Глава 17. Распределение времени
Если вы не будете управлять своим днем, ваш день будет управлять вами. Наверняка вам случалось проработать четырнадцать часов кряду и в конце дня задаться вопросом: «А чего я на самом деле добился сегодня?» Мало что деморализует так, как постоянная занятость и отсутствие при этом значимых результатов.
Помните: вы не способны управлять временем напрямую, вы можете управлять только своей жизнью. Поэтому «распределение времени» стоило бы назвать «распределением жизни».
Возьмите под контроль время, которое у вас есть, — и вы возьмете под контроль свою жизнь.
Перестаньте постоянно отвлекаться, думая о том, что пошло не так вчера и что пойдет не так завтра. Начните делить свое время и свой день на ячейки настоящего.
Управление ежедневником
Я не знаю, относитесь ли вы к ведению ежедневника как к военной операции или же у вас его вообще нет. Моя жизнь была бы полным провалом без хорошо организованного ежедневника. После десяти лет и множества личных помощников, которые уволились, не в силах совладать с моим хаотичным расписанием, я понял следующее:
1) очищайте свой ежедневник и переделывайте его;
2) сделайте свой ежедневник доступным для важных вам людей;
3) синхронизируйте свой ежедневник на всех ваших электронных устройствах;
4) заранее зарезервируйте время на самые важные дела на год вперед;
5) отводите под самые важные дела те периоды дня, когда вы наиболее продуктивны;
6) используйте функции повтора и уведомления;
7) планируя встречи, указывайте детали;
8) актуализируйте и переделывайте свой ежедневник каждый год.
Давайте рассмотрим эти пункты подробнее.
Очищайте свой ежедневник и переделывайте его. Обычно после года постоянного использования ежедневник начинает походить на карту лондонского метро. По крайней мере раз в год, в идеале когда весь остальной мир отдыхает (в августе или декабре), вам следует проводить полную очистку ежедневника. Для этого вам нужно проверить все повторяющиеся события и удалить все прошедшие или потерявшие актуальность. Проделать такую работу придется со всеми устройствами, так как отдельные записи могут остаться только на некоторых из них (например, быть на компьютере, но отсутствовать на телефоне или быть в вашем ежедневнике, но не в ежедневнике вашего личного помощника).
Сядьте со своим спутником жизни и убедитесь, что расписание соответствует вашим семейным планам и не ущемляет их. Сделайте это тогда, когда будете уточнять свое видение и устанавливать цели. Сверьтесь со своим видением и зонами основных результатов. Определите, в какие моменты общение с близкими людьми важнее, где вы можете совместить призвание и отдых и что вам нужно начать делать, перестать и продолжить.
Сделайте свой ежедневник доступным для важных вам людей. Удостоверьтесь, что ваш ежедневник всегда у вас под рукой дома, на работе, на вашем компьютере и мобильном устройстве. Проследите, чтобы все значимые в вашей жизни люди, такие как личный помощник, партнер по бизнесу, ключевые менеджеры и ваш спутник жизни, имели к нему доступ. Если при фразе «синхронизация на разных устройствах» вам становится дурно, попросите помочь знакомого «технаря». Как только ваш ежедневник будет синхронизирован и доступен нужным людям, они перестанут посягать на то время, которое у вас уже занято, а если вы им для чего-то понадобитесь, они смогут зарезервировать какие-нибудь ячейки, но только не те, что помечены ярлыком «Не удалять!». Они выучат ваши привычки и ежедневные ритуалы и подсознательно начнут понимать, когда вас лучше не беспокоить.
Синхронизируйте свой ежедневник на всех ваших электронных устройствах. Убедитесь, что вы можете легко и быстро получить к нему доступ на всех устройствах, которые вы используете, включая телефон, ноутбук, домашний компьютер, рабочий компьютер и iPad.
Заранее зарезервируйте время на самые важные дела на год вперед. Это, пожалуй, самая ответственная часть вашего управления ежедневником (то есть жизнью). Всё, что относится к ВЦЗЗК, должно планироваться в первую очередь — и по крайней мере на год вперед. Сюда должны входить не только работа, но и семейная и общественная жизнь, если они у вас пока разделены. Сядьте со своим партнером, зарезервируйте повторяющиеся ячейки времени без срока давности и к каждой добавьте примечание «Не удалять!».
Эти ячейки должны занимать события высокой важности или ваши самые любимые вещи, например:
• отпуск (можете ли вы совместить призвание и отдых?);
• дни свиданий / вечера дома / время с семьей / походы в кино;
• поездки, экскурсии и школьные мероприятия;
• работа над видением и стратегией, планирование;
• мероприятия, связанные со здоровьем, посещение спортзала, а также ваши главные увлечения;
• встречи с ключевыми сотрудниками;
• дела, относящиеся к ЗОР высокого уровня;
• передача дел другим людям;
• обучение и самосовершенствование;
• работа с КПЭ и отчетами.
Если вы запланируете все эти задания по крайней мере на год вперед и поставите их повторение каждую неделю, месяц или год, тогда все прочие дела придется распределять по оставшемуся времени. Если же вы этого не сделаете, вашу жизнь заполнят рутина и «текучка»; у вас не останется времени ни на что из вышеперечисленного — и тогда вас ждут перегруженность, замешательство и неудовлетворенность. Этот прием, возможно, один из наиболее эффективных примеров использования принципа рычага. Он высвобождает много времени быстрее и надежнее всего.
Отводите под самые важные дела те периоды дня, когда вы наиболее продуктивны. Понаблюдайте за своей энергией в течение дня и за циклами подъема и спада производительности. Когда вы наиболее продуктивны, когда находитесь в потоковом состоянии? Когда на вас находит сонливость и сколько она длится? Когда вам хочется побыть одному? Когда тянет к людям? Когда вы предпочитаете работать, а когда — развлекаться? Когда к вам приходит вдохновение?
Я изучал энергетические циклы разных людей. Некоторые говорят, что лучше вставать очень рано, другим нравится работать допоздна. Кто-то говорит, что в середине дня лучше поспать. Кто-то — что обед должен быть легким. Одним нужно восемь часов сна, другим достаточно пяти. Где здесь правда?
Правда — это то, что работает в вашем случае, что основано на ваших привычках.
Проблема состоит в том, что многие люди недостаточно хорошо себя знают, чтобы связать свои энергетические циклы с управлением временем и жизнью. В течение следующих двух недель ведите «энергетический журнал». Можете просто создать текстовый файл и отмечать каждый час, что вы делали, когда работали и отдыхали и как себя при этом чувствовали. Пишите, когда вы были в ударе, когда вам пришлось нелегко, когда вы чувствовали себя по-настоящему продуктивным. Вы получите исчерпывающее представление о своих ежедневных циклах и сможете легко увеличить результативность, если будете строить планы в соответствии с ними.
Самые важные дела привязывайте к моментам, когда вы «в потоке». Любую рутину и всё, что не представляет важности или срочности, планируйте на периоды спада энергии. Работать над зонами основных результатов (ЗОР) и задачами, приносящими доход (ЗПД), лучше тогда, когда вам никто не мешает. Отпуск тоже лучше планировать заранее, на время школьных каникул или на месяцы, когда вы хуже всего себя чувствуете. Ешьте, когда проголодаетесь, а не потому, что все обедают с 12:00 до 13:00.
Теперь вы можете жить по собственным стандартам, которые лучше всего работают для вас. Вы больше не будете чувствовать вину и оглядываться на других. Вам больше не придется изыскивать силы на выполнение важных задач. Вы начнете добиваться большего за меньшее время и станете по-настоящему независимым человеком.
Чтобы помочь вам перестроить жизнь подобным образом, я поделюсь с вами некоторыми озарениями, посетившими меня за прошедшие годы. Какие-то из них могут сработать и для вас, другие вам не подойдут, но, по крайней мере, у вас будет руководство для создания собственного списка.
• Мое наиболее продуктивное время — с 5:45 до 8:30.
• Максимально эффективная доза кофеина — две чашки кофе в день (немного больше — и я превращаюсь в пассивно-агрессивного параноика).
• Мое наиболее творческое время — с 6:30 до 8:30.
• Время спада энергии — с 17:45.
• Лучшее время для еды — 9:00, 14:00 и 18:00 (но не позднее; не стоит планировать совместный ужин после 19:00: я буду ужасным собеседником).
• Мне не идет на пользу ни один алкогольный напиток, даже когда мне кажется иначе. Никакой выпивки. Никогда.
• Лучшее время для отхода ко сну — 21:00. Сплю я до 5:45.
• Лучший будильник — мой сын.
• Худшее время для встреч — с 10:45 до 11:30 (передышка перед второй чашкой кофе за день). Оно же — лучшее для неважных и рутинных задач (скорее всего, я их не сделаю, но это не имеет значения).
• Лучшее время игры в гольф с Бобби — 10:00, 15:00 или 17:00.
• Лучшее время для занятий в спортзале — 8:30, 10:00 или 15:00.
• Наиболее продуктивные места для работы — гостиная, кафе, да где угодно, лишь бы был красивый вид и Wi-Fi (но только не в офисе).
• Лучшее время для написания книги — с 4:30 до 8:30.
• Лучшее время для рассылки инструкций по электронной почте — до того как сотрудники придут на работу.
• Лучшее время чтения электронных писем и очистки почты — с 6:15 до 8:15 или после 18:00 накануне рабочего дня.
Идея состоит в том, что, познав себя, вы будете добиваться большего за меньшее время, наслаждаться жизнью и делать что-то по-настоящему важное, причем эти возможности возрастут по крайней мере в пять раз. Распланируйте свой день, возьмите происходящее под контроль и смотрите, как правило 80/20 и закон сложного процента работают на вас!
Используйте функции повтора и уведомления. Функция повтора в ежедневнике спасет вас от многочисленных опозданий, ошибок и недосмотров. Она позволяет делать важные задачи бессрочными. Вы можете назначить повтор события ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежегодно и быть уверенным, что никогда не забудете ничего важного. Это работает как для дел, относящихся к ВЦЗЗК, так и для продления страховок, перевода банковских счетов на более высокие проценты, прохождения техосмотра, дней рождений и т. д. Убедитесь, что вы поставили уведомление немного заранее, чтобы у вас было время закончить предыдущую задачу.
Отправьте уведомления всем людям, которых касается данная запись или которые должны быть в курсе происходящего: менеджерам, ответственным за конкретные задачи, вашему личному помощнику, исполнительному директору, жене (или мужу).
Планируя встречи, указывайте детали. Слово «встреча», написанное в ежедневнике, не несет достаточной смысловой нагрузки. Если мне приходит напоминание о встрече, а я не уверен, что помню, о чем точно идет речь, такое приглашение я отклоняю или удаляю. Требуйте от людей ясности относительно запланированных мероприятий, их целей и повестки — и сами придерживайтесь этих правил.
Актуализируйте и переделывайте свой ежедневник каждый год. Каждые полгода-год просматривайте и очищайте его, чтобы он максимально соответствовал ВЦЗЗК.
Теперь, когда вы организовали и упорядочили ежедневник, а также выстроили расписание с учетом ваших энергетических циклов, вы должны научиться жить в настоящем моменте, заниматься одним, самым главным для вас сейчас делом — тем, что запланировано у вас в ежедневнике, — и не обращать внимания на всё остальное.
Когда вы выполняете текущую задачу, одновременно с этим мечтая о чем-то, беспокоясь, думая о прошлом или будущем, вы теряете сосредоточенность на настоящем моменте, в котором — и только в котором — существуют успех и радость. Вы можете сделать только то, что делаете сейчас. Вы можете контролировать только то, что контролируете сейчас.
Вот некоторые инструменты и техники, способные помочь вам сосредоточиться на настоящем моменте:
• начинайте сразу;
• делайте одно дело зараз, максимально сосредоточившись на нем;
• не позволяйте себе перерывов и пустой траты времени.
Давайте рассмотрим все эти пункты по порядку.
Начинайте сразу. Не откладывайте. Не поддавайтесь прокрастинации. Не придумывайте оправданий. Просто возьмите и начните прямо сейчас. Делайте то, что получается: доведете до совершенства потом. Прогресс в движении к достойной цели заставляет ваш организм вырабатывать эндорфины и серотонин (химические вещества в мозге, которые обеспечивают вам хорошее самочувствие), поэтому вы испытаете эмоциональный подъем, когда начнете выполнять задачу, даже если добьетесь не слишком многого. Философия управления жизнью — это умение начинать сразу, откладывать совершенствование на потом и вносить коррективы по ходу дела.
Делайте одно дело зараз, максимально сосредоточившись на нем. Сосредоточиться на чем-либо означает следовать по одному пути до достижения успеха. Занимайтесь одной задачей, относящейся к ЗОР или ЗПД, в течение тридцати — девяноста минут; уберите все возможные отвлекающие факторы, а в конце наградите себя за дисциплину небольшим перерывом. Не перескакивайте каждые несколько минут с одного дела на другое, не поддавайтесь иллюзии, что так вы сделаете больше, — так вы поднимаете себе настроение, но в действительности тратите время зря. Холодному мотору машины требуется время на то, чтобы прогреться, и гоночный автомобиль будет работать на ограниченных оборотах и не позволит вам набрать максимальную скорость, пока двигатель не достигнет нужной температуры. Точно так же вы можете войти в потоковое состояние не сразу, а после разогрева, то есть сперва вам нужно будет какое-то время посвятить текущей задаче. Каждый раз, когда вы бросаете дело и переключаетесь на что-то другое, вам приходится заново разогреваться, и вы теряете время.
Вы можете проявить изобретательность и запланировать последовательно похожие дела, чтобы не разогреваться несколько раз и максимизировать использование потокового состояния и концентрации. Вы можете устраивать несколько встреч подряд в один день, держать на ноутбуке всю необходимую информацию, чтобы выполнять все задачи без необходимости возвращаться в офис, иметь под рукой все учетные записи, чтобы не искать их, и т. д.
Не позволяйте себе перерывов и пустой траты времени. Сконцентрируйтесь на ваших ВЦЗЗК, и вы научитесь интуитивно понимать, чему стоит уделить больше времени, а что лучше отбросить. Планируя заняться важными задачами, позаботьтесь о том, чтобы вас ничто не отвлекало. Не давайте соблазнам никаких шансов, не позволяйте мешать вам никому, включая себя самого! Найдите большие наушники и смотрите на людей отсутствующим взглядом, когда они с вами заговаривают.
Выясните, что отнимает у вас больше всего времени, и полностью избегайте этих ситуаций. После небольшого исследования (которое я отдал на аутсорсинг своему специалисту, разумеется) получился вот такой список дел с указанием времени (в процентах), что можно было бы сэкономить:
• электронная почта — 40 %;
• социальные сети — 30 %;
• уведомления на телефоне — 15 %;
• интернет-серфинг — 5 %;
• другие дела.
Я добавил еще несколько: проблемы других людей, циклы «остановиться — начать — остановиться — начать», споры и дискуссии. Игнорируйте всё это, особенно проблемы и срочные дела других людей, которые постараются вас убедить, что вас их трудности тоже касаются.
Попробуйте понять, насколько их паника и заявления о срочности соответствуют реальному положению дел, и, если эти люди всегда так себя ведут, пошлите их к кому-нибудь другому.
Никогда не отвечайте на телефонные звонки в то время, которое у вас отведено на работу с зонами основных результатов (ЗОР) и задачами, приносящими доход (ЗПД). Если дело действительно срочное, вас найдут тем или иным способом. Отключите на телефоне все звуковые и прочие сигналы.
Краткий обзор главы
Не позволяйте своему дню управлять вами — управляйте им! Это удобно делать с помощью ячеек времени — записей в ежедневнике. Определите приоритеты в соответствии с вашими ЗОР и ЗПД. Предоставьте доступ к ежедневнику всем важным для вас людям и синхронизируйте его на всех своих устройствах. В первую очередь всегда нужно резервировать время на самые важные занятия, например на вечера с семьей, походы в спортзал, выработку видения и стратегии. Понимание того, в какое время суток ваша производительность выше, сделает вас в пять раз эффективнее. Избегайте любых бесцельных трат времени. Производительность включается, когда все звонки и сигналы выключены!