано полностью. И тем более понято. А ведь мы ждем еще и положительного ответа.

Конечно, если вы явно обращаетесь не к тому человеку инее тем вопросом, то форма письма вряд ли сотворит чудо и поможет вам добиться желаемого. Но если ваше предложение потенциально интересно адресату в принципе, то словесная форма может сыграть решающее значение. Хотя искусством современного делового письма порой недостаточно владеют даже специалисты.

К нам за помощью обратилась психолог, бизнес-консультант российского филиала одной международной консалтинговой корпорации. Компания проводит обучение руководителей по вопросам менеджмента и делового общения. Процесс организован по-западному тщательно. Даже такие мельчайшие детали, как, например, оформление методичек, показывает претензию на высочайший класс. Но есть одна трудность для бизнес-консультантов: искать клиентов они должны сами. Есть рекламное письмо для рассылки потенциальным клиентам. Однако, как предупреждают сами руководители компании, эффект от этого письма — нулевой. Поэтому консультантам приходится лично обзванивать и обходить региональные бизнес-предприятия, пробиваться через секретарей на разговоры с начальниками. Процесс этот невероятно трудоемкий при невысокой эффективности.

И вот, знакомый нам бизнес-консультант задалась целью облегчить себе процедуру поиска клиентов. Для чего и попросила нас составить для нее другое рекламное письмо. Это было сделано.

Для сравнения мы приводим здесь два текста: первоначальное, официальное письмо компании и новое, показавшее на практике свою эффективность.

Задачи письма:

1. Выйти на контакт с руководителем без предварительного согласования и мимо секретаря.

2. Договориться о встрече.

Официальное письмо компании:

Уважаемый (Иван Иванович), в настоящее время современным руководителям все чаще приходится сталкиваться с необходимостью изменений в подходах к управлению бизнесом и актуальным вопросом: «Как добиваться значительного и стабильного успеха в условиях постоянно меняющейся бизнес-среды?».

Методики повышения эффективности, разработанные компанией NNN, дают ответ на этот вопрос. Корпорация NNN является компанией мирового уровня по организационному развитию с более чем 40-летним опытом. Нами разработан ряд программ по повышению эффективности, как руководителей, так и организаций в целом путем оценки текущей ситуации, постановки целей и внесения необходимых изменений. Партнерами NNN являются десятки тысяч компаний в 70 странах мира.

Конструктивные изменения в организации — это всегда результат внутренних изменений ее руководителя: его видения ситуации и перспектив, возможностей и средств управления. Определяя вместе с руководителем необходимые изменения, мы путем создания рабочих групп на предприятии и руководства ими помогаем достигать конкретных измеримых результатов. Навыки, приобретенные участниками групп в процессе совместной работы устойчиво закрепляются и впоследствии используются самостоятельно. Это один из самых эффективных способов изменений по сравнению с любыми другими инвестициями.

Некоторые из клиентов NNN: Allianz, American Express, BP, Bank of America, British American Tobacco, Coca Cola, Deutsche Bank Group, Ernst and Young, Fedex, GE, Henkel, Hilton, Holiday Inn, HP, IKEA, L’oreal, McDonald’s, Nike, Nokia, Oracle, Philips, PWC, Ralph Lauren, Saab, Siemens, Texaco, Toshiba, UPS, Xerox, а также российские компании A…, P…, В…, Л…, P…, П…

Уважаемый Иван Иванович, прошу уделить мне 20 минут для встречи. Уверена, что наши услуги могут быть полезны и Вашей компании.

С уважением, Л… Б… Консультант филиала NNN в С-Петербурге.

Новое, эффективное письмо:

Уважаемый Иван Иванович!

Предполагаю, что Вы заинтересованы в росте прибыли и экономической безопасности «…(название его фирмы)…» в условиях кризиса. Поэтому предлагаю Вам рассмотреть возможность сотрудничества с корпорацией NNN.

Она внедряет программы по организационному развитию и является лидером на этом рынке. Среди ее российских партнеров: А., В., Л., Р., П..

Я предлагаю личную встречу, чтобы дать Вам более детальную информацию (о NNN, программах, рекомендации), и обсудить варианты сотрудничества.

Желательная продолжительность встречи — 20 мин.

Прошу сообщить удобное для Вас время и место.

С уважением, Л… Б…, бизнес-консультант.

После рассылки по Интернету данного письма, руководители сами стали звонить консультанту и назначать встречи. В чем же здесь секрет?