5.3. Обратная связь

5.3. Обратная связь

Обратная связь – важный элемент управления. Термин «обратная связь» пришел в бизнес из техники и означает возврат информации о процессе или действии с целью контроля и/или внесения поправок. В данном случае мы говорим о выдаче информации подчиненному руководителем о результатах каких-либо действий. Частично через обратную связь реализуются многие функции руководства: – координация, мотивация, наставничество, коучинг. Например, контроль практически полностью реализовывается через обратную связь.

Обратная связь может быть как положительной, так и отрицательной. При выдаче положительной обратной связи, то есть когда подчиненный предоставил требуемый результат, обычно сложностей не возникает. Главная сложность – не забыть это сделать.

А вот в случае отрицательной обратной связи, когда при проведении контроля руководитель увидел неудовлетворительный результат, необходимо соблюдать основные требования:

• давать обратную связь сразу же после события (время стирает детали происшедшего);

• не переходить с обсуждения рабочего процесса наличности;

• не «сваливаться» в причины происшедшего (причины можно выяснять после того, когда подчиненный понял, что необходимо было сделать, что он сделал не так и в каких обстоятельствах это необходимо откорректировать);

• использовать только конкретные факты, а не свои домыслы о свершившемся событии;

• не использовать неконкретные высказывания (например: все, всегда, часто, некоторые и т. п.).

Давайте рассмотрим некоторые особенности обратной связи с представителями различных поведенческих типов:

«D». Обратная связь для «D» должна быть краткой, четкой и структурированной, целесообразной. Будьте аккуратны, «D» любят противоборство. Ни в коем случае не стоит переходить на личности, обсуждать чьи-либо эмоции по поводу обсуждаемого вопроса. Только факты и их последствия. Контролируйте процесс обмена мнениями. Не давайте «D» захватить инициативу в разговоре. Поставьте четкие рамки дальнейших действий.

«I». Фокусируйте свою обратную связь на самих «I», на их роли и действиях. Не давайте «I» увести вас в сторону от обсуждаемого вопроса. Иначе обратная связь превратиться в монолог самих «I». Здесь кроется некоторая опасность. Отрицательная обратная связь может вызвать стрессовое состояние, а как мы говорили выше, «I» в стрессе – навязчивы и, пока не выговорятся, не смогут адекватно воспринимать ваши действия. Поэтому сначала «дело», а потом сам сотрудник. Зафиксируйте все, что вы хотите, чтобы сделал сотрудник. И только потом вы можете поговорить с ним о причинах происшедшего.

«S». Обратную связь для «S» стоит начать с вашего монолога: объясните им подробно, о чем вы хотите поговорить, предложите структуру беседы: «Я хотел бы услышать твое мнение по этому вопросу, затем я выскажу свои соображения, затем мы обсудим пути решения вопроса». Не давите и не торопитесь! Убедитесь в том, что «S» понял, что необходимо изменить, а также понял, что к нему как к человеку отношение не испортилось.

«С». Обратную связь для «С» также стоит начать с предложения регламента беседы. В случае обсуждения серьезного нелицеприятного вопроса, возможно, стоит дать «С» подготовиться к беседе и подготовить какое-то письменное объяснение. Предложите «С» составить план выхода из создавшейся ситуации. Обсудите с ними этот план.

Упражнение 15

Проект с оформлением гостиницы завершен. В целом управляющий гостиницы остался доволен вашей работой, но:

– «D» сильно испортил отношения с вашим крупнейшим поставщиком, который предоставляет вам очень хорошие кредитные условия. Вам пришлось вести его на обед в ресторан и долго извиняться;

– «I» чуть не сорвал сроки оформления гостиницы, всей команде пришлось работать всю ночь перед открытием конференции;

– «S» сильно обиделся на «I», накануне открытия даже все бросил и ушел с работы. Потом, правда, вернулся;

– «С» сильно затянул согласование договора с гостиницей, замучил всех мелкими придирками.

Вам, как руководителю, необходимо дать обратную связь каждому из сотрудников.

РЕЗЮМЕ

Основная сложность работы руководителя – отсутствие приемов и инструментов, одинаково эффективных для всех подчиненных.

Стиль руководства следует адаптировать как к профессиональному уровню подчиненного, так к его личностным качествам.

Мы рекомендуем пользоваться моделью SMART при постановке задач подчиненным в любом случае, но делать акцент на разных составляющих этой модели для разных поведенческих типов.

Контроль может быть направлен на процесс или на результат, может проводиться по итогам работы или быть промежуточным, может быть систематическим или по мере надобности, устным или письменным. Степень эффективности различных видов контроля выполнения работы сотрудниками зависит от их поведенческих типов.

Обратная связь должна гармонично сочетать три составляющие: получение информации от сотрудника, передачу ему информации и обсуждение, поиск компромиссов и решений.