Глава 21. Отказ от дублирования

Одна из главных причин траты времени впустую — дублирование. Необходимость иногда выполнять задачи более одного раза вызывает досаду. Бывало ли у вас такое, что вы создавали важный документ или презентацию, а потом ломался компьютер или вы теряли файл? Что вы при этом чувствовали? Хотелось ли вам крушить всё вокруг?

Еще хуже издержки многократно повторяющегося дублирования. Если задача съедает у вас один лишний час в неделю, то в ближайшие сорок лет вы потратите на нее 2080 часов. Это время вам никогда не вернуть. Если принять стоимость вашего часа равной пятидесяти фунтам, в общей сложности вы понесете убыток на сто четыре тысячи фунтов.

Одно из клише делового и личностного роста, которое чаще всего неверно понимают, гласит: «В ошибках нет ничего страшного, просто нельзя совершать одну и ту же ошибку дважды». Но люди не совершают одну и ту же ошибку дважды — обычно они совершают ее сто семнадцать раз, пока ситуация не станет совсем скверной. Если у человека проблемы с управлением гневом, он не срывается два раза, чтобы потом стать Буддой. Скорее всего, он всю жизнь то и дело выходит из себя, пока не случается что-то страшное, что заставляет его измениться. Моя мама курила на протяжении сорока лет и не собиралась прекращать. Но когда Джемма забеременела нашим первенцем, мама бросила курить в один момент: у нее появилась важная причина.

Идея состоит в том, что привычки человека постоянно повторяются, потому что такова их суть. Понимание себя, получение обратной связи и внесение необходимых изменений, а также осознание дублирования и полный отказ от него — очень важные вещи.

Дублирование вызывают следующие причины:

• отсутствие осознанности и обратной связи;

• отсутствие систем и централизации;

• люди не на своем месте;

• отсутствие обучения и дисциплины;

• отсутствие видения, планирования и организации;

• занятость, спешка, беспорядок, тяжелый труд.

Отсутствие осознанности и обратной связи. Если вы не видите, что выполняете одно и то же раз за разом, это будет продолжаться вечно. Постоянно спрашивайте себя, свою команду и клиентов: «Что нам нужно начать делать, что — перестать, а что — продолжить?» Так вы быстро избавитесь от дублирования и сопряженных с ним потерь. И это будет здорово!

Отсутствие систем и централизации. Потеря важных писем, долгие мучительные поиски файлов на компьютере, забытые пароли, отсутствие доступа к документам и удаленным дискам, когда он вам нужен, оставленный дома блокнот, постоянное повторение задач, забытые подписки и продления… Этот список можно продолжать бесконечно.

Главное решение проблемы с дублированием — это системы и централизация. Если вы разместите ваши данные, учетные записи и пароли, файлы и документы в облаке и настроите удаленный доступ с разных устройств, это избавит вас от значительной части ежедневного дублирования. «Технарям» такое очень нравится, потому что повышает эффективность, уменьшает издержки и почти сводит на нет чувство досады.

Вот простые приемы, которые вы можете применить на практике прямо сейчас, чтобы избежать дублирования и потерь:

• логичные названия файлов и писем для упрощения поиска, архивации и доступа;

• одностраничный перечень для конкретных задач;

• напоминания в ежедневнике о продлениях, подписках и регулярных задачах;

• централизованный список дел, доступный на всех устройствах и позволяющий им делиться;

• открытие доступа к ежедневнику, электронной почте и файлам;

• автоматизация (сохранение данных кредитной карты, автоматический вход в систему и т. д.);

• централизация ресурсов, то есть удаление всех дублирующих файлов, бумаг и т. д.;

• централизация справочников, видеоуроков, аудиофайлов;

• перепрофилирование изделий в мультимедиа.

Конкретные сайты и приложения для реализации этого будут подробно описаны в главе 23.

Люди не на своем месте. Поручить мне анализ чего-либо — это как ожидать, что кошка залает или что ваши дети будут вас слушаться. Огромное спасибо Сунипу за основательные исследования, поиск и обработку данных для этой книги. Я ненавижу делать такие вещи и не умею ими заниматься, а он их любит и отлично справляется.

Будучи предпринимателем, я раньше считал чрезвычайно эффективной практикой поручать сотрудникам разнородные задачи в рамках их должностных обязанностей. В действительности же всегда получалось, что задачи, которые эти люди ненавидели и плохо выполняли, заставляли их страдать и не позволяли наслаждаться тем, что они любили. В результате значительная часть работы выполнялась плохо. Вы можете назначить прекрасного сотрудника не на ту должность или поручить ему неподходящую задачу, и он мгновенно станет посредственным, если не хуже.

Четко соотносите должностные обязанности и человека, который будет их исполнять. Так же четко представляйте себе тип человека, которого вы хотите видеть на той или иной должности. Это освободит большое количество ранее дублировавшихся и тратившихся зря часов и увеличит до максимума эффективность и удовлетворенность сотрудников.

Отсутствие обучения и дисциплины. Для того чтобы избежать дублирования при обучении команды, применяйте принципы латерального мышления[21] и держите в уме основные элементы философии управления жизнью; делайте это, пока не выработается привычка. Такая задача встречается редко, но она обязательна. Скорее всего, она окажется среди ваших ЗОР, а если нет, вероятно, ее стоит туда добавить. После окончания обучения сотрудникам понадобится дисциплина, чтобы изменить старые привычки и выработать новые, более эффективные. Это как учиться печатать вслепую. Сначала тяжело, странно и коряво. Вы видите, что работаете медленнее, чем когда печатали двумя пальцами, как большинство людей, и потому хотите вернуться к старым привычкам — хотя бы чтоб закончить выполнение текущего задания. Однако немного ежедневной практики и дисциплины — и вот вы уже способны печатать шестьдесят пять слов в минуту. Вы выработали новую привычку, избавились от потерь и дублирования и можете использовать этот навык на протяжении всей жизни.

Обучение команды для избавления от дублирования также предполагает, что сотрудники начнут принимать решения, станут самодостаточными и мотивированными и смогут находить всё нужное для работы, не обращаясь постоянно к вам. Если необходимых для этого процессов не существует или вы используете свою власть и эго, чтобы контролировать команду и единолично принимать решения, вы всегда будете дублировать друг друга.

Отсутствие видения, планирования и организации. Согласно Брайану Трейси, десяти-двенадцатиминутное планирование способно сэкономить от ста до ста двадцати минут времени, которое в противном случае вы бы потратили на бесцельные усилия. То же самое касается дублирования и его издержек. Постоянно сверяйтесь со своими ВЦЗЗК. Когда вы ведете машину и замечаете впереди пробку, вы прикидываете в голове, как ее можно объехать; точно так же планирование и организация сэкономят вам время на выполнение дел. Выполняйте их одно за другим без лишних перерывов. Организуйте рабочее место таким образом, чтобы оно отвечало текущим задачам, — например, чтобы вокруг вас не было отвлекающих факторов или чтобы то, что вы видите, вдохновляло вас; всё необходимое должно находиться у вас под рукой, чтобы вы могли войти в потоковое состояние и оставаться в нем оптимальное количество времени.

Занятость, спешка, беспорядок, тяжелый труд. Поведение белки в колесе олицетворяет полную противоположность видению, планированию и организации. Мы убеждаем себя, что правильнее всего продолжать много и старательно работать, мы поддерживаем эту иллюзию, но, возможно, мы просто идем быстрее в неверном направлении.

Спешка всегда создает больше работы, чревата ошибками и нередко приводит к необходимости выполнить задачу еще раз, как следует. Беспорядок исключает возможность найти что-то, что вы делали раньше или что вам необходимо прямо сейчас.

Никогда не пренебрегайте стратегическим мышлением, оправдываясь тем, что вы сейчас чрезвычайно заняты. Многие люди жалуются на то, что у них нет времени на планирование и выработку стратегии, но Брайан Трейси говорит, что десяти-двенадцати минут в день вполне достаточно.

Краткий обзор главы

Необходимость выполнять задачу несколько раз раздражает, отнимает время и, в конце концов, стоит вам денег. Избавьтесь от дублирования следующим образом: поймите, где оно происходит, централизуйте свои данные, учетные записи и пр., поручите правильным людям выполнять правильные задачи, научитесь сами и научите свою команду работать более эффективно. Перестаньте бегать, как белка в колесе, и выделите время на планирование и выработку стратегии. Вам потребуется всего десять-двенадцать минут, чтобы сосредоточиться и войти в потоковое состояние.