Решение поставленной задачи и подведение итогов

Решение поставленной задачи и подведение итогов

Принятие окончательного решения — самый ответственный момент аналитической деятельности человека.

Чем проще и определеннее план действий, созданный вами, тем лучше. Простота мышления — это основа правильного решения.

Прежде чем принимать какое-либо решение, каждый из нас должен знать, какие в данном случае существуют альтернативы и какими будут последствия наших действий.

Вы можете составить список из двух колонок. В одну записываются все плюсы данного решения, в другую — все минусы. На данном этапе необходимо отбросить эмоции и действовать исходя из разумных соображений.

Одним из эффективных методов, помогающих сделать правильный выбор и принять верное решение, является так называемый мозговой штурм. Он представляет собой совместное решение поставленной проблемы одновременно несколькими людьми. Надо заметить, что результативность данного метода во многом зависит от степени подготовленности участников дискуссии, уровня их компетентности, а также от наличия необходимых документов.

Число участников может быть различным, но опыт показывает, что оптимальное количество — от пяти до семи человек. Заранее определяется время проведения мероприятия и его продолжительность. (Наиболее удачной считается продолжительность, выбранная японскими компаниями, равная 60 минутам.) Время выступления участников также можно определить заранее. В США, например, каждому отводится всего одна минута. Считается, что если человек не может изложить свою точку зрения за это время, то он в принципе не в состоянии этого сделать.

Большое значение имеет помещение, в котором проводится мероприятие. Если оно недостаточно проветривается и в нем наблюдается недостаток кислорода, это резко снижает качество работы.

Приведу один пример. На одном из заседаний участник по имени Олег П. сделал Хорошее предложение и затем уснул. После того как все выступили, предложение Олега П. поставили на голосование. Председатель сказал: «Кто за предложение Олега, попрошу проголосовать». В это время его сосед, стараясь разбудить Олега, тихонько толкнул его в бок. Тот, не разобравшись в сути происходящего, поднял руку и сообщил: «Я первый за это предложение». На что председатель любезно заметил, что Олегу надо быть скромнее. Все участники покатились со смеху...

Температура в помещении должна быть комфортной. Если будет слишком жарко, люди начнут засыпать, если холодно — участники станут с нетерпением ждать окончания, чтобы согреться. И главное — никто не должен курить. Никотин мгновенно блокирует области мозга, ответственные за формирование идей и предложений. Трудно и почти невозможно поверить, но за много лет участия в мозговых штурмах у нас ни один участник не курил. Курение строго запрещалось.

Все участники должны находиться в ровном эмоциональном состоянии. Хорошо периодически разряжать обстановку оптимистическими и юмористическими высказываниями.

«У меня, — говорит председатель заседания, — вчера было большое горе: жене вместо получки по ошибке отдал заначку.»

Если не все присутствующие знакомы между собой, необходимо сначала обменяться визитками, назвав четко имя, отчество и должность. А то недалеко и до курьезного случая.

Однажды мы с коллегами в Болгарии в мэрии г. Бургаса проводили совещание на тему развития российско болгарских отношений. В это время открылась дверь, вошел гражданин в спецовке, стал стирать пыль и крутить настольную лампу, стараясь по ходу разговора делать свои замечания. Думая, что это электрик, который ремонтирует электрический прибор, мы ему любезно намекнули, что сами знаем, как устанавливать международные отношения. И не стоит каждому прохожему давать нам советы.

Каково же было наше удивление, когда оказалось, что это был мэр города, и мы заседали в его кабинете, пока он находился в отпуске. Оказалось, что ему позвонили на дачу и сообщили, что приехала российская делегация, и он прибыл, чтобы ознакомиться с нашими предложениями, не успев даже переодеться. Потом мы узнали, что этот мэр родом из Габрово и большой любитель шуток и розыгрышей.

Каждая идея, какой бы нелепой она ни казалась, должна восприниматься с уважением. Тогда человек будет уверен, что его не обругают при всех и не выставят на всеобщее посмешище, ведь иначе ни он, ни другие участники не позволят себе спорить с руководителем и отстаивать какие-то новые, необычные, либеральные идеи.

На одном из совещаний нам представили специалиста по имени Владимир, 60 лет. И сообщили при этом, что этот человек отличается одной редкой способностью: он говорит что думает. Все сразу оживились, ведь это большая редкость в наше время. Председатель согласился с таким мнением. После этого совещание прошло на высоком уровне, и было высказано много ценных идей по построению новой космической системы связи. И жители Сибири и Дальнего Востока получили возможность смотреть телевизор.

И еще один пример.

Руководитель предприятия созвал на совещание своих сотрудников, чтобы объявить им о необходимости расширения своего бизнеса. Встал вопрос, что-нужно для этого сделать? Был применен метод мозгового штурма. Через несколько минут участники стали предлагать свои решения. И вот поднялся Виктор О. и предложил купить установку по производству некоего продукта. Решение было призвано лучшим, а затем этот человек был назначен начальником отдела по рекламе и маркетингу с очень хорошей зарплатой.

Кстати говоря, несмотря на строжайший режим работы нашего оборонного предприятия, все совещания среднего звена управления, и особенно разработчиков космических систем, проходили в оптимистичных тонах. Не помню случая, чтобы кто-то спорил, что-то яростно и эмоционально доказывая. Все старались аргументировать свою точку зрения, оперируя фактами. У нас существовало строгое правило: все предложения записывать, но ничего не комментировать до тех пор, пока все не выскажутся. Если же кто-то из подчиненных был не согласен с начальником, он только намекал: «Сделайте так, как я вас прошу, это мой маленький каприз», и обстановка сразу разряжалась...

Во время заседания необходимо постоянно напоминать участникам о цели проведения данного мозгового штурма. Хорошим наглядным примером для нас являются заседания телевизионного клуба «Что? Где? Когда?» Стоит только одному из участников отклониться от темы, как ведущий тут же напоминает вопрос. При этом любопытно отметить, что многие наши коллеги принимали участие в этих передачах. Кто постоянно смотрит их, знает, сколько интересных вопросов задают участникам заседания и какие гениальные решения они предлагают.

Как пример можно привести такой вопрос: почему, если разделить немца на итальянца, мы получим англичанина. Блестящий вопрос и блестящее решение. Вольта, автора теории о разности потенциалов, разделить на Ома, автора метода измерения величины сопротивления, получим Ампера.

Принимая участие во множестве деловых совещаний, я заметил, что далеко не все участники могут четко выразить свою мысль. А некоторые, напротив, не воспринимают даже самую простую информацию. Приходится, как говорит мой товарищ, «переводить» с русского языка на русский. Иногда бывает много ненужной информации, нет конкретных предложений.

Приведу еще один пример. Фирма по производству компьютерного оборудования запланировала провести пресс-конференцию и должна была из нескольких PR-компаний выбрать ту, которая наиболее рационально выполнит данную работу. После первого заседания остались две компании, назовем их условно А и Б. Компания А обещала подготовить пресс-релизы, разослать их и обеспечить явку журналистов. Другая компания гарантировала конечную цель проведения мероприятия — увеличение объема продаж у заказчика. Через 60 минут совещания вопрос поставили на голосование, и было принято решение: поручить работу компании А. Через месяц все поняли, что приняли ошибочное решение, но деньги были уже истрачены, а прибыль не выросла, т. е. главная цель данного мероприятия не была достигнута.

Иногда некоторые участники, выступая, зачитывают заранее подготовленный текст, что во многом, примерно на 70 %, снижает эффективность его воздействия. При этом создается впечатление, что участник не сам готовил текст выступления либо он не в силах запомнить несколько строк текста. Независимо от причины такое заседание превращается в пустую трату времени. Много примеров приводить не буду, достаточно послушать любое интервью наших политиков, и все станет ясно.

Однажды в Кремле проходила очередная конференция, на которой обсуждалось будущее страны. Министр А. Починок сделал хороший доклад, после этого выходит второй участник и делает точно такой же доклад, после этого третий участник и так далее. Сложилось такое впечатление, что все доклады написал один человек или первый доклад просто размножили и раздали всем участникам.

Если же в ходе обсуждения что-то оказалось неясным, надо уточнить, а что именно имел в виду докладчик. Это относится в первую очередь к организатору совещания. Необходимо задать несколько наводящих вопросов выступающему. Порой бывает достаточно всего двух-трех вопросов, и сразу становится ясно: выполнит ли человек то, что предлагает, или его слова так и останутся пустым звуком.

Порой участники так увлекаются обсуждением, что уже не только не слышат свой внутренний голос, но и не замечают ничего вокруг. При этом от председателя требуются большое умение и такт, чтобы держать собрание в определенных рамках.

Мне запомнилось одно совещание, когда от начала прошло уже много времени, но не было выдвинуто ни одного предложения, которое в дальнейшем можно было бы взять за основу. Самое грустное заключалось в том, что пригласили около 20 участников и в зале стоял такой шум, что ничего не было слышно. И тогда встал авторитетный ученый и сказал, что чем тише будет в зале, тем быстрее он закончит свою речь. Зная, что всех ожидает теплый ужин, участники тут же все разом замолчали, такой тишины не было даже в начале заседания.

Во время проведения мозгового штурма хорошо использовать канву, применяемую при подготовке научно-популярных статей. И помимо традиционных вопросов: кто, что, где, когда и как, обсуждать вопросы поиска альтернативного решения поставленной проблемы. Как сделать систему резервирования и дублирования функций? Как при этом изменится цена проекта? В какой области еще можно применить данную разработку? Какие уже существуют аналоги?

Как-то раз, во время моей службы в армии, у нас произошла серьезная авария на энергосистеме управления космическим комплексом, и требовалось что-то придумать. Тогда командир части собрал всех солдат и офицеров и поставил задачу: срочно придумать механизм ремонта, поощрение — отпуск домой. Через три недели задача была успешно решена.

Это говорит о том, что у человека должна быть цель, а также уверенность в том, что его усилия не останутся без награды. Почему мы оказались первыми в космосе? А потому, что помимо строгой дисциплины был разработан и механизм поощрения: изобрел новое устройство — пожалуйста, путевка на море. Придумал систему дублирования — премия в размере месячного оклада. Подал рациональное предложение, на полученное вознаграждение можно смело покупать новый костюм и т. д. Слово «амбициозность» было для нас не пустым звуком, мы знали, что практически любую задачу наш коллектив сможет выполнить. Было бы хорошее вознаграждение.

Самым важным при проведении метода мозгового штурма является то, что одна идея, высказанная по ходу заседания, приводит к появлению десятков других. Появляется возможность рассмотреть проблему с разных точек зрения и под различными углами. После каждого такого заседания у нас появляется большое количество оригинальных идей.

За помощью обратился Сергей Я., бизнесмен, 38 лет. Проблема состояла в том, что он хотел продать свою маленькую квартиру в 21 метр и купить больше в несколько раз, но денег на покупку у него не было. Требовалось придумать, как обменять эту маленькую квартиру на большую, причем законно и честно. Но, к сожалению, в квартире помимо небольшого метража был еще один недостаток: она находилась на последнем этаже, и во время дождя по квартире нужно было ходить с зонтиком и в сапогах. Только представьте себе такую картину!

Так, задача поставлена. Необходимо решение. Тут-то нам и пригодился метод мозгового штурма.

Мы выехали осмотреть жилище Сергея. Моросил дождь, с потолка бежали капли воды. Нам подумалось: а что если эти отверстия не заделывать, а наоборот, расширить? А что, если размер увеличить до метра, до полутора? Сказано, мысленно сделано.

А что если туда поставить лестницу? Так и сделали, пробили в потолке отверстие, поставили лестницу. На втором этапе оформили в аренду с правом покупки чердак. Расширили площадь в пять раз. На крыше сделали ремонт, и квартиру в центре затем обменяли без доплат на другую, очень большую квартиру. Сейчас Сергей живет в новом доме, а в знак благодарности подарил мне дачу...

Метод мозгового штурма доказал свою эффективность во всех областях человеческой деятельности, как в технической, так и гуманитарной. Достаточно вспомнить Ильфа и Петрова, создавших совместными усилиями такие шедевры русской литературы, как «Двенадцать стульев» и «Золотой теленок», или братьев Стругацких.

С помощью этого метода удается находить выход из весьма затруднительных ситуаций.

Однажды к нам обратилась Ольга И., вице-президент крупного банка. У нее в конце года пропали платежные документы на очень крупную сумму денег. Поиск в течение недели не дал никаких результатов. В компьютер попал вирус, и оттуда документы достать было невозможно. У Ольги И. резко ухудшился сон, обострилась язва, головные боли достигли такой силы, что она уже не могла принять ни одного самостоятельного решения, а лекарства не помогали. Ложиться в больницу нельзя, пока не найдутся деньги.

Что делать?

Время дорого, деньги необходимо срочно найти, но как? Необходимо было неординарное решение. Поэтому мы применили метод мозгового штурма. Затем попытались провести следственный эксперимент, проанализировав, чем занималась Ольга И. за последнюю неделю. И вот что из этого получилось.

Мы расположились в кабинете вице-президента. Ольга И. начала вспоминать.

Рабочий день только что начался. Конец тысячелетия, Ольга И. получила на подпись документы. Читает. Раздается телефонный звонок из больницы; ее дочка Таня 13 лет лежит с тяжелым сотрясением мозга. Девочка пошла гулять с собакой, собака рванула за кошкой, у Тани поводок намотался на руку и удержать огромного пса худышке оказалось не под силу. Проехав с десяток метров по земле, Таня сильно ударилась головой о каменный столб. Хорошо, что все это видели соседи и своевременно вызвали «скорую помощь».

Разумеется, Ольга И. тут же бросает все дела, бумаги и едет в больницу. Стоп. У одного из участников следственного эксперимента возникает вопрос: «А куда вы положили платежные документы, которые только что изучали?»

«На стол», — отвечает Ольга И. Но ведь их на столе нет. Значит, не на стол. «А что было еще на столе»? — последовал вопрос. А на столе лежала папка с отчетом стекольного завода. Что меня особенно поразило в кабинете Ольги И., так это удивительная аккуратность: на столе не лежало ни одной бумажки. Все папки были подписаны и стояли в сейфе или в шкафу.

«А папку я положила вот сюда...» «Стоп! — крикнули все в один голос. Достаньте и откройте ее.»

Пролистав сотни страниц, мы обнаружили пропавшие документы, а, следовательно, деньги были найдены. Головная боль у Ольги И. прошла, госпитализация ей больше не требовалось, а через несколько дней из больницы выписали и ее дочь.

В заключение хотелось бы сказать несколько слов о тех людях, которые проявили себя как отличные специалисты и были неизменными участниками мозговых штурмов, в которых я принимал участие.

Порой, когда требуется очередная новая перспективная идея, пытаюсь представить, как бы поступил в данной ситуации мой друг Вячеслав Коломин, человек, отличающийся аналитическим складом ума и замечательным чувством юмора.

Если же требуется придумать что-то совсем уж необычное, вспоминаю Регину Кузнецову. Эта женщина всегда отличалась способностью создать в коллективе дух соперничества и состязания. Однажды я заметил, что когда на заседании присутствовала Регина, в голове неожиданно появлялось много новых идей. Вероятно, это было еще связано с тем, что она отличалась яркой внешностью и неизменно прекрасным расположением духа.

Если необходимо подготовить техническое описание, думаю, как бы это сделал Валерий Серегин, человек, прочитавший тысячи книг, изучивший как классиков, так и современную литературу...

Метод мозгового штурма, умение обрабатывать и систематизировать информацию, правильно ставить задачу нас не раз выручали, когда требовалось снять психологический стресс или выучить большой объем сложного материала (например основы вычислительной техники за очень короткий промежуток времени подготовки к экзаменам). Прошло много лет, и все, кто применял этот метод, могут с легкостью вспомнить ответы на многие вопросы.

Заседание рекомендуется закончить словами благодарности в адрес участников и наметить время подведения итогов и принятия окончательного решения.

После того как решение было принято и воплощено в жизнь, наступает время подведения итогов. Как бы ни сложились обстоятельства — в вашу пользу или нет, необходимо проанализировать ситуацию, понять, что было сделано правильно, а где допущены ошибки.

И напоследок хочу дать вам несколько советов и рекомендаций:

? помните, что чем выше уровень мышления, тем проще находятся ответы на сложные вопросы;

? рискуйте — но в допустимых пределах;

? чаще принимайте нестандартные решения;

? чаще высказывайте свое личное мнение;

? пребывайте в гармонии с самим собой;

? подходите к жизни философски, помните, что все в мире преходяще, и от ошибок никто не застрахован;

? почаще вспоминайте древнеиндийский афоризм: украшение человека — мудрость, украшение мудрости — спокойствие, украшение спокойствия — отвага, украшение отваги — мягкость.

Постарайтесь ответить на следующие вопросы.

1. Каким образом вы принимаете решение?

2. Какое решение в своей жизни вы считаете самым удачным?

3. Кто из ваших знакомых, по вашему мнению, умеет безупречно принимать решения?

4. Как часто вы используете алгоритм принятия решения?

5. Часто ли вы проявляете настойчивость при движении к цели?

6. С кем вы обсуждаете результаты своей деятельности и последствия принятых решений?

7. О чем вы мечтаете?

8. Приходилось ли вам консультироваться у психолога?

9. Что вы намерены предпринять для улучшения своей жизни после прочтения книги?