Эффективное распоряжение

Эффективное распоряжение

Простые подсказки для руководителя

Позитив и конструктив

Учить себя грамотно отдавать распоряжения надо с самых простых вещей, а именно - с правила позитива и конструктива:

Не говори, что плохо. Говори, что сделать надо.

Обычно: даем усиленную негативную оценку, но не даем прямого распоряжения.

- Что у вас за бардак? (И пошел дальше…)

Грамотнее - наоборот: негативную оценку снизить (от мягкого смягчения до никакой и выше до положительной) и дать прямые, конкретные распоряжения.

- Хорошо, я вижу, у вас бодрая работа! Но сейчас - наведите порядок.

Раскладка по главному алгоритму: «Хорошо, я вижу, у вас бодрая работа!»

• «Хорошо» - лидерский комментарий: оценили положительно, что имеет одновременно несколько смыслов: мотива-ция-энергетизация и - «Я имею право вас оценивать». То есть: «Вы мне подчинены». «Я вижу» - «я за вами слежу, вас контролирую, и это нормально». «У вас бодрая работа»- два напоминания и мотиватор. Напоминание раз: о том, что здесь работа (а не тусовка, например), и два: работа должна быть бодрой. Мотиватор - энергетизирующая положительная оценка.

В результате - ПРИСТРОЙКА (немного сверху), одновременно ЗАХВАТ.

«Но сейчас - наведите порядок».

ПРИЕМ после ЗАХВАТА. ВЕДЕНИЕ, следующее из ПРИСТРОЙКИ.

А где ФИКСАЦИЯ? Правильно, фиксация тут пропущена - по крайней мере не указана. А нужна ли тут фиксация и какая? Нужна: например, внимательный взгляд, отслеживающий реакцию на ваше распоряжение. Дождались кивка или движения в сторону наведения порядка - хорошо, ваш взгляд потеплел, вы улыбнулись и взглядом их отпустили.

• Положительное подкрепление. То есть заодно - и дрессировка.

Захват

Умение делать захват - это, пожалуй, самая «коронка», самая секретная техника успешных руководителей. При знании этой техники делается она несложно: как правило, типичный простой захват можно разделить на три основных этапа.

1. Вынуть человека из его ситуации. Отвлечь. Вывести человека в нейтральное положение, попросив отложить то занятие, которым он сейчас занят.

«Подойди сюда, пожалуйста!» (Встань, посмотри на меня, отложи на секундочку свою книгу и так далее…)

Даже если человек свободен, его все равно, как правило, приходится отвлекать: от его приятного ничегонеделания. Чтобы в этот момент не вызвать сопротивления, лучше избегать интонации приказа или наезда; предпочтительно использовать мягкую, спокойную просьбу или веселую, многообещающую провокацию: вроде как приглашаю поиграть…

• Все люди - дети, и это работает.

2. Вставить его в нужную ситуацию: произвести предварительную организацию.

«Возьми блокнот!» (Ручку, подержи эту вещь и так далее…,)

3. Дать ключевую команду: «Запиши: тебе сейчас нужно…»

Если человек не выполняет просьбу или отвлекается, захват нужно повторить или усилить: для этого часто используется пауза… Вы прерываете незаконченную речь и соответствующие действия… И внима-а-тельно смотрите на этого славного и такого интересного человечка…

• Пауза действует и один на один, а в окружении группы, когда человек задерживает остальных, - тем более.

В варианте с детьми иногда проще всего использовать реальный физический захват и фиксацию: мягко, обтекая - обняли, одна рука фиксирует плечо, другая - голову…

• Вырываться трудно, а главное - не хочется!

Попутно можно чмокнуть в щечку или просто попросить: «Обними мамочку, мне так приятно…» Когда ребенок размякнет, с ним легче найти общий язык.

• Любовь и захват-это так рядом!

Возможных вариантов захватов - море, особенно если включать сюда создание соответствующих эмоциональных состояний: от беспокойства и любопытства до жадности и восторга. «Захватил внимание», «захватывающий рассказ», «захватывающее зрелище» - это все про то же, про чарующее искусство коммуникативного захвата.

Инструктаж

Это успокаивает любого сотрудника. От этого в восторге женщины! Это понимают даже дети. Это чудодейственное средство - лидерский инструктаж. Люди часто недооценивают его силу, но все мудрые администраторы и опытные родители прибегают к нему в затруднительных ситуациях. Действительно, сколько проблем просто не возникло бы, если бы вместо требовательных приказов, воодушевляющих пассажей или обиженных претензий - звучал бы четкий и спокойный инструктаж: «Возьмите. Сделайте. А потом вот это. Ну и хорошо».

Теперь прочитайте следующий текст и отметьте все места, которые делают его убедительным.

- Возьмите блокнот и ручку, садитесь вот сюда и записывайте. К праздничной встрече вам надо будет купить вино, конкретно десять бутылок красного, десять белого - все на ваш выбор - и пять бутылок водки.

- Вы что?

(Можно взять маленькую паузу, спокойно глядя милой женщине в глаза… Пусть услышит, что она только что сказала!)

- Я вам еще не говорил, что, когда дает распоряжение руководитель, сотруднику надо его не перебивать, а дослушать до конца? (мини-транс.) Ваше мнение мне понадобится минут через пять, я вам скажу.

Спасибо. А теперь отметьте все обороты в тексте, где был использован инструктаж.

Сколько моментов совпадения?

Практикум «Родительское собрание» - вводная

Ситуация: Диме двенадцать лет, к порядку не приучен, увлечен компьютером, маму любит, но в основном любит использовать, отец в жизни семьи не участвует. Проблема: сын отмахивается от любых слов, не учится, в комнате бардак. Запрос мамы: с чего начать? Как хотя бы заставить в комнате прибраться?

• Размышление: «заставить» - насколько случайно это слово? Возможно, отсутствие контакта с сыном - следствие жесткого, приказного стиля общения?

Нет, выяснение деталей показало другое: мама - человек интеллигентный, скорее мягкий, ругается только от бессилия, а сын сидит у нее на шее, которую она с любовью подставляет.

Что хорошо: мама - человек творческий, гибкий, раньше занималась в театральном кружке. Умеет учиться и готова отношения с сыном менять.

Вопросы: что порекомендуете маме на перспективу? А что - в качестве оперативных мер, хотя бы как вместе с ним убрать его комнату?

Свои ответы, хотя бы предельно коротко, зафиксируйте здесь.

____________________

____________________

____________________

Практикум «Родительское собрание» - возможные рекомендации

Прочитайте внимательно следующий текст…начало текста

Рекомендованы книги: Ю.Б. Гиппенрейтер «Общаться с ребенком: как?» и Роберт Т. Байярд, Дж. Байярд «Ваш беспокойный подросток: практическое руководство для отчаявшихся родителей».

Как оперативная мера - инструкция для разговора с сыном по схеме.

1. ЗАХВАТ. Четкая фраза: «Дима, подойди сюда». И пауза, во время которой внимательно смотрите на Диму. До тех пор, пока он не подойдет. Если не подходит, фраза: «Я жду». И - пауза, взгляд, до тех пор, пока не подойдет…

2. ПОСТРОЕНИЕ. Если Дима стоит криво: «Встань по-ровнее, мне так на тебя приятнее смотреть». Пауза, ожидание выполнения.

3. ЧЕТКИЙ ИНСТРУКТАЖ. «Хорошо, теперь возьми чистый лист бумаги, ручку, сядь к столу. Пиши: мои дела надень. Первое: разобрать вещи. Далее…

Идет перечисление…

4. ДОЖИМ И ФИКСАЦИЯ. Если Дима пробует сопротивляться, задаете вопрос: «Ты действительно хочешь это обсудить?» Если он что-то кричит на тему «Это моя комната…», у вас в кармане ответ: «Да, многие дети так думают. Откуда у тебя эта информация, кто и когда это тебе сообщил?» Если идет ссылка на прошлое, ответ следующий: «Да, это было, но мы свои ошибки исправляем».

5. СОВМЕСТНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩАЯ КОНТРОЛЬ. Самостоятельно комнату он должным образом все равно разбирать не будет, поэтому вам лучше находиться рядом и принимать участие в уборке: в первую очередь обеспечивая контроль. Какие самые типичные протестные фразы, вопросы могут возникнуть у ребенка?

«Ничего не трогай! Только через мой труп!» - «Ради бога. Ты правда на этом настаиваешь?»

«Коробку не трогай! Только не это!»1 - «Хорошо. Рассказывай, что и как ты хранишь в этой коробке и почему это самый оптимальный вариант хранения».

конец текста

Можете прочитать еще раз - и еще столько раз и так, чтобы на следующей странице быть готовым основные пункты этой инструкции воспроизвести.

Итак, готовы?

1 Перевод: «Я хочу это обсудить!»

Продолжение практикума «Родительское собрание»

Итак, если вы хотите, чтобы ваш сын разобрался в своей комнате, навел там порядок, -

• Первый раз в жизни!

по памяти и по душе запишите основные пункты разговора, который на месте Диминой мамы вы бы провели.

• То есть - ваша самостоятельность и ваше творчество приветствуются!

____________________

____________________

____________________

Фиксация

Ну почему люди так часто пропускают фиксацию?! Вот произнес пламенную речь (рекламного характера), в аудитории множество заинтересованных глаз, но речь заканчивается, и… - и все.

Все.

Прочувствуйте ситуацию со стороны аудитории: «Он закончил, и ничего не произошло… Аплодисментов нет, заинтересованных вопросов никто не задал… Значит, предложение неинтересное? А я-то, дурак, повелся…» - все логично, поскольку он смотрит только на выступающего и других таких же горящих глаз, как и у него, слева и справа - не видит.

Обязательное правило: после каждого значимого выступления организуйте реакцию, чтобы аудитория услышала и поняла, что услышанное было ей - интересно.

• Самый ни к чему не обязывающий вопрос: «Поднимите руки те, кому сейчас кажется, что ему это может быть интересно» - тут руку не поднять трудно… А если руки подняли многие - ну, значит, выступление было стоящим.

Фиксация очень похожа на подписание соглашения. Как только человек выдвигает свои встречные условия или просто соглашается с предложенным, он попал. Для этого можно использовать следующие формочки:

- Когда тебе можно перезвонить, чтобы договориться о встрече?

- Поднимите руки те, кого это предложение заинтересовало.

- В каком виде ты предпочитаешь это делать?

- Сколько тебе понадобится для этого времени?

- Сколько ты готов заплатить или какая оплата тебя устроит?

Практикум: Как обратиться к руководству

Для закрепления пользования алгоритмом ЗАХВАТ - ПРИЕМ - ФИКСАЦИЯ и универсальной схемы коммуникативной схватки предлагаем самостоятельно прописать подробную последовательность шагов в ситуации, когда надо максимально результативно обратиться к руководству.

• В качестве помощи и подсказки можно обратиться к соответствующей главке в книге «Формула успеха», но предупреждаем, что многие детали вам придется додумывать самостоятельно.

Итак, заполните эту схему своим жизненным опытом и мудростью!

Ответы на практикум

«Как обратиться к руководству»

У вас получилось похоже, да? Чтобы эта схема действительно встроилась в вашу жизнь, напишите полный текст своего возможного разговора с шефом. А потом, при удобном случае, проведите этот разговор и еще раз просмотрите его с точки зрения использования всех необходимых деталей. Насколько эффективны были пристройки, насколько успешен был захват? Все ли результаты зафиксировали вы сами и все ли, что нужно, зафиксировал ваш уважаемый шеф?

Обустройство, или Пространственная организация общения

Территориальный язык коммуникаций

Возле камеры № 7 Мюллер остановился. Он долго смотрел в глазок, потом дал знак охраннику, и тот отпер тяжелую дверь. Мюллер вошел в камеру первым. Следом за ним

Штирлиц. Охранник остался возле двери. Камера была пуста.

Каждая птица хочет свить свое гнездо, каждый руководитель хочет обустроить свой кабинет, каждая ситуация общения требует своего обустройства. Деловая встреча требует деловой обстановки, личная - обстановки уютной. Если вы хотите подчеркнуть важность вопроса, вы не будете решать его на ходу в коридоре.

•Да?

Разговор складывается очень по-разному, в зависимости от того, вы. подходите к подозвавшему вас человеку

• На его территорию.

или человек идет за вами к вам в кабинет.

• После чего по вашему приглашению садится туда, куда вы ему указали. Или остается стоять, если вы сесть ему не предложили.

Разрешите пригласить вас за стол. Нет, вам не сюда…

Имеет значение и то, как вы расположитесь за столом. Посмотрите схему:

Самое неудачное для контакта - расположение А-Б3: так стоит садиться, только если вы хотите подчеркнуть свою независимость от партнера или нежелание с ним общаться.

Расположение А-Б2 подходит для деловой беседы с элементами противостояния: у вас есть общие вопросы, но вы смотрите на них с разных сторон, и каждый со своим интересом. Эта позиция, естественно, разрешает конкуренцию, атаку и защиту.

Если на переговорах используется игра «хороший-плохой», то очевидно, что «плохой» (вредный, неуступчивый, задающий неудобные вопросы) должен сесть напротив (А-Б2), а «хороший» (милый, дружественный, стремящийся к компромиссу) будет вести свою обработку из личной позиции А-Б1.

Расположение через угол А-Б1 располагает не просто к партнерским, но к партнерско-личным отношениям: между вами есть пространство, но вы рассматриваете все вопросы практически «плечом к плечу». С другой стороны, нужно учитывать, что в этой позиции вы «завязаны» друг на друга и отсутствие общения переживается как тягостная пустота.

• Иногда это проблема, а иногда бывает очень «на руку».

Расположение А-Б4 - самое универсальное, подходящее и для партнерских деловых, и для ненавязчивых личных отношений. Вы рядом, вы можете смотреть на вопросы с общих позиций, но как легко обернуться друг к другу, продемонстрировав дружественность или интерес, также необременительно погрузиться в свои размышления, на некоторое время позабыв о партнере.

Основные факторы в такой психогеографии - это

• дистанция между вами,

• предметы между вами и

• разворот друг к другу.

Любой предмет между вами выполняет функцию «барьера», или «защитного препятствия»: если ваша задача - закрыться от партнера, то этому помогут и стол между вами, и очки или ручка в руках, и даже поза «коленка на коленку».

• Что еще? Как с творческого человека, с вас еще десять пунктов. Книга? Листы доклада? Сувенир, который можно крутить в руках и с интересом рассматривать?

Впрочем, очевидно, во всех других случаях эти защитные препятствия будут контакту мешать.

Язык поворотов

Что касается разворота, то, чтобы сделать его рабочим инструментом вашего эффективного общения, рекомендую взять яркий и умный фильм.

• Ну, например, «Тот самый Мюнхгаузен» и, выключив звук,

• чтобы не отвлекал великолепный текст, отслеживайте:

• какой стороной - левой или правой? - герои поворачиваются (поворачивают голову) друг к другу,

• уменьшают или увеличивают дистанцию,

• как при этом меняется у них выражение лица,

• когда и зачем поворачиваются друг к другу спиной…

По каким признакам вы можете догадаться, что герои настроены на общение? Настроены общение прекратить?

Кто открывается и ищет открытости, кому это неинтересно? Кто сейчас в нападении, кто в защите? Кто в ком больше заинтересован?

• И такдалее. Если сделаете просмотр не в одиночестве, а в компании таких же талантливых людей, как и вы, результаты будут еще более впечатляющими.

Следует выбрать расположение «лицом к лицу», когда вы хотите:

• подчеркнуть уважение и расположение к человеку, который с вами разговаривает,

• подчеркнуть деловой характер разговора,

• если хотите сказать нечто важное, то, что обязательно должно быть отмечено.

• В том числе когда хотите какой-то фразой человека расстрелять. Если сидите сбоку - не поленитесь, встаньте, пройдите на более выгодную позицию и киньте прямо в лицо.

С другой стороны, если вам нужно предупредить конфронтацию и подвести человека к позиции сотрудничества, ищите возможность уйти от расположения «напротив», от позиции «лицом к лицу» и пристроиться плечом к плечу.

• Да-да, просто чтобы лучше рассмотреть вот эту бумагу!

Просто сделали шаг к собеседнику, повернулись, оказались рядом с ним - три пункта, три секунды! - а многие вопросы решаются уже легче!

Правило «право-лево»

Левая сторона - сердечная, личная, интимная. Правая - деловая, общественная, формальная. Да. Предположим1. И что с этим делать? Пользоваться предельно конкретно.

Если вы хотите выразить человеку более теплое и личное отношение, поверните (и наклоните) голову не-

1 Обоснование - в интереснейшей (для специалистов) книге А.Я. Бродецкого «Внеречевое общение в жизни и искусстве: Азбука молчания».

много направо, чтобы вы оказались к нему немного - какой стороной? Попробуйте. Да, окажетесь к нему левой стороной. Вы смотрите на человека левой стороной - вы показываете ему свою открытость, желание идти на личный контакт.

• А если вы войдете в кабинет к чиновнику, он всегда будет смотреть на вас правой стороной лица.

Даже когда вы хотите попрощаться и уйти, вы можете сделать это по-разному: разрывая контакт правой или левой стороной лица. Если ваш внутренний текст: «Мне все это не нужно», вы при любом раскладе развернетесь через правое плечо; если же ваше отношение «Жалко расставаться, но мне пора», вы будете уходить, повернувшись левой стороной лица.

• Что любопытно, даже если дверь слева и вам придется для такой фигуры довольно сложно переминаться…

Практикум: Где лежать заявлению?

Ситуация: обсуждается вопрос, идут переговоры.

Собеседников: два или более.

Расположение: сидят за столом.

Между ними: листок с текстом, рисунком или схемой.

• Ну, предположим, это заявление. Что произошло:

Человек положил листок перед собой.

____________________

____________________

____________________

Человек положил листок между собой и партнером.

____________________

____________________

____________________

Человек пододвинул листок к партнеру.

____________________

____________________

____________________

Вопросы:

Как вы расшифруете происшедшее? Что означает, на ваш взгляд, тот факт, что человек положил листок ТАК или ТАК? Исходя из того, что едва ли могут быть однозначные расшифровки, дайте ТРИ разные интерпретации каждого из вариантов. Запишите их.

И что вы теперь будете делать, когда листок вам положили ТАК? Откомментируете? Переложите? Перейдете на сторону партнера?

Ответы на Практикум: Где лежать заявлению?

Смыслов положения листа действительно может быть много, и достаточно разных. Например:

Человек положил листок перед собой.

- Я заставлю вас идти мне навстречу!

- О себе я подумал, о вас - нет…

- Я тебе доверяю и знаю, что могу делать так, как удобнее мне. А тебе дам почитать попозже. Да?

Человек положил листок между собой и партнером.

- Я настаиваю, что мы на равных.

- Решите сами, где и как ему лежать правильно.

-Давай на этот листок будем обращать меньше внимания и обсудим вопрос неформально…

Человек пододвинул листок к партнеру.

- Хочу подчеркнуть уважение к вам.

- Хочу выразить вам свое расположение.

- Посмотри, тебе в этом разбираться долго. А мне уже все понятно…

- На, читай! Читатель…

Как узнать, какая из расшифровок в данном случае ближе к правде? Смотрите на стиль: на то, КАК человек положил на стол это заявление. Уверенно? С опасением? Со сжатыми зубами? С теплой улыбкой? А как повернута голова - к вам левой стороной или правой?

• Если правой, то расшифровки скорее: «Я вас заставлю!» и «Я настаиваю!», если левой стороной к вам, то в вашу сторону звучит: «Я тебе доверяю» и «Ты мне нравишься…»

Дистанция в общении

Следующий важный момент в обустройстве ситуации - это приемлемая для собеседника и соответствующая вашим задачам дистанция в общении. Сорок сантиметров между вами или метр сорок - иногда именно это оказывается критическим обстоятельством, определяющим успех или неуспех разговора. Если чисто пространственно вы находитесь слишком далеко от собеседника, он ощущает отсутствие контакта, а вы представляетесь ему человеком холодным или недружественно к нему настроенным. Напротив того, слишком короткая дистанция создает ощущение, что на него давят, а вы - человек бесцеремонный и навязчивый.

Как же определить это «слишком далеко» или «слишком близко»?

В первую очередь дистанцию в общении определяет тема (жанр) беседы. Дистанция официальных переговоров - от 3,6 м,

• ответственные сотрудники министерства вам уточнят, делового разговора: 1,2-3,6 м,

• в российской культуре обычно короче, потому что у нас деловые отношения всегда перемешиваются с личными,

личной беседы: 45 см - 1,2 м.

• Протянули друг другу руки, поздоровались, беседуем

• От «на ушко» до длины доверительного локтя.

Естественно, вносят свои поправки индивидуальные особенности вашего партнера: чем человек чувствует себя важнее и значительнее, тем более он настаивает на значительной дистанции.

• В кабинете самого высокого руководства подчеркивать величественность его Хозяина будет стол самых солидных размеров, который непременно окажется между вами.

Прохладное отношение выражается в тенденции держаться на расстоянии, однако, если вы в какой-то ситуации почувствуете сопротивление делового партнера вашему стремлению сократить дистанцию, не делайте преждевременных выводов: не факт, что он мало расположен именно к вам. Это может быть его общее отношение к людям или, скажем, национальные особенности.

• Известно, что южане естественным для себя образом общаются на более короткой дистанции, нежели, например, «горячие финские парни» и прочие скандинавы.

Итого: если вы хотите продемонстрировать расположенность к человеку, старайтесь уменьшить дистанцию между вами. Но если после вашего очередного микро-шага (или наклона) в его сторону он делает такой же микро-шаг назад или синхронно отклоняется от вас, значит, вы на границе приемлемой для него дистанции.

• Приемлемой пока. Возможно, через несколько минут его ощущение допустимой между вами дистанции изменится, особенно если вы практикуете подстройки.