КАК СОСТАВЛЯТЬ САМОРЕАЛИЗУЮЩИЕСЯ ПЛАНЫ?

КАК СОСТАВЛЯТЬ САМОРЕАЛИЗУЮЩИЕСЯ ПЛАНЫ?

Наличие плана, без всякого сомнения, помогает выполнить намеченные дела. И наоборот: если дела не запланированы, то они как бы не существуют. Приходится рассчитывать только на свою память, а память точно так же подвержена влиянию лени — мы склонны отодвигать желательные, но нежелаемые дела на край сознания.

Вопросам планирования посвящены тысячи книг по тайм-менеджменту, поэтому я ограничусь только собственным опытом.

Неделю назад мне позвонил бухгалтер и попросил собрать документы для подготовки годового отчета.

Я тут же сделал запись:

«Собрать счета и выписки для бухгалтера».

Прошла неделя. Но я не шевельнул и пальцем, чтобы выполнить обещание.

Почему?

Потому что бухгалтер совершил грубую ошибку, сказав, что «документы надо собрать в этом месяце».

Я усугубил его ошибку, не указав точную дату для выполнения его просьбы. И теперь, когда я смотрю на список ежедневных дел, это дело словно отсутствует. На нем нет грифа срочности, ведь срок — «в этом месяце» — охватывает весь месяц. И нет никакой «последней даты», «дедлайна», если, конечно, не считать ею последний день месяца.

Тем не менее я понимаю, что рано или поздно эту работу сделать придется. Каждый день я говорю себе: «Надо бы все-таки собрать бумаги, здесь работы всего на час».

И не собираю, потому что у меня хватает других дел и обязательств.

Как надо было поступить?

Во время разговора с бухгалтером я должен был приблизительно определить время, которое обычно уходит на подготовку документов, и договориться с ним о крайней дате для передачи.

Если эта дата наступает, скажем, через две недели, я могу выбросить эту задачу из головы и приступить к подготовке документов только на четырнадцатый день после разговора.

И именно эту дату я должен был записать в своем ежедневнике.

Более эффективный вариант.

Мне надо сразу договориться с бухгалтером о встрече. И поставить не дату подготовки документов, а точное время встречи. Таким образом я припираю себя к стенке обязательством встретиться в определенный день. А сбор документов становится просто следствием главной необходимости — ведь я же не могу приехать на встречу с пустыми руками.

Так или иначе, возле любого, даже самого небольшого дела должны стоять точная дата и время.

20 марта. 16.30. Позвонить Петрову.

Если вы ограничитесь записью без указания времени звонка: «20 марта. Позвонить Петрову», то с большой вероятностью вы будете откладывать этот звонок до самого вечера. А когда наступит вечер, вы подумаете, что звонить в конце рабочего дня уже как-то неудобно (эту уважительную причину вам подбросит лень и вы с облегчением за нее схватитесь).

Любой план состоит из двух категорий дел:

1. Дела, не требующие волевых усилий.

Это обычно рабочие совещания и назначенные встречи. Вы гарантированно пойдете на совещание или поедете на встречу (проведете ее в своем офисе) — потому что вы обязаны присутствовать на совещании и есть договоренность о встрече.

Как бы то ни было, разговаривать и слушать — это не одно и то же, чем производить, придумывать, делать.

2. Дела, которым может помешать лень.

Сюда входят все остальные дела.

Для того чтобы дела начали выполняться, их надо перевести из второй категории в первую. Например, составляя план на 20 мая, вы указываете время сдачи работы, которую вам желательно и необходимо закончить к этой дате.

Если сегодня 10 мая, а не позже 20-го вам надо показать заказчику макет корпоративного сайта, вы записываете в ежедневнике:

20 мая. 14.00. Встреча с заказчиком.

После этого звоните ему и уточняете время встречи. Если дата встречи определена, дальше отступать некуда — вы сделаете свою работу в срок, даже если это будет стоить двух-трех бессонных ночей.

Примечание. Я знал дизайнеров, которым ничего не стоило пропустить встречу или привезти халтурную работу. Но такие дизайнеры очень скоро остаются без заказчиков и у них появляется много свободного времени для размышлений о несправедливости мироустройства.

Я сам составляю расписание на день на листке бумаге размером 9 х 9 см, т. е. на обычном листке из офисного «кубика».

На таком листке может поместиться не больше 5–6 записей. И это принципиально важно. Я записываю только то, что в состоянии сделать в течение одного дня.

Выполнив запланированное дело, я с большим удовольствием вычеркиваю его. Удачный день — когда вычеркнуты четыре задачи из намеченных шести.

Больше вряд ли удастся, потому что как бы мы ни планировали день, как бы тщательно ни оценивали время, необходимое для реализации той или иной цели, мы живем и работаем не в вакууме, а в окружении множества людей и непрерывно меняющихся обстоятельств. К примеру, срочное дело может быть сметено с дороги ОЧЕНЬ срочным и чаще всего незапланированным.

Вечером я составляю список на следующий день. И снова записываю дела, которые не удалось сделать сегодня. Если их не удастся выполнить и завтра, то я буду переписывать эти дела, пока они наконец не будут выполнены.

Нет смысла указывать в ежедневных планах крупные многокомпонентные задачи, выполнение которых растягивается на недели или месяцы.

Например, я не ставлю задание: «Написать книгу».

Вместо этого я записываю:

11.00–13.00. Отредактировать третью и четвертую главы.

Это всегда должны быть очень конкретные, сегментированные задачи.

Не размытое:

20 марта. Работа с бизнес-проектом.

Но совершенно определенное:

20 марта. 11.00. Написать раздел бизнес проекта: «Продвижение новых услуг и продуктов».

В первом случае речь идет о таком большом объеме работы, что вам будет страшно к нему подступиться.

Во втором случае задача и психологически, и практически намного легче: вам надо написать примерно три-пять страниц на узкую тему. Причем слово «написать» я бы взял в кавычки.

Ведь деловые тексты принципиально отличаются от публицистики и беллетристики. Не нужно придумывать нечто такое, чего никто до вас не писал. Достаточно просто-напросто открыть файл аналогичного бизнес-проекта (пресс-релиза, договора, коммерческого предложения, заявления в арбитраж и т. д.) и отредактировать в соответствии с новыми условиями.

Поэтому можно детализовать задачу:

20 марта.

1. Найти аналогичный бизнес-проект (открыть уже имеющийся файл).

2. Отредактировать раздел: «Продвижение новых услуг и продуктов».

Жизнь без планов

Когда мне завтра предстоит очень важная и совершенно неотложная задача, я могу вообще не составлять план на этот день. Во-первых, чтобы другие дела не отвлекали от этой задачи, а, во-вторых, я вряд ли ее забуду.

Значительную часть работы мы делаем без предварительных планов. Начальник дал вам срочное задание. Через час оно выполнено, но вы тут же получили новое поручение. И так весь день, и так всегда. Это обычно относится к рядовым сотрудникам, которые вынуждены работать, что называется, на подхвате.

Есть, правда, и другие люди, для которых планы имеют второстепенное значение. Для них записи в органайзере или настольном календаре — это не список дел, обязательных к выполнению, а всего лишь напоминания о событиях, которые произойдут в течение дня.

Я говорю о топ-менеджерах. Их работа состоит в основном из переговоров, планерок и совещаний. Им не нужно напрягать волю для выполнения конкретной работы, потому что они делегируют всю работу подчиненным, а большую часть проблем решают как раз во время встреч и совещаний.

Стикеры

В качестве вспомогательного приема планирования часто используют стикеры. Обычно это выглядит так: человек пишет на стикере напоминание о некоем деле и наклеивает его на видное место — на холодильник, стену, доску или дверь.

Я думаю, многие видели комнаты и кабинеты, буквально облепленные стикерами. Неужели это все дела, которые необходимо выполнить в ближайшие дни?

Скорее всего, это дела, которые так и не были выполнены в прошлые недели и месяцы, а к ним ежедневно добавляются напоминания о делах, которые надо будет сделать в будущие месяцы.

Я видел интересную модификацию этого приема. Мой знакомый клеит стикер-напоминание на боковую панель монитора. Если дело не сделано в срок, он прикрепляет рядом точно такой же стикер с новой датой. Не помогает — еще один, потом еще один.

Он уверяет, что увеличивающееся количество стикеров одного цвета и в одном месте (иногда они занимают весь периметр монитора) начинает сильно раздражать и — воленс-ноленс — ему все-таки приходится выполнить задачу.

После чего он срывает стикеры, с наслаждением рвет их и выбрасывает в корзину.

Надо сказать, что у стикеров, как и у всех подобных визуальных напоминаний, есть один принципиальный недостаток: через короткое время мы перестаем их замечать. Это как с новой мебелью. Одну-две недели вы с удовольствием смотрите на новый диван или кресло, а через месяц они превращаются в такую же привычную деталь интерьера, как цветок на подоконнике.

Кроме того, когда неотложных дел становится слишком много, они перестают быть неотложными.

Однако можно посмотреть на это и с другой стороны. По-настоящему неотложные дела делаются вне зависимости от того, написали вы их на стикере или нет. Зато просмотрев коллекцию стикеров в конце месяца, вы обнаружите, что часть задач решилась «сама собой», часть отпала за ненадобностью, а те, что висят уже больше месяца, явно перешли в категорию «их делать необязательно».